整理力向上・ファイリング研修

20/08/17 更新

整理力向上・ファイリング研修

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研修の特徴・目的

「整理力」は個人・組織の仕事のパフォーマンスに大きく影響を及ぼす

労働力不足がより深刻化する現代において、仕事におけるムダは、今まで以上に許されなくなってきています。仕事におけるムダを取り除くための第一歩が、「整理」なのです。

コンピュータの発達や通信技術の向上により、仕事において処理すべき情報量はますます増え続けています。この膨大な情報をいかに適切に処理し、活かしていくかが、仕事のパフォーマンスを大きく左右することとなり、そのカギを握るのもやはり、「整理」する力であるといえます。

また、過去における数々の不祥事件をきっかけに、経営のプロセスを可視化し、不正の抑制を図ることが、より強く求められるようになりました。意思決定に至る過程や、その結果である実績を後から検証できるようにするためには、プロセスを「文書化」するだけでなく、その膨大な記録を「整理」し、適切に保存することも重要です。

人がやる仕事の中心は「定型的な作業」から、より「クリエイティブな仕事」へとシフトする必要があります。その知的作業を行うための環境と時間を確保するためにも、役職を問わずすべてのビジネスパーソンが整理力を向上させファイリングスキルを身につけることが必要不可欠です。

整理力向上・ファイリング研修のポイント

「整理」と「整頓」を分けて考える

整理と整頓は、一見同じように見えますが、微妙にそのニュアンスが異なります。順番としては、まず「整理」をしたうえで「整頓」をする、という関係になります。また、整理には、「乱れている状態から、秩序だった状態に改善する」というニュアンスが強いのに対し、整頓には、「現状の適切な状態を維持する」という、継続的な活動としての意味合いが強いと言えます。

「整理」を４つのステップで考える

まず、要らないものを「破棄」します。次に用途を踏まえて「分類」します。次に作業シーンを想定して「収納」します。そして、管理のための「ルール」を決めます。この４つのステップを経ることで整理された状態が完成します。

「整頓」を４つのフェーズで考える

書類や電子ファイルは、「整理する」よりも、「整理された状態を維持する」ほうが難しいと言われます。本研修では書類や電子ファイルが日々の業務とともに動いていく姿を「ライフサイクル」として捉え、その「発生」から、「保管」、「保存」を経て「廃棄」されるまでを４つのフェーズに分けて、それぞれのフェーズでのポイントを押さえていきます。