研修担当者

「身の回りの整理」から始める生産性向上

2018年4月 6日

無駄な残業を無くし、効率よく仕事を行うことで生産性の向上を図ろうとする動きがますます高まる中、仕事の能率が上がるような職場環境を整えようと、書類やデータファイルの管理の仕方についても見直す機運が高まっています。
昔から、「仕事がデキる人の机はキレイ」とよく言われてきました。確かに仕事のしやすい環境を維持することで作業効率が高まり、仕事にも集中できることは間違いないでしょう。ただ、それだけが理由ではありません。
「整理する」という作業自体に、仕事がデキる人の考え方や行動の特徴が潜んでいるのです。

目次

仕事がデキる人は身の回りの整理も得意！？

書類の仕分けができる人≒仕事の仕分けができる人

あなたのまわりにも、机の上に書類が雑然と積み上げられている人はいませんか。
書類の要不要の判断ができないために「捨てる」ことができず、そこに新しい資料がどんどん上乗せされて、山のようになってしまうのでしょう。これは、ものごとに優先順位をつけて仕分ける基準が、自分の中に確立されていないがゆえに起こる現象です。当然、仕事についても優先順位がつけられず、捨てることもできず、どんどん積みあがっていく一方となります。一方、仕事がデキる人は、この仕事の仕分けが瞬時に行うことができるという特徴があります。

整理することを後回しにしない人≒仕事を先送りしない人

整理整頓の「整頓」には、整理された状態を維持する、という意味があります。その整理された状態を作るためには、初めに意を決して行動を起こすことが欠かせません。その行動を起こすことを億劫がる人は、仕事全般においても「先送り」をしがちな人と言えます。逆に仕事がデキる人は、早く着手すればそのメリットも早く享受できる、ということを知っている人なのです。

迷ったら捨てられる人≒判断だけでなく決断ができる人

書類を整理するにあたり、「捨てる」「残す」の基準が明確に当てはまるものについてはさほど苦労することはないでしょう。
問題は、その基準が当てはまらないものが出てきた場合です。迷った挙句、「保留」という逃げ道を選んだ途端、どんどん「保留」扱いのものが積みあがっていくことになります。これは仕事においても同じことがいえます。通常の判断では解が見つからない時に、デキる人は保留にせず、自己責任のもとで決断を下せる人なのです。

仕事が属人化していない人≒チームで力を発揮できる人

デスクが書類であふれかえっている人が、「どこに何があるかは自分はちゃんと分かっている」とうそぶくのを耳にしたことがありませんか。確かに、そういうタイプの人は、個人能力としては高い人が多いように思います。しかし、この人の仕事はこの人にしかできないという、いわゆる「属人化」した状態を生んでしまい、人に仕事を振ることもできず、結果的に組織としての生産性向上が図れなくなってしまうのです。一方、仕事がデキる人の場合、自分しかできない仕事というのを極力なくそうとするものです。