KPIを使って強い組織をつくる!

業務管理部下育成

管理職の役割の1つは自部署の組織の中で権限を行使し、部下を管理し仕事の進め方が適正かどうかを常に見直すことです。ムダを発見し、対策を打ち、生産性を向上させ、成果を最大にすることが至上命題です。そこで非常に有効なのがKPIです。

KPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指数)とは?

Key(重要)Performance(業績)Indicator(評価指数)は、組織の目的を達成するに当たって重要な業績評価を表す指数です。自らの部署・部下・業務に適切な「指標」を考え、業績を定量的に「測定」し、状況を定期的に数値で「評価」します。
KPIと聞くと、組織のトップだけのもので、自分には関係ないと思われる方もいらっしゃいますが、業務や部下をマネジメントなど職場において非常に有効です。日常業務の基本フローであるPDCAをまわす際に、常に指針となるものです。

【KPIを活用するポイント】
1.状況を把握し現状、課題を把握し、今後の施策を立てる
2.1で立てた施策の効果を測定する

目標を達成する組織となるためにKPIをうまく活用する

KPIの活用法は以下のとおりです。

1、目標が明確になる

KPIのマネジメントで見える化が進みます。自部署の方針・目標と連携させ、「達成目標を数値でわかるようにする」、つまり目標を指標に置き換えることにより、現在の状況とデータを観ることができます。共通理解ができて、「うまくいっている・いっていない」「やるべきことができている・できていない」がタイムリーにわかり、部下とのコミュニケーションが活性化します。

2、達成度合を評価する

現状を正しく理解するためには、複数の指標を包括的に分析し判断しなければなりません。何を目標として、その目標のために本当に知っておかなくてはならない数値は何かを慎重に検討します。1つの指標から導き出されることは表面的です。このデータ収集と達成度合いの評価を効果的にするために、目標達成までの行動量を業務へ落とし込み、状況の把握を共有する場を定期的に設けることもおススメです。

3、計画に沿っていない点を改善する

管理職は概して結果だけ見てしまいがちです。常に「振り返り活動」を進め、振り返り活動の結果を生かす努力が求められています。達成できなかったとしたら、「何が原因なのか」「計画とずれが生じていないか」を追求しなければなりません。ここで、KPIの「見える化」の効果が発揮されます。

KPI活用の効果 ~継続的に目標を達成する組織づくり

KPIの活用は実践的な管理手法の一つです。管理職は、自部署の成果をあげ続けるという点にこだわります。したがって、一過性ではなく継続的に目標を達成していく組織を築くために、KPIという経営管理の手法をいかに自分のものとして活用するかが大切です。