インソースの研修運営 チョット役立つ101のコツ

情報管理の徹底~「共有」と「確認」の重要性

情報管理の徹底~「共有」と「確認」の重要性

■研修種類の多さに悪戦苦闘

私は、とある自治体さまにて、およそ4ヶ月ほど研修運営を担当させていただきました。以下のような研修運営にまつわる一連の業務すべてが業務内容です。

・研修企画などの打合せ
・システムへの研修登録
・受講者抽出
・テキスト印刷等準備
・出欠登録
・報告書管理

一言で「研修」といっても、実は数種類の研修があります。具体的には、自治体独自の集合研修、選択研修などから複数の自治体が合同で実施する研修、別機関主催の派遣研修など。その都度、システム登録方法や必要書類などが異なるので、はじめは覚えるので精一杯でした。職員の皆さまにも大変お手間をおかけしてしまいました。

 

■研修運営の要は、「情報管理の徹底」

研修運営をお預かりする身としてミスは許されないという環境の中、研修運営に取り組むにあたって求められるものは、研修情報・受講者情報・書類提出情報などの「情報管理の徹底」だと感じました。どうすれば徹底できるのか、どすればミスを防止できるのか、必死で考えていました。その中で、まずはじめに大事だと気づいたことが、「共有」と「確認」です。

 

■「共有」(見える化) ~情報共有用名簿で、チェックの目を増やす

まず「共有」。研修運営は、3人で取り組んでいたのですが、実は業務内容があまりにも多いために、ミスが出がちでした。その状況をゼロにするために、まずは体制作りから始めました。一例として「情報共有用の名簿」の作成です。

いつ、どんな情報をどの受講者から誰が受けた(電話連絡など)のかを逐一記載するため、研修ごとに情報共有用の名簿を作成しました。それを見れば、誰が見ても受講者情報を一目で確認できるというものです。

これ以来、情報を確認する際は全員が一番にその名簿を確認するようになりました。すると、意外にも情報の記載漏れやミスの発見・防止にも繋がったのです。皆が確認したので、チェックの目が増えたことが鍵のようです。結果として、円滑に業務を進めることができるようになりました。

 

■「共有」と「確認」でより効率的に!

実は「共有」だけでは不十分で、次に大切なのは「確認」です。この場合の「確認」とは、「共有」の上で、その情報を研修完了まで徹底的に追い続けることです。

「共有」をして「確認」する。
これを当たり前にできるようになって、やっと「情報管理」ができるようになったと感じています。また、結果的に「効率」にも繋がっています。これはあくまでも一例で、私たちは日々業務改善に取り組み続けています。今後も、皆さまの研修がスムーズに進むよう、日々「試行錯誤」を繰り返し努力して参ります。

 

【関連研修】
タイムマネジメント研修~組織的な業務のあり方と効率化(1日間)

お問合せ

まずはお電話かメールにてお気軽にご相談ください

メールでのお問合せ

お電話でのお問合せ
0120-800-225

※フリーダイヤル架電後、ガイダンスに従って
公開講座・WEBinsource・人財育成スマートパックに関するお問合せ→①
その他お問合せ→②を選択してください


今日の仕事に役立つひとこと

職場改善プログラム

人事サポートシステムリーフ

インソースの研修の特徴


インソースのもと

インソースのHRMレポート
【講演録】人的資源管理の流れ
日本型経営を支える管理職の役割「現在求められる中間管理職の役割」
管理職に求められる能力について
「成長企業の人材育成」
経営マネジメントのコツ~バーチャルマネジメント研究所

研修運営に役立つレポート
新入社員研修を成功させる10のポイント
研修運営「ちょっと役立つ」101のコツ
研修を語る~ベテラン講師や研修制作者が研修に込めた「想い」とは
新作研修ができるまで

ビジネスに役立つレポート
ビジネス文書文例集
あなたにも簡単にできるクレーム対応の勘所
オフィス節電プロジェクト
インソースが考える「奥の手・猫の手」
インソースマナーブック
社長に必要なノウハウを学ぶ2ヶ月間

インソース研修の特徴
研修の考え方
研修の流れ~事前課題
研修の効果測定
研修呼び覚まシステム
受講者の声
講師の特徴
Q&A

インソース研修一覧
テーマ別研修
階層別研修
年代別研修
業界業種別研修
官公庁・自治体向け研修
部門別研修
AI・RPA研修
新作研修
1名から参加できる公開講座

研修カレンダー

全力!人材育成ノウハウ ins-pedia

研修コスト削減サービス

全力Q&A

デザイン思考研修

お仕事歳時記

講師一覧

人材育成の7つのポイント

映像制作 eラーニング制作 デザインサービス

交流型無料セミナー

漫画で楽しく学べる教材制作

人財育成スマートパック 公開講座が最大50%OFF

スピード見積もり

インソース採用情報


直近の公開講座開催研修