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ストレスチェックを毎年実施しているのに、受検率がなかなか上がらない、むしろ年々下がってきている、そんなお悩みはありませんか？受検率を向上させる案内メールや運用上のテクニックをご紹介します。
実施案内文のポイントを押さえたい方、なるべく簡単に、手間なく受検率を上げたいご担当者さまはぜひ、最後までご覧ください。
＜目次＞
ストレスチェック受検率向上に向けたメールと運用テクニック
-１- 実施案内メールの文面に込めるべきポイント：
なぜ受検した方がよいのか」を説明し、前向きに受検してもらう
「なぜストレスチェックは受けなくてはいけないのか分からない」
「受検結果は人事や業務に影響しそうだから、受けたくない」
いずれも、ストレスチェック制度をきちんと理解してもらえていないときに出てくる言葉です。
単純に「時期が来たので受けてください」というだけの案内ではなく、以下のような言葉を盛り込むのも、一つのテクニックです。
など
もし受検率に課題がある場合には、上記を意識して文面を変えてみてはいかがでしょうか。
当社のストレスチェック支援サービスでは、数多くの組織のストレスチェックを支援してきた経験豊富なスタッフが、文面作成も丁寧に支援いたします。ぜひ、お気軽にご相談ください。
-２- 受検期間は皆忙しい！「うっかり忘れ」対策に督促メールが重要
ストレスチェックのWEB運用で大切なのは、「未受検者への督促」です。
日常の業務に忙殺されていると、つい受検は後回しになり、期限内に受検できなかったり、悪気なく「うっかり」で忘れてしまったりすることがあります。未受検者向けの督促メールはそれらを防止するだけでなく、実施者側がそれだけ、しっかりと受検を管理していて、できるだけ多くの方に受検してもらいたいと思っている、というメッセージにもなりえます。
とはいえ、ご担当者さま自身も多忙で、督促メールを送るための時間が取れない、というケースも多々あると思います。また、送信時に誤った人を宛先に入れていないか、BCCとすべきところCCに入れてしまっていないかなど、気を使って慎重に作業せねばならず、ご担当者さま自身が疲弊してしまうことも考えられます。
当社では、案内文書・メール作成から、実際の該当者抽出作業、メール送信作業と、すべてをお任せいただけます。自社開発のシステムで、１通１通、個別に送付されるので、プライバシー保護の観点からも、安心してお任せいただけます。
さらに、メールの送信件数や送信回数に制限はありませんので、目指す受検率に達するまで何度でも実施することが可能です。リアルタイムな受検進捗を見ながら、ぜひ、ご相談ください。
-３- 【事例紹介】特許取得のストレスチェック実施システムで、全工程を効率化
・グループ会社の数が多いので、各社との連携が大変
・グループ会社ごとで業態が違うので、個別対応しつつ取りまとめるのが難しい
■解決のしくみ
グループ会社それぞれの担当者や産業医が、自社の従業員の回答結果や、互いの会社の回答内容を見ないようにしながら進捗状況等を管理していくのはとても骨が折れる作業です。
インソースのストレスチェックWEB受検に使用する、自社開発のシステム「Leaf（リーフ）」は、ストレスチェックにおけるコミュニケーションを速やかに行うシステムとして特許取得技術(※)を取得しています。
産業医とのやり取りを最小限に、ストレスチェック実施の運用管理をすることが可能です。
各グループの回答状況確認やリマインドメール送付まで全て当社で対応し、集団分析結果の作成まで、まるごとお任せいただきました。
また、こちらのお客さまでは、ご要望に応じて、部署、職種、年代、性別などの付加情報でクロス分析も作成いたしました（※クロス分析はオプション対応です）。
さらに、運用面の負担を減らすだけでなく、ストレスチェック結果を踏まえてのメンタルヘルス予防策を進めることを重視されていたため、医師による面談も実施しています。
(※)特許公開番号：特開2017-097772
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