インソースの研修運営 チョット役立つ101のコツ

小さい質問も都度書き留めておく

小さい質問も都度書き留めておく

「時間を駆け抜けた」研修運営

1年を振り返ってみたとき、春の新人研修から始まって、お盆明けのフォローアップ研修、各種専門研修やイベントまで、運営を承っている私達にとっては、「時間が過ぎた」というより「時間を駆け抜けた」という言葉のほうがしっくりきます。

受講してくださった皆さまとの、たくさんの出会いもありました。「この研修を受講できて良かった」、「所属に戻って皆に受講を勧めたい」など、皆さまから頂いたご意見は全てが宝物です。

 

小さい質問も都度書き留めておく

皆さまから頂いたご意見を、今後の宝物に・・・。皆さまから頂いたご意見を整理することで、業務改善のツールにするのです。苦情やクレームにおいては、ウェイトが大きいので、記録している方も多いと思います。それと同じように、日々いただく、ちょっとした質問やご意見についても都度、書き溜めておくと、後からとても役立ちます。

本当はFAQを作成するのが一番良いですが、運営スタッフが少ない場合、「質問される度に、書き留めてなんかいられない!」と思われるかもしれません。そんな場合は、空いた時間30分でも結構ですので、「よくある質問」を書き出してみましょう。

 

質問されるには、原因がある

度々質問されるには、原因があります。私達の「伝え方」に、問題があるのかもしれません。正直言うと、いただいた質問や問合せに対して、「ちゃんと連絡しているのに・・・」「ちょっと調べればすぐ分かるのに・・・」と思うこともあります。

でも、受講者の皆さまも日々、業務に追われています。研修実施の連絡メールや、開講前のオリエンテーションも、「一度見ればわかる、一度聞けばわかる」レベルでなければ伝わりません。

 

事前に伝えてしまう~概要情報、上着持参

一年間の運営の集大成として、書き溜めたFAQを基に振り返りを行ってみましょう。例えば、開始時間などの基本的な内容について問合せが多いケース。研修実施の連絡文に、日時や開始時間、受講回数まで記載しておくと良いです。別添の研修概要を見なくても、重要事項だけは目に入るので安心です。

また、異常気象が続く中、空調に関するご意見も多いかもしれませんね。「寒すぎる」、「暑すぎる」など、受講者が多ければ多いほど、意見も両極端で困ってしまいます。体感温度はその日の体調でも変わりますし、男性と女性でも差があります。また、席によってはエアコンの直下に当たることもあります。「ご自身でも温度調節ができるよう、上着をお持ちください」などの一文を事前連絡で入れておくとよいでしょう。

私も、この1年でずいぶんFAQが溜まりました。
来年は問合せが減るように、今から対策を練り直したいと思います。

 

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