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不便なLMSから乗換え、受講履歴を今後の教育に活かす体制を構築
事例概要
goal
目的
- Excelや不便なLMSによる研修管理を脱却したい
- 研修の受講履歴・今後の予定をいつでも把握でき、従業員の成長に役立てられるようにしたい
- 研修プラットフォームを切り替えて、動画配信もできるようにしたい
problem
課題
- 自社で開発した教育管理のプラットフォームが使いづらい
- 研修や提出課題に関するデータをExcelでまとめており、一元管理できなかった
- 新たにeラーニングを始めるにあたり、動画配信用のプラットフォームも必要に
feature
解決の
しくみ
- 対面研修、動画配信など思い描いていたすべての教育の管理ができ、受講履歴も一箇所に集約
- 独自の運用方法を再現できるオプション機能を搭載
- 同じプラットフォームで動画配信ができ、研修の受講率も向上
- ユーザーデータや受講者登録など、データ更新はExcelマクロツールで自動化
事例詳細～Success Story～
IT化しても今の運用方法を踏襲できるよう、オプション機能も導入しています
課題
～problem
当社では、研修のデータ管理で課題を抱えていました。これまでは自社で簡易的に作成したプラットフォームで教育を実施していましたが、申込管理や受講管理はできず、ただ研修の情報を載せるだけのものでした。受講者への連絡通知なども別途メールで行うため、履歴を調べて対象者を選定し、受講案内をするだけで、膨大な時間がかかっていました。
また、研修に関するデータをExcelで管理しており、一元管理できないことも問題でした。これまでの受講履歴や、課題アンケートの履歴をすべてExcelで管理していたため、「誰がどの講座を受講したか」「課題アンケートでどのような回答をしたか」といった情報が様々なファイルに残っています。過去のデータを探すのに相当な時間が必要になっていました。
さらに今後、新たにeラーニングを始めるにあたり、動画配信用のプラットフォームも必要になりました。しかし、プラットフォームでは、研修に関する情報は管理できても、動画の配信には対応していません。
動画配信がスムーズにでき、かつ受講者が使いこなせるシステムを導入できるかどうか懸念しておりました。
解決のしくみ
～feature
Leafでは対面型研修、Web研修、動画配信と様々な教育の管理が行えます。Leafで研修を実施すると、「○○研修受講済」「eラーニング後のテスト回答済」といった情報が自動で蓄積されるので、必要な情報をすぐに確認することができます。
これまでは受講履歴を確認するのに、本人の上司が研修担当に連絡し、研修担当が膨大なデータから受講者データを参照する、という方法を取っており、これが全社で発生していました。この無駄な時間をなくすために、一目で受講状況が分かる「受講計画表」をオプションで取り入れ、過去の受講履歴、そしてこれから受講する研修を誰でも把握できるようにしました。
加えて「部下の代わりに上司が研修の申込をする」「受講履歴を見て、次に受ける研修を決める」といった研修受講フローがあったため、オプション機能を導入し、教育運営を維持できるようにしてもらいました。人事担当はもちろん、受講者も迷わず教育を行えるようになり助かっています。
さらに、ユーザーデータの更新や、受講者登録、推奨講座の設定など、たくさんのデータ更新を行うために、マクロツールも導入しています。膨大なデータがあり煩雑だったデータ更新を、全てマクロで自動化し、負担を減らすことができました。
決め手になった機能
PC等をお持ちでない受講者に変わり、上司の方が研修を申込める機能です。
受講者が、いつ、どの研修を受講したかを確認できます。受講者は本人の受講計画表が、その上司は部下の受講計画表も確認でき、大変便利です。
各社で運用ルールを実現するために、デフォルトには受講ステータスの追加等、自由に対応可能です。
受講データや、受講者データなど、取り扱う大量のデータ更新を自動化できます。他社システムとデータを連携するために、データ変換をすることも可能です。
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