LMS新規導入

全国の店舗スタッフの教育と評価を
まるっと管理できるようになりました

  • 業種

    製造業(化粧品・食品)

  • 利用規模

    3,000名以上

  • 導入プラン

    Leaf基本プラン、人事評価シートWEB化サービス

事例概要

goal

目的

  • 全従業員の研修を一元管理化して、最適な研修を実施できるようにしたい
  • 研修担当者のルーティンワーク業務を効率化したい
  • 全国の百貨店・専門店・スーパーで勤務する販売員における人事評価も一元管理したい

problem

課題

  • 全国で勤務する従業員に対して研修を実施しているが、研修運営やオンライン研修の準備などの定型的な業務が多く、研修担当の負荷が増大していた
  • 約2,000名の販売員に対して約20種類の人事評価シートがあり、Excelで自己評価、評価及び集計を行っていたが、運用に膨大な時間がかかっていた

feature

解決の
しくみ

  • 標準Leafをベースに利用者検索機能を拡張
  • 人事評価Web化横断評価による販売員の人事評価の一元管理
  • 既存各人事システムとLeafの人事データ連携(マクロ)

事例詳細~Succes Story~

全国で勤務する販売員の研修と人事評価を一元管理できるようになりました!

課題

~problem

当社では大きく分けて研修管理と人事評価の2つの視点で課題を抱えていました。

まず研修管理についてお伝えします。当社は対面で行う研修に非常に力を入れており、研修に特化して教育を実施している部門があります。毎年、様々な分野の研修実施を進めており、毎月10件から20件、年間では最大250回近くの研修を実施しています。
例を挙げると、経営理念浸透、幹部職研修、販売専門研修といった階層別研修から、ヒューマンスキル、ビジネススキル、人事考課研修、ITリテラシー等のテーマ別など幅広い研修があります。

研修部門専任の担当者は複数名おりますが、研修実施回数が多い時期の参加者は、1,000人超に上ることもあります。研修の各情報の登録、更新、受講者の出欠の管理、社員への受講案内や、申込・キャンセルのやりとりが日常的に発生していました。これほど多くの研修を効率的に実施していくためには、LMSの導入が必要不可欠だと感じていました。

人事評価の観点でも、様々な種類の人事評価シートを一元管理したいという考えがありました。
当社は、販売員だけでも全国各地に約2,000名の在籍しています。雇用形態・役職ごとに約20種類の人事評価シートが存在しており、それぞれ4人の社員・管理職が人事評価を行うという複雑な評価制度で運用していました。

評価シートはExcelで、シート間で情報連携を行う完成度の高いシートだったため、担当者側では、同じ仕様で、WEB化できるか判断がつかず、そのまま運用を続けていました。大人数の評価結果を限られた時間内で、漏れなく集計するのは大変な作業でした。

また、数値での評価項目が約50項目にわたっており、多い場合には、10名の評価者が評価入力することもある状況でした。人事評価にかかる負荷を減らすためには、やはりシステム化が重要な課題となっていました。

解決のしくみ

~feature

Leafは、研修会社が作ったシステムですので、研修を実施する上でどんな事務が発生するのかをよく把握して作られているシステムだと思います。
膨大な事務作業が発生していましたが、各研修の情報更新や出欠の管理はもちろん、社員への一斉連絡やキャンセル時の手続き、事前課題やアンケートの回収まで自動化することも可能で、無駄な手間を一掃できました!
また、研修担当者の中には、在宅勤務者もおり、リアルタイムでの情報連携ができることを重要視していました。その点ASPサービスなら、誰かが情報を更新してもいつでも最新の情報に保てるので、とても便利に使えています。

想定していた研修業務をほぼすべて、カスタマイズせずに代替できたのは驚きました。
新たに拡張した機能としては、研修の受講者の選抜するための機能があります。これまでの研修受講履歴や取得している資格など、複数の条件を組み合わせて利用者を選定したいということもあり、検索を利便性を向上させるために追加で開発してもらいました。

また、人事評価の観点では、被評価者の評価の一覧表をWEB上で表示したことで、同じ職制の方は横並びで評価入力できるようになりました!研修管理機能と同様に、事務連絡や提出状況の管理など、便利に使える機能がたくさんあり、システムを導入したメリットはとても大きかったと思います。

さらに、当社では約8つの人事情報システムからデータを抽出して、データ更新用のファイルを生成していましたが、手作業を自動化するExcelマクロでを開発したことにより、月次で発生する情報更新が非常に楽にできるようになりました。

決め手になった機能

約20種類、複雑な計算式が記入されている人事評価シートをフォーマットを変えずにWEB化を実現。
評価集計に膨大な時間を費やしていましたが、各個人の評価結果を一覧化して、自動計算・按分調整する機能によって、作業時間を減少することができました。

人事データ連携のマクロを開発することにより、各システムから出力したCSV情報から、Leafのインポートに必要な人事情報に半自動で変換し、月1回の人事情報の更新が短時間で行うことが可能となりました。

研修の受講者選抜、案内から、事前事後の課題・アンケート管理、オンライン研修、出欠席確認、座席表の作成まで、全てLeafで行うことができます!
在宅勤務中の方でも、各担当者さまが反映した情報がリアルタイムで更新され、すぐに最新情報を確認できる点も好評です。