内気営業中島の、事務所内にいるときの工夫

内気営業中島の、事務所内にいるときの工夫

このページでは、営業なのに内気で口ベタな「中島」が、事務所内にいる時にしている工夫をまとめています。

1.メモをとるのが苦手

私のマル秘営業テクニック、ここではメモの取り方のご紹介です。
字がきれいで、メモが上手な人、いますよね。しかし、私はメモを取るのがあまり得意ではありません。そもそも、字が薄くてふにゃふにゃであまりうまくないです。それに、頭の中が整理されないまま書いてしまうので、ぐちゃぐちゃになります。ノートには罫線がありますが、それに沿って書くのも苦手なのです。

■メモはお客さまにこちらの真剣さを伝えるためのもの

私はメモというのはお客さまに真剣さを伝えるために取るものでもあると思っています。そのためメモはとにかくたくさん、一言一句逃すまいという勢いでとっています。お客さまはメモを一生懸命とる姿をみていると、もっと話してあげたくなるはず・・・と思うんですよね。私がメモをとるポイントは、以下のとおりです。

 ・固有名詞、数字などの大事な単語は必ず残す
 ・ふにゃふにゃでもいいからとにかくたくさん書いて、結論だけ○をつけておく
 ・うなづきながらメモをとる
 ・仕事についてだけでなく、お客さまの様子や好きなこと、雑談で話したことなども書く

私の場合は、字も下手で、いつも自分しか分からないメモになってしまいます。ただ、読み返せば内容は理解できるので、会社に戻ってから、検討時期や予算といった情報は顧客管理システムに入力し、メモの量が多ければ個社別のフォルダにメモのPDFを保管するようにしています。きれいにノートにまとめなおすのは時間がかかりますし、苦手なので諦めています。

■すぐに取り出せる

たとえメモであっても、時間が経てば威力を発揮するものです。実際、顧客管理システムに入力した内容やPDF化し保管したメモは、後から活用していました。「あれ・・・あのときどんな話をしてたんだっけ?」と思ったとき、他の人は紙をどこにしまったか忘れていますが、私はすぐに取り出せます。
この方法の難点をいえば、毎回メモ内容をPDF化する手間がかかることです。えいやっ!と気合いを入れて、スキャンを取りにいきましょう。

★中島の上司からのコメント

会話の要点をまとめながらメモを取るためには、たくさんの訓練と頭の整理力というかなり高等な技術が要求されますが、誰にでもすぐにできるメモの取り方があります。重要なことを聞き逃さないように「一言一句書き留めるメモ取り」です。

頭の整理や大事なことの抽出(要約)は、全ての会話記録があれば後から作れます。なので仕事を考えることとメモを取る作業は、分割してみてください。つまり、メモを取る時はメモを取ることだけに集中するといいです。

そして、後で要点をまとめる際に、はじめて簡潔・明瞭に内容をまとめることを考えましょう。そのコツは6W3Hを外さないこと、1文は50字程度にまとめることの2点です。

ちなみに、営業の方は、筆記用具への配慮も忘れないようにすべきです。自社のオフィシャル筆記用具があれば、原則それを使います。他社からもらった筆記用具などを使用していると、時と場合によって、営業相手に不快な思いを与えることがあります。そんな可能性を考えて、他社からもらった筆記用具などはお客さまの前で使うのは控えます。そして、あなたが売る商品が高額なものであれば、筆記用具もそれ相応のものを選びましょう。

2.不器用さ・口ベタをカバーする努力の仕方

ここでは私と同じ内気な営業である先輩のYさんが書いた「不器用さ・口ベタをカバーする努力の仕方」コラムをご紹介します。
字がきれいで、メモが上手な人、いますよね。会社の後輩はみんな上手です。しかし、先に述べたとおり私はメモを取るのがうまくありません。頭の中が整理されないままふにゃふにゃの字で書いてしまうので、目も当てられない状態になります。ノートには罫線がありますが、それにそって書くのも苦手なのです。

■不器用で口ベタな営業でも成績トップになれる

あの人は凄いな~、いつも早く帰っているのに大口受注を取ってきて・・・というような人がいます。世の中には営業スキルがとてつもなく高い人がいますが、私はそのような方とは真逆の営業です。どちらかというとどんくさくて不器用で、営業トークも下手な人間です。
学生時代の採用面接で「君、営業向いていないよ」と言われたこともあります。それほど不器用で口ベタでしたから、悔しくて悔しくて、営業本を何冊も読んだりしました。

ところが、なんとびっくり!新卒で入社した求人広告の会社で、関東で常に営業成績トップになりました。全社全国でも、5番以内を取る営業になることができました。不器用で口ベタなこんな私が、いったいどのようにして営業成績をあげられたのでしょうか。

■営業スキルは正しい努力の積み重ねでカバーできる

内気営業が、営業成績を上げられたのは、自分の劣っているところを認識し、カバーするために、他の営業の2倍・3倍の努力をしたからです。こんなふうに言うと、「なあんだ! 根性論か」と思う人もいるかもしれません。それでも私は、どんなに不器用で口ベタな営業でも、努力でカバーできると思います。むしろ、不器用で口ベタのほうが何にも増して強い営業になることができると思っています。特に、内気営業の人が努力した結果、成績が上がり、成功体験を実感できたときにはなおさらそうです。

この時のポイントは、正しい方法で努力するということです。ただガムシャラに人の2倍テレアポして訪問すれば、売上げが上がるという単純なことではありません。これから、「この努力の仕方は正しい」と思われるいくつかの方法をご紹介します。

■営業成績を上げるための正しい努力

営業成績アップの正しい努力の方法には、4つの勘所があります。

①自分が納得できる目標を立てる

正しい努力をするために一番必要なことは、納得できる適切な目標設定です。目標設定は、会社で定めるものもあると思います。重要なのは、易しすぎず、難しすぎず、努力で届くか届かないか微妙なラインであることです。そして、自分自身が納得できるかどうかということも目標設定においてはとても大切です。

②目標から逆算して考える

目標は3ヶ月単位で作成しています。目標達成のために必要な売上額を、1ヶ月ごと、1週間ごとに割り振ります。それによって、何が足りないのかが明確になり、やるべきことが見えてきます。「足りないところ」を補うために、他社さまに紹介をいただけるように声かけをする、 新規開拓のために1日5件テレアポを実施する、絶対に受注しないといけない先へのアプローチ方法を練るといった作戦を練ります。
このような足りないところを補う作戦が、正しい努力をするためのスタートラインになります。

③あとは目標に向かって突っ走るのみ

準備が整ったあとは、1日単位で目標達成のために突っ走ります。重要なのは②で挙げたように足りないものを補うために必要な努力目標は、必ずやりきるという点です。今日はできなかったということは基本的にはNGです。もし何らかの理由で1日の目標が達成できない場合は、翌日の目標にプラスします。そして週単位では必ず達成できるようにします。

④TODOリストを消し込むことに喜びを感じる

1日単位、週単位でやるべきことが見えると、それを紙に箇条書きに書き出します。書き出すときは、次のようにできるだけ細かくします。
  ・○○さんにメールを送る
  ・○○さまの提案書を作成して送付する
  ・○○について調べる
  ・机の中の整理をする
  ・○○さんに電話する など

これらを書き出し、優先順位をつけ、できたら赤色のボールペンで消し込んでいきます。私は、このTODOを消し込むことに喜びを感じられるようになりました。常に仕事をTODOリスト化し、消し込むと、漏れなく確実に仕事ができ、集中して目標達成に打ち込むことができます。
余談ですが、私は、携帯電話から会社のパソコンに、よくメールを送ります。お客さまから頼まれたことを忘れないため、通勤中に会社で今日やるべきことをまとめるためにメール送信を活用しています。そして、会社に戻る・出社するとパソコンをチェックし、すぐにTODOリストに書き足していきます。

このような流れで、私は営業活動をしています。たしかに、営業のスキルを上げていくことは営業として重要です。でも、自分の劣っていることを認識しながら、それを努力でカバーしていくことも可能です。不器用で口ベタな内気営業の皆さん、ぜひ参考にしていただければと思います。

3.挨拶で周囲と自分を元気にする

続いても、私の先輩Yさんの「挨拶」で周囲と自分を元気にする、マル秘営業テクニックのご紹介です。

■「ビルで会う人全員に挨拶する」と決める

今回は、お互いの温かさを確認し、お互いに元気になれる「挨拶」の方法についてお送りします。

当たり前ですが、社員同士やお客さまに必ずご挨拶をしましょう。私はビルの管理人さん、お掃除をしてくださっている方、建物で会う他の会社の人にも挨拶をしています。誰にというより、ビルで会う人には全員挨拶をすると決めています。それは「この人はお客さまかな?」と迷っているうちに、挨拶のタイミングを逃しがちだからです。全員にそうすると決める事で、挨拶のタイミングを逃さないようにしています。

それでは、何と挨拶をするかといいますと、実はいたってシンプルです。朝は「おはようございます」、昼は「こんにちは」、18時以降は「お疲れさまです」。とてもシンプルなこの3つでいいのです。

■挨拶のポイント

挨拶をする際の気をつけるべきポイントは、次の4点です。
 ・自分からする
 ・一旦立ち止まる
 ・相手の目を見る
 ・にこっと笑顔で会釈をする
この「にこっと笑顔」ができたら最高だと思います。誰でもちょっと鏡の前で練習すればすぐに上手くなれます。

挨拶をすると、相手だけでなく自分も元気になれると思いませんか。挨拶をされると、お互いに気持ちがいいものです。例えば同じマンションに住んでいる知らない人に「おはようございます」と声をかけられたらどうでしょう?きっとお互いに朝から、ちょっと嬉しい気持ちになるでしょう。相手に喜んでもらえると、こちらも嬉しく明るい気持ちになりますよね。

明るい気持ちは元気の素です。挨拶は世の中を元気にします。ぜひ、自分から積極的に挨拶をしていきましょう!

4.記憶に頼らない! ノートとふせんでタスク管理する

お客さまが多くなるにしたがって、どなたに何を言ったか、忘れてしまいますよね。どこのお客さまから、何の話があったか、このお客さまとは今どんな案件が動いていて、それがどのような進捗か。こんなことあんなこと、とにかく覚えていなければならないことがたくさんあります。

私も最初は大丈夫だったのですが、だんだん情報を覚えきれなくなって、ミスが頻発した時期がありました。そこで、内気営業の先輩Yさんに、自分の業務を確認する工夫を教えていただきました。

先輩は記憶力が乏しく、15分前に起こったことさえ忘れてしまうため、自分は記憶に頼ることは絶対に危険だと思っていたそうです。やらなければならないことが発生した時にはすぐにメモを取る、でもそれすら追いつかない!そんな状態が日々繰り返されたとき、これはなんとかしなければ・・・と考えました。

ここからYさんが実行したちょっとした工夫をご紹介します。

■俯瞰的に自分の業務を確認するにはどうするか

内気営業のYさんは、たくさんのお客さまとのお取引があり、毎月数十件も研修を実施いただいています。ご満足いただく研修を実施するまでは、絶対に気は抜けません。
実施までにやるべきことが発生した時に、その都度、箇条書きにして残していました。でも、箇条書きにした順番どおりにこなしていくのは効率が悪い・・・。もっと俯瞰的に自分の業務を確認し、管理できないかとで考えついたのが、「ふせん」の活用方法でした。

■ノートとふせんでタスク管理する

まず用意するものは、ノートとふせん、この2つです。
そして業務のステータスを、ノートの各ページに、「見出し」として書きます。例えば私の業務で説明すると、次の6つです。
 ①提案書と見積書を作成する
 ②お客さまが弊社に依頼をするか検討する
 ③研修が決まったら、講師を決める
 ④社内用の受注書を作成する
 ⑤研修実施の当日を待つ
 ⑥失注

これで下準備は完了です。あとは案件が発生した際に、ふせん1枚に「発生日・お客さま名・案件名」を書きます。そして、該当するステータスのページに、ふせんを貼ります。①提案書と見積書作成をスタートして、⑤研修実施の当日待ちまで、次々とふせんをはがしたり貼ったりして移動させ、実施が済んだらそのふせんの役目は完了です。

この管理方法は、いま何の案件がどの状態にあるのか?がひと目で分かるところがポイントです。②のタスクの「検討中」にあれば「どんな状況かな?」とお客さまに確認の連絡を入れられます。残念ながら⑥のタスクの「失注」になったら、そのページにあるふせんを眺めます。どんな理由で、どのくらい失注してしまったのか?という分析や反省材料にもなります。このように進捗が俯瞰的に見られれば、細かなタスクは箇条書きで残しても混乱は起きません。

やらなければならないことが多すぎる!という時、私の場合の一番の問題は優先順位が整理できていないということと、覚えきれないということです。記憶力に頼らず、ふせんによって、パッと見て自分の仕事の進捗が分かる。「事務が苦手」というような営業の方こそ、一度このふせんの活用方法をお試しいただきたいです。

5.パソコン操作を早くする

私の職場に、パソコン(以下PC)の操作が非常に早い人がいました。その方曰く。
「大工は皆、大工道具を使いこなす。エンジニアは機械の操作を磨いている。美容師はハサミの使い分けを熟知している。俺たちビジネスパーソンにとって、PCは大事な仕事道具だ。PCという仕事道具の使い方が大事なんだ」
とのことです。


パソコン操作を早くするって、とても良いことだと思います。職場でよく使われる、Wordや
Excelも、ちょっとしたテクニックで間違いなく速くできるようになります。ここでは知っていたら間違いなく仕事の効率化につながるWord操作のテクニックを1つご紹介しましょう。


■資料作りに時間がかかると、営業活動がおろそかになりがち

私はもともとお喋りが苦手なので、お客さまにお見せする資料を自分なりに工夫するように心掛けていました。そうすると必然的に、作らなければならない資料の数が普通の人よりも多くなりがちです。その結果、資料作成や事務作業にばかり時間がとられ、肝心の訪問や電話といった対面営業活動の時間がなくなってしまいます。そこでPCでの資料作りを早くしようと、Word、ExcelなどのPC操作を学ぼうと決心しました。PC操作スキルは「仕事ではないけれども、仕事に役立つ」部類のもので、私にとってうってつけのものでした。

■学んだことをどんどんフォーマットにリストとして追加する

PC操作の具体的なトレーニング方法は、まず下記に示したようなフォーマットシートをまず用意します(私はExcelで管理しています)。あとは、普段仕事をしていて気づいたことをインターネットで検索して調べます。「こんなショートカットがあれば便利だな」と思ったら、このシートにどんどん追加していきます

<操作>        <ショートカット>   <こんな時に役立つ>
・書式のコピー      Ctrl + Shift + C   所定の書式を複数箇所設定
・書式の貼りつけ     Ctrl + Shift + V   所定の書式を複数箇所設定
・直前の操作をくり返す    F4       同じ操作を何回も繰り返すとき

■「こういう機能があったら便利だな」を洗い出す

PCスキルを高めるうえで、大事なのは以下の3点です。
 ・「こういう操作・こういう機能があったら便利だな」と効率化向上の意識を持つ
 ・疑問があったらその場ですぐに調べる
 ・調べた結果は必ずリストなどに蓄積させ、同じことを何回も調べないようにする

部署内で共有すれば、先輩など他の社員・職員が良く使う操作を共有できます。部署全体での仕事の効率化にもつながります。是非とも実践してみてください。

6.データとして残っているなら潔く捨てる

私は、なかなかモノを捨てられない人だと思います。営業するときに使う様々な書類も、また使うかもしれないと思って、つい取っておいてしまいます。結果的に机の上は紙ばかり増えて、結局、必要な書類がどこにいったかわからないことってよくあります。いつも上司からは、「整理整頓!」と叱られます。ここでは増え続ける資料をどのように扱うべきかについてお話しします。

■まめにスキャンしてデータ化しておく

私が自分なりに意識していたのは、やはり「捨てる」ことです。そのために、メモは書き散らさず1枚にまとめ、それをまめにスキャナでPCに取り込むことにしています。そうすれば、心置きなく書類を捨てることができます。

ところで、整理整頓のプロはどのようにしているのでしょうか?いつも机の上がキレイな先輩に、どんなことに気をつけているのかを聞いてみました。

★中島の先輩からのアドバイス~データとして残っているなら潔く捨てる

自分のデスクが散らかっていてどこに何があるのか分からないという人は、少なくないと思います。書類が山積みになっていたり、いたるところに散在していることもあります。

①必要のないものは破棄する

書類整理の第1段階は、まず必要な書類か否かを判断し、必要の無いものは破棄することです。書類は形に残るのでついついとっておきがちでが、全部残す必要はありません。過去の書類でも、必要の無いものや、データとして残っているものは、破棄しても構いません。

②書類の重要度を確認する

第2段階は、残った必要な書類の中で重要性の確認をし、重要度ごとにまとめていくことです。その書類が会社として残す必要のあるものなのか、部署として必要なのか、自分がとっておきたい書類なのかを判断します。

③収納先を決定し周知する

重要度ごとに書類を分けてもそのまま放置をしていたら、気がつけばまた書類の山ができていることでしょう。そうならないためには分類した書類をきちんと保管をするクセをつけることです。
 ・重要度ごとにファイルなどを用意してわかりやすく収納する
 ・部署やグループ全体に関わる資料であれば共通の場所に保管し周知する
 ・個人管理での資料であれば自分のデスクの引き出しのどこにしまうのかのルールを決める

④そもそも必要なもの以外、プリントアウトしない

書類は溜まってしまうと、なかなか片付けようとは思いにくいものです。片づけなければいけない状態の頃にはすぐに終わらず、通常の業務よりも時間がかかってしまうこともあります。そうならないために、まずは「必要な書類だけをプリントアウトする」ことをお勧めします。何でもかんでもプリントアウトすると、要らない書類が増えますし、エコでもありません。必要な書類だけを必要な部数だけ用意して、必要なかったものはすぐに捨てて収納する。面倒くさいことかもしれませんが、毎回少しの時間だけこのことに費やせばいいのです。その結果、必要書類はすぐに収納でき、必要な時にすぐに取り出せるようになります!

7.個人情報漏えいの主な原因は「ケアレスミス」

営業をしていると、お客さまの情報をお預かりする機会もありますよね。私はざっくりと「個人情報には気をつけよう」と思っていましたが、何を個人情報というかのか、よく分かっていませんでした。 ここでは、情報の取り扱いの注意点をご紹介します。

■「個人情報漏えい」の主な原因は何か

「個人情報漏えい」というとハッカーなどが怪盗のように情報を抜き取っていくイメージがあります。しかし、高度なハイテク技術を駆使して、そういう外部からの不正アクセスによるものは全体の1%もありません。盗難、車上荒らし・事務所荒らし・空き巣被害・強奪を合わせても全体の2割程度です。それでは、いったい何が個人情報漏えいの主な原因なのでしょうか。

みなさんも1度は、下のどれかでヒヤリとしたことはありませんか?
 ・メールの宛先をBCCではなくすべてCCに入れて送付してしまった
 ・印刷の設定ミスにより他人の宛先がずれて印刷されたまま送付した
 ・PCのデータを削除せずに廃棄した
 ・講演資料内に不要な個人情報を記載したまま公開した
 ・顧客の情報を匿名掲示板に書き込んだ
 ・個人情報が記載された裏紙を使用して資料を印刷し他者に配布した
 ・顧客情報を送ってもらう先のFAX番号を誤掲載し、第三者に送付した

インソースの研修では、このような事実を認識していただき、日ごろの情報漏えいリスクを洗い出します。
そのうえで、漏えいを未然に防止する策を業務に即して考えていただきます。
そんな当社のリスクマネジメントに関する研修を作った先輩から「個人情報クイズ」をいただきました。○か×で答えてみてください。

①死者に関する情報は個人情報ではない
②氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、職員番号、顧客IDなど個人が特定できる
 ものは、なんでも個人情報である
③個人が特定できる画像や映像や音声(顔写真や防犯カメラの映像など)も個人情報に含まれる
④たとえメモ書きであっても、個人が特定できれば個人情報である
⑤口頭で伝達された無形の情報は個人情報ではない
⑥事実に限らず、判断、評価などを表す情報も個人が特定できるものであれば個人情報である
⑦日本国内では、外国籍の人の情報は個人情報にはならない
⑧記号や数字などの文字列だけで個人を特定できないメールアドレスは個人情報ではない
⑨既に情報が公開されているかや、情報が暗号化されているかは個人情報の特定とは無関係である
⑩特定の個人を識別することができない統計情報も個人情報である
⑪企業の財務情報など、法人などの団体に関する情報も個人情報である
⑫法人の代表者の氏名などの情報は個人情報である



いかがでしたか?答えは、次のとおりです。
1.○、2.○、3.○、4.○、5.×、6.○、7.×、8.○、9.○、10.×、11.×、12.○
たとえメモ書きであっても、個人が特定できれば個人情報です。口頭で伝達された無形の情報、日本国内では外国籍の人の情報も個人情報です。
記号や数字などの文字列だけで個人を特定できないメールアドレスは個人情報ではありません。既に情報が公開されているかどうか、情報が暗号化されているかどうかも、個人情報の特定とは無関係です。
特定の個人を識別することができない統計情報、企業の財務情報など法人などの団体に関する情報は個人情報ではありません。
しかし法人の代表者の氏名などの情報は個人情報なのです。

8.忙しいときに仕事を管理する方法

私のマル秘営業テクニック、次は「忙しいときに仕事を管理する方法」をお話しします。

■仕事量とストレスの関係

「見積書をください!」とお客さまから問い合わせをいただくことは、営業にとって嬉しいことです。
でもこれが重なると、いつの間にかご依頼自体を失念したり、「はっ」と思い出したときには期限ぎりぎりだったりします。気が付くとご依頼をさばくことにいっぱいいっぱいになってしまう状況もあるでしょう。仕事と書類がたまるほどストレスが強くなり、目の前のことに集中できなくなって資料内に誤字を連発してしまうなどが起こります。仕事量とストレスが増していき、悪循環に陥ります。こうならないために、どうやって仕事を管理したらよいのでしょうか?

■内気営業の先輩Yさんからのアドバイス~管理することそのものをやめる

逆説的な言い方ですが、「仕事を管理することをやめる・減らす」のがいいでしょう。仕事を記憶で管理することを一切やめてしまうのです。その具体的なポイントは4つです。

①もやっとしたことを全て書き出し、頭をすっきりさせる
②作業中の相談ごとや仕事の依頼も書き出す
③部下の「もやっと」を知る
④「もやっと」を後から、客観的に見返す

①もやっとしたことを全て書き出して、頭をすっきりさせる

業務とは直接関係のないことも含めて今自分がもやもやと頭で考えていることをすべて紙に書き出します。
 ・〇〇時までに資料を提出する
 ・会議の出席連絡を返信する
 ・週末にクリーニングとりにいく  ・・・などです。


これ以上はもう心配事はないと感じるまですべて書き出すことを目標にします。忙しいときの最大の敵は、「あ、そういえばあれもやらなければ」と頭の中に邪魔が入ることです。ですから仕事を記憶で管理することをやめるのです。すべてこの紙に書いたからとりあえず大丈夫と、まずは安心感を得ましょう。

②作業中の相談ごとや仕事の依頼も書き出す

作業中に何か相談されたり、別の仕事を依頼されたりすることが誰にでもあります。「今忙しいからあとにしてください」と断るのも手ですが、相手の気分を害することもあります。まず、相手の要望を受け止めて紙に書き出しましょう。ポイントは、相手から聞いたことをきちんとメモしている姿を見せることです。断る必要があるのであれば、その後にします。そのときは、締め切りを書き忘れないように注意します。

③部下の「もやっと」を知る

部下がいらっしゃる方は、もやっとしていることを部下にも書いてもらいます。そして、書き出したことを他の部下とも共有するといいでしょう。複数の部下が同じことで悩んでいた場合、一人の部下の問題を解決するだけで済むからです。部下に「もっと早く相談してくれればよかったのに」と感じる経験は、上司や先輩の立場の人であれば一度はあると思います。部下の考えていることを日常から知るように努めましょう。

④「もやっと」を後で客観的に見返す

落ち着いた時間ができたら、書き出した「もやっと」を後から見返してみましょう。自分はこれだけ仕事した、という達成感と満足感を噛みしめます。また、落ち着いた状況で見てみると、書き出したことの難易度を客観的に評価できるようになります。

仕事以外のことも、ただ頭によぎったことも、事の大小に関わらず全て「もやっと」として扱うことがポイントです。このことは、実はいわゆる「TODOリスト」と同じことなのです。

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