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■研修種類の多さに悪戦苦闘
私は、とある自治体さまにて、およそ４ヶ月ほど研修運営を担当させていただきました。以下のような研修運営にまつわる一連の業務すべてが業務内容です。
・研修企画などの打合せ
・システムへの研修登録
・受講者抽出
・テキスト印刷等準備
・出欠登録
・報告書管理
一言で「研修」といっても、実は数種類の研修があります。具体的には、自治体独自の集合研修、選択研修などから複数の自治体が合同で実施する研修、別機関主催の派遣研修など。その都度、システム登録方法や必要書類などが異なるので、はじめは覚えるので精一杯でした。職員の皆さまにも大変お手間をおかけしてしまいました。
■研修運営の要は、「情報管理の徹底」
研修運営をお預かりする身としてミスは許されないという環境の中、研修運営に取り組むにあたって求められるものは、研修情報・受講者情報・書類提出情報などの「情報管理の徹底」だと感じました。どうすれば徹底できるのか、どすればミスを防止できるのか、必死で考えていました。その中で、まずはじめに大事だと気づいたことが、「共有」と「確認」です。
■「共有」（見える化） ～情報共有用名簿で、チェックの目を増やす
まず「共有」。研修運営は、３人で取り組んでいたのですが、実は業務内容があまりにも多いために、ミスが出がちでした。その状況をゼロにするために、まずは体制作りから始めました。一例として「情報共有用の名簿」の作成です。
いつ、どんな情報をどの受講者から誰が受けた（電話連絡など）のかを逐一記載するため、研修ごとに情報共有用の名簿を作成しました。それを見れば、誰が見ても受講者情報を一目で確認できるというものです。
これ以来、情報を確認する際は全員が一番にその名簿を確認するようになりました。すると、意外にも情報の記載漏れやミスの発見・防止にも繋がったのです。皆が確認したので、チェックの目が増えたことが鍵のようです。結果として、円滑に業務を進めることができるようになりました。
■「共有」と「確認」でより効率的に！
実は「共有」だけでは不十分で、次に大切なのは「確認」です。この場合の「確認」とは、「共有」の上で、その情報を研修完了まで徹底的に追い続けることです。
「共有」をして「確認」する。
これを当たり前にできるようになって、やっと「情報管理」ができるようになったと感じています。また、結果的に「効率」にも繋がっています。これはあくまでも一例で、私たちは日々業務改善に取り組み続けています。今後も、皆さまの研修がスムーズに進むよう、日々「試行錯誤」を繰り返し努力して参ります。
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