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整理力向上研修~生産性の高い職場環境を作る

整理力向上研修~生産性の高い職場環境を作る

「整理」(秩序ある状態を作る)と「整頓」(秩序ある状態を維持する)の職場での実践法を学ぶ

研修No.2110500

対象者

  • リーダー層
  • 中堅層

職場改善や生産性向上の推進役を担う職場の中堅~リーダー層の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 職場の業務効率が悪いと認識しているので、問題点をより明確にしたい
  • 書類で管理している業務が多いため、無駄なものを洗い出して整理したい
  • 改善案はいろいろ思いついているものの、何から手をつけてよいのかわからない
  • チームの人数が増えてきたため、今後のために現状業務の見直しがしたい

研修内容・特徴outline・feature

職場の生産性向上に欠かせない、書類や電子ファイルの整理について、その進め方とポイントを「整理フェーズ(秩序ある状態を作る)」と「整頓フェーズ(秩序ある状態を維持する)」の2つに分けて説明します。自身の職場に落とし込んで考えるワークをふんだんに取り入れた、実践的な研修です。

到達目標goal

  • ①「一つ一つの業務整理がチームや組織の業務効率化につながる」という認識をもって職場環境の改善に取り組むことができる
  • ②今使っている書類や電子ファイルについて、「発生」「保管」「保存」「廃棄」のサイクルを洗い出し、フローの整備を行うことができる
  • ③個々の業務改善における「生産性向上」「リスク管理」といった目的を明確化して、組織・チームに共通認識を浸透させることができる

研修プログラム例program

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1.今なぜ整理力が求められるのか
    【ワーク】本日みなさんが、「整理力」を学ぼうと思ったきっかけは何か。
    (1)整理力が求められる背景とは
    (2)時代の流れと整理力の必要性
講義
ワーク
  • 2.あらためて整理の目的を考える
    (1)整理された書類・データは仕事の基盤
    (2)目的を踏まえた整理の重要性
    【ワーク】職場において「整理したい」と思うものを挙げ、それらの整理によって最終的にどのような目的 (「生産性向上」か「リスク対策」か)につながるのかを考えてみる
    (3)「整理」と「整頓」を分けて考える
講義
ワーク
  • 3.「整理」~生産性の高い仕事の基盤を作る
    (1)"混沌"から"秩序"のある状態へ
    (2)STEP1~要らないものを「廃棄」する
    【ワーク】紙の書類の量を現状の三分の一に減らさなければならないとしたら、どのようなラインでの廃棄基準を設けるか考える
    (3)STEP2~用途を踏まえて「分類」する
    【ワーク】整理したいと考えている、職場の書類や電子ファイルをリストし、それらの使われ方をイメージしながら、どのような括り方に分類すれば、仕事の生産性が上がるかを考える
    (4)STEP3~作業シーンを想定して「収納」する
    (5)STEP4~管理のためのルールを決める
講義
ワーク
  • 4.「整頓」~生産性の高い仕事環境を維持する
    (1)文書のライフサイクル
    (2)「発生」フェーズでのポイント
    (3)「保管」フェーズでのポイント
    (4)「保存」フェーズでのポイント
    (5)「廃棄」フェーズでのポイント
    【ワーク】整理された状態を維持しながら書類や電子ファイルをマネジメントしていくにあたり、誰にどのような役割を担ってもらうかを考える
講義
ワーク
  • 5.まとめ
ワーク

企画者コメントcomment

現状の仕事が忙しくなってしまうと「これまでこのフローでやってきたから」「今は忙しいから改善は難しい」といった気持ちで、ついつい問題点を見失うことがたくさんあります。本講座は、「すっきり整理がされた状態」を実際に理解いただくことにより、業務改善までの仮説構築をイメージできる力を身につけていただきます。
また「職場環境の整理」は、「コミュニケーションの充実」や「職場内での新たなアイデア共有」につながります。職場の活性化という観点からも大変おすすめの講座です。

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受講者の評価evalution

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた

98.3%

講師:大変良かった・良かった

96.3%

※2018年10月~2019年9月

実施、実施対象
2019年8月     13名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 整理ということに特化して業務を考えることがなかったので、楽しかったです。活かしていきたいです。
  • 整理整頓のルール作りと、それを管理し続けることが整理力向上には大事であると実感した。今後自身の業務と職場全体に活かしていきたい。
  • 書類やデータの管理ルールを、まず自分の分から作り、その後課に広げていきたい。

実施、実施対象
2019年8月     18名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今までデータや文書を置いて持っているだけの状態のものが多く、整理がほとんどされていませんでした。学んだことを活かして、整理し、誰もが見たいデータや文書が簡単に探せる環境作りに努めたいと思います。
  • データの管理をして、効率の良い業務になるよう知識として共有したい。ムダ・ロスを少しでも減らしてルール化を進めたい。
  • 保管と保存の意味の違いがよく分かった。自分だけでは決められないことも多々あるが、個人でできることや部内でできることは即実施したいと思う。

実施、実施対象
2019年3月     8名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 自分の職場の状況をイメージしながら聞くことができました。「これをやろう!」という明確なイメージがわきましたので、大変有意義な研修でした。ありがとうございました。
  • 増えていく書類やデータをそのままにせず、分類・期限を決めて保存・廃棄することでよりよい作業環境を作っていきたいと思います。書類だけでなく備品の管理にも生かしていきたいと思います。
  • 整理整頓を維持することによって生産性を高めていきたいと思います

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
98.3
講師がとても良い・良い
96.3

※2018年10月~2019年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
72,107
開催数※1
9,115
講座数※2
2,589
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ご利用社数※2
11,335

※1 2018年10月~2019年9月

※2 2019年9月末時点

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