インソースの整理力向上研修のポイントはなんですか？

職場における書類やデータの整理は、仕事の基盤（インフラ）を整えることであり、それは、個人はもちろん、組織としての仕事のパフォーマンスにも大きく影響を及ぼします。インソースの整理力向上研修は「整理・整頓」を論理的に捉え、それぞれを分かりやすく解説するとともに、実践的な演習を実施することで、仕事に戻って、すぐに改善に着手できる設計がなされています。

整理力向上研修では具体的にどんなことが身につけられるのですか？

「整理・整頓」ができるようになります。簡単なようですが、実はかなり高度な作業です。整理は「乱れている状態から、秩序だった状態に改善する」作業です。整頓は「現状の適切な状態を維持する」という、継続的な活動です。本研修の到達目標は、乱れた状態を改善するためのアクションとしての「整理」と、その改善された適切な状態を維持するための「整頓」ができるようになることです。

当社の現状に合うよう、カリキュラム内容は変更可能ですか？

可能です。職場において何の整理が上手くいっていないかということをお聞かせいただき、課題に対して有効な手法に重点を置いたプログラムを作成することが可能です。例えば、書類を取り扱う業務が多いお客さまでの事例として、「職場に決まったファイリングルールが存在しないため、書類を探すのに膨大な時間が割かれている」というお悩みに対して、下記の研修を実施いたしました。業務改善研修～ファイリングの仕方編（１日間）上記研修は文書の整理整頓のために必要な、ファイリングルールの基本やメンテナンス方法、ファイリングのリスクマネジメント、改善手法のポイントを学ぶことができるプログラムです。部署の方全員に受講していただいたことで、研修後は学んだファイリングルールを部署内で徹底し、書類が見つからないといった問題はほとんどなくなったとのことです。

当組織には文書管理・保管ルールがありますが、それを盛り込んだ内容で研修実施可能ですか？

テキストをカスタマイズして貴組織における管理・保管ルールなどの内容を組み込むことができます。また、貴組織のガイドラインが記載された冊子などをテキストと合わせて受講者さまに配布し、研修内で講師が随所随所で冊子の内容に触れる、という方法を取るお客さまも多くおられます。

自社の状況を踏まえた演習は作れますか？

可能です。これまでにも様々な状況のお客さまからご相談をいただきました。例えば、「備品を収納する倉庫が乱雑になることが多く、従業員に改善施策を考えさせたい」というご要望や、「毎日たくさんの文書やメールが部署に届き、処理の漏れが発生することがある。漏れなく処理するための仕組みを研修の受講者に考えさせたい」などです。整理整頓という、受講者の皆さんにとっても身近なテーマなので、研修の場で改善策や今後のルールを決定することが可能です。

整理力向上・ファイリング研修:現場で使える研修ならインソース

Q: 当社の現状に合うよう、カリキュラム内容は変更可能ですか？

可能です。 職場において何の整理が上手くいっていないかということをお聞かせいただき、課題に対して有効な手法に重点を置いたプログラムを作成することが可能です。 例えば、書類を取り扱う業務が多いお客さまでの事例として、「職場に決まったファイリングルールが存在しないため、書類を探すのに膨大な時間が割かれている」というお悩みに対して、下記の研修を実施いたしました。 業務改善研修 ～ファイリングの仕方編（１日間） 上記研修は文書の整理整頓のために必要な、ファイリングルールの基本やメンテナンス方法、ファイリングのリスクマネジメント、改善手法のポイントを学ぶことができるプログラムです。部署の方全員に受講していただいたことで、研修後は学んだファイリングルールを部署内で徹底し、書類が見つからないといった問題はほとんどなくなったとのことです。

Q: 当組織には文書管理・保管ルールがありますが、それを盛り込んだ内容で研修実施可能ですか？

テキストをカスタマイズして貴組織における管理・保管ルールなどの内容を組み込むことができます。 また、貴組織のガイドラインが記載された冊子などをテキストと合わせて受講者さまに配布し、研修内で講師が随所随所で冊子の内容に触れる、という方法を取るお客さまも多くおられます。

Q: 自社の状況を踏まえた演習は作れますか？

可能です。 これまでにも様々な状況のお客さまからご相談をいただきました。例えば、「備品を収納する倉庫が乱雑になることが多く、従業員に改善施策を考えさせたい」というご要望や、「毎日たくさんの文書やメールが部署に届き、処理の漏れが発生することがある。漏れなく処理するための仕組みを研修の受講者に考えさせたい」などです。 整理整頓という、受講者の皆さんにとっても身近なテーマなので、研修の場で改善策や今後のルールを決定することが可能です。

整理力向上・ファイリング研修

22/01/06 更新

整理力向上・ファイリング研修

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研修の特徴・目的

「整理力」は個人・組織の仕事のパフォーマンスに大きく影響を及ぼす

労働力不足がより深刻化する現代において、仕事におけるムダは、今まで以上に許されなくなってきています。仕事におけるムダを取り除くための第一歩が、「整理」なのです。

コンピュータの発達や通信技術の向上により、仕事において処理すべき情報量はますます増え続けています。この膨大な情報をいかに適切に処理し、活かしていくかが、仕事のパフォーマンスを大きく左右することとなり、そのカギを握るのもやはり、「整理」する力であるといえます。

また、過去における数々の不祥事件をきっかけに、経営のプロセスを可視化し、不正の抑制を図ることが、より強く求められるようになりました。意思決定に至る過程や、その結果である実績を後から検証できるようにするためには、プロセスを「文書化」するだけでなく、その膨大な記録を「整理」し、適切に保存することも重要です。

人がやる仕事の中心は「定型的な作業」から、より「クリエイティブな仕事」へとシフトする必要があります。その知的作業を行うための環境と時間を確保するためにも、役職を問わずすべてのビジネスパーソンが整理力を向上させファイリングスキルを身につけることが必要不可欠です。

整理力向上・ファイリング研修のポイント

「整理」と「整頓」を分けて考える

整理と整頓は、一見同じように見えますが、微妙にそのニュアンスが異なります。順番としては、まず「整理」をしたうえで「整頓」をする、という関係になります。また、整理には、「乱れている状態から、秩序だった状態に改善する」というニュアンスが強いのに対し、整頓には、「現状の適切な状態を維持する」という、継続的な活動としての意味合いが強いと言えます。

「整理」を４つのステップで考える

まず、要らないものを「破棄」します。次に用途を踏まえて「分類」します。次に作業シーンを想定して「収納」します。そして、管理のための「ルール」を決めます。この４つのステップを経ることで整理された状態が完成します。

「整頓」を４つのフェーズで考える

書類や電子ファイルは、「整理する」よりも、「整理された状態を維持する」ほうが難しいと言われます。本研修では書類や電子ファイルが日々の業務とともに動いていく姿を「ライフサイクル」として捉え、その「発生」から、「保管」、「保存」を経て「廃棄」されるまでを４つのフェーズに分けて、それぞれのフェーズでのポイントを押さえていきます。