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リストでチェックする ～コンプライアンスを上手くやるポイント（１）
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コンプライアンスは、事務処理が正確に行われているかチェックすること
「コンプライアンス（法令遵守）」という言葉を聞くと、難しいイメージを持たれる方もいらっしゃるかもしれません。でも実は、すこぶる基本的で簡単なことです。基本的な仕事は法令に基づいて大枠が決まっているので、コンプライアンスの問題を意識しなければならないのは、詳細な事務処理の部分だけなのです。
つまり、事務処理が円滑かつ適正に行なわれているかどうか、正確で迅速にされているかどうか、という問題です。
例えば、
・個人情報が記載された書類を放置し、紛失した。
・本来は経理部門から発送される請求書を、営業担当者が独断で顧客に送付した。
このような「コンプライアンスの問題」だと捉えられるものの多くは、単純に仕事の進め方や段取りが悪いということがよくあります。
コンプライアンスはリストでチェックする
また、非常に分厚いコンプライアンスマニュアルを作ったまま、使わずにほこりをかぶっているということはありませんか？「チェックするならマニュアルがなくては」と思いたくなりますが、場合によっては、コンプライアンスマニュアルが無くても構いません。
ある事務処理をするためのチェックリストがあり、そこにコンプライアンスのすべてのチェック項目が入っていれば、それがそのままコンプライアンスマニュアルになります。
それをチェックする担当者は、リストの中にあるチェック表の項目がきちんと埋まっているかどうかを、業務のなかでチェックしていけばいいわけです。また、動態観察も重要です。動態観察をしっかりしないと、形式に流れ、書類の中のつじつまが合わなくなったりします。
全部をチェックする必要はない
動態観察がきちんとできるようなチェックリストを作ることがコンプライアンスの真髄です。コンプライアンスは、マニュアルやフローに基づき、上手くいっていないところを良い方向に直すものだと思っていただく方がいいと思います。
ただ、些細な所までチェックをしすぎて、重要な部分のチェックがおろそかになることに注意しましょう。全部チェックする必要はありません。最優先の重要な項目だけチェックすればいいのです。全部チェックするということは、全部チェックしてないと一緒です。
また、チェックを多くすればするほど、何が重要なのかが不透明になってきます。コンプライアンスというのは立派なマニュアルは全く必要がなく、必要最低限度のチェック表があれば良いと考えます。
つまり、仕事やコンプライアンスを上手くやるには「捨てる」ことが重要です。書類関係でもそうですが、いかに捨てるか。そして、どうしても残さなければならないものだけを残した結果をコンプライアンスチェックすれば良い、ということです。
