部下にホウ・レン・ソウさせる ~管理職のためのホウ・レン・ソウ(1)

部下育成

管理職に報・連・相(ホウ・レン・ソウ)!?

「報・連・相(ホウ・レン・ソウ)」という言葉は、社会人であれば誰でも知っている、ごくごく当たり前の言葉です。同時に、誰もがその大切さを認識しています。(ちゃんとできているかは別ですが)新入社員は入社直後の新人研修で、ホウ・レン・ソウは大切であるということを学びます。しかし、新人研修では、ホウ・レン・ソウが大切であるということを学んだだけで、具体的にどのようにホウ・レン・ソウをしたら良いのかいうことまでは学ぶことはほとんどないように思われます。

では、管理職はどうでしょうか。

管理職に対して、今さらホウ・レン・ソウとは、誰も言わないのではないでしょうか。
でも実は、ホウ・レン・ソウが最も大切な役職は、管理職(特に、係長、課長クラス)ではないかと思っています。

管理職にとってのホウ・レン・ソウ

管理職にとってのホウ・レン・ソウは2つの側面があります。一つは、管理職は部下からホウ・レン・ソウを受ける立場、部下にホウ・レン・ソウを求める立場であることです。もう一つは、管理職も上司(例えば、課長、部長、役員など)にホウ・レン・ソウする立場であることです。

部下のホウ・レン・ソウがまずくて大きな失敗、事故につながった場合は、上司として責任を取らねばならず、上司に対する自分自身のホウ・レン・ソウがまずければ、その後の出世も途絶えてしまう可能性もありうるという、非常に難しく、微妙な立場であります。

上司の立場からのホウ・レン・ソウ

上司として、部下にどんなホウ・レン・ソウをしてほしいのかという観点で考えてみます。上司は部下に、ホウ・レン・ソウのポイントを整理して伝えると同時に、部下がこんなホウ・レン・ソウをすれば、上司は納得、満足するということを教える義務があると思います。

ホウ・レン・ソウしてほしいと思うこと

・悪い情報ほどまっさきにホウ・レン・ソウしてほしい
⇒リスクマネジメント上、極めて重要です。初動の遅れ、誤りにつながると一大事になる可能性があります。

・部下は自分で抱えすぎないで、早めにホウ・レン・ソウしてほしい
⇒責任感の強さからか、自分一人で何とかしようとすることもあります。部下に途中経過を報告させたり、場合によっては、業務ごと引き取ってあげることも必要です。

・上司である自分が関わったお客さま、案件については、自分が「どうした?」、「どうなった?」と言われる前にホウ・レン・ソウしてほしい
⇒上司は自分自身が関わっているお客さま、案件は特に気にかけるものですが、部下はそれを十分に理解していない場合があります。

・お客さまから得た情報、資料はホウ・レン・ソウ(提出)してほしい
⇒お客さまの情報を断片的にしかホウ・レン・ソウしなかったり、重要な資料を提出しない部下は案外多いです。上司の判断材料をきちんと出してもらわないと、重大な判断を誤ることになってしまいます。

・ホウ・レン・ソウは、要点をつかんで簡潔明瞭に行ってほしい
⇒「要点をつかんで簡潔明瞭」とはいえど、これがなかなか難しいものです。上司は部下に、「6W3H」で考え、報告させるクセをつけさせていくのが最も近道です。

・「どうしましょうか?」ではなく、「自分はこう思うのですが、どうでしょうか?」という風にホウ・レン・ソウしてほしい
⇒部下には主体的に物事を考え、自分の意見、考えを持たせるクセをつけさせましょう。

などなど。

以上から一つ言えることは、ホウ・レン・ソウの要諦は、部下が上司に、「自分を見える化」することです。上司から部下に、会社において「自分を見える化」することがいかに大切であるかをしっかり伝えましょう。

おすすめリンク

新人の報告は1日4回!~報・連・相(ホウレンソウ)

新人研修ビジネス基礎テキスト販売