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留守番電話は正確に意図が伝わるようにかける
電話をかけた相手の留守番電話に伝言を入れるときは、正確に意図が伝わるようにかけることが最重要ポイントです。用件を簡潔に伝えるだけでなく、相手が正しく理解できるように、要領良く伝えなければなりません。
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名乗りと相手先の確認
留守番電話に伝言を残す際に、まず重要なのが、相手先の確認です。
通常、電話が繋がった場合には、万一違う番号にをかけてしまっていても、相手がかけ間違いであることを必ず教えてくれます。しかし、留守番電話の場合は、自動的に録音メッセージが流れるため、かけ間違えていることに気づかないことも起こり得ます。
よって、留守番電話の録音が開始されたら、まず自分の名前と誰に電話をかけているのかを伝えます。具体的には、以下のとおりです。
「いつもお世話になっております。株式会社○○の～～でございます。○○様のお電話にご連絡させていただいております」
上記のフレーズによって、万一かけ間違ってしまった相手の方に、「これは間違い電話だ」ということが明確に伝わり混乱を防ぐことができます。
親切な方なら、折り返して間違いであることを伝えてくれることもあるでしょう。
数字には特に注意
留守番電話の際には、相手がこちらに質問をすることができないため、いつも以上に日付、時刻、商品の数量、金額などを正確に伝える必要があります。
例えばアポイントの日にちを伝える場合は、「８日、はちにち」とか、「１７時、午後５時」というようにわざと重複させて話すと、相手に間違いなく伝わります。
場合によっては数字など誤解されやすいものは、留守番電話の用件としては不適切なものと割り切り、再度電話するか、メールで代替した方がよいでしょう。
折り返しの電話を依頼する際には、もちろん電話番号も伝えましょう。
逆に留守番電話を受けたときは、迅速に相手に連絡を取るのがポイントです。
不在の場合、すれ違いにならないよう、電話に出られる時間帯を伝えておくことも有効です。
