やり過ぎぐらいでちょうどいい!印象に残るビジネスマナー+α ②対社内

やり過ぎぐらいでちょうどいい!印象に残るビジネスマナー+α ②対社内

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】
(1)対お客様:常に相手をたてて恥をかかせない/指摘しない
(2)対上司:何を言われてもムッとせず素直に受け止める
(3)対同僚や対後輩:公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。

■オフィスでの飲食のマナー 『何を飲むかも気をつける』

飲食の際に、気をつけなければならないのはやはり、目立ちすぎないことです。仕事中には、食事をしたり、頻繁に飲み物を買いにいくべきではありません(一日2回程度までが限度です)。飲食するにしても、周りに迷惑をかけるような匂いのきついカレーや餃子などの食べ物・飲み物などは避けるべきです。
また、飲食した後は、容器を確実に処理し、机の上も拭いておくべきです。できるビジネスパーソンを目指すのであれば、頻繁に給湯室に出入りしているという印象を与えるのは好ましくありません。また、お菓子ばかり食べたり、甘すぎる飲み物ばかり飲んだりすると、他からは不健康に見えたり、健康管理を怠っていると思われることもありますので気をつけましょう。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)昼休憩以外の時間での食事原則不可
  • (2)飲み物を買いにいくために頻繁に席を立たない
  • (3)来客用のお茶は飲まない
  • (4)匂いがきついもの、残るものは不可
  • (5)机の上にお菓子のカスを落とさない・机を拭いておく

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)原則、飲料は自分で買ってきたものを飲み、来客用には手を出さない
  • (2)飲食の内容も考える


■タバコ休憩の取り方 『タバコは吸ったことを悟られない程度にしておく』

喫煙者がいちばん気にしなければならないのは、非喫煙者の視線です。非喫煙者にとっては、極端な見方をすると、喫煙はただのサボりにしかうつりません。よって、「あいつはまたタバコか」と思わせることのないよう、喫煙の頻度と時間は1日3回・1回5分以内とし、厳守とすべきです。
また、タバコの匂い自体がダメな人もいるので、タバコに行ったあとの匂いのケアには、口元、頭髪、衣服に細心の注意を払うべきです。タバコは吸っていることが半年くらい周囲に分からないくらいがベストです。吸殻を適切に処理することなども、新人として当然のことです。

【大前提】
(1)タバコは忙しくない時間や仕事が一区切りついた時間に吸いに行く
(2)吸わない人に「長い」と感じさせない時間でしか吸わない
(3)吸ったあとの匂いをチェックする
(4)吸殻は率先して処分する(散らかさない)


レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)1日3回・1回5分以内を上限とし、吸わない人に違和感を与えない
  • (2)朝の出社直後、外出から帰社直後は吸わない

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)匂いは必ず消す
  • (2)必要であれば、うがい薬などを使用する


■出張のマナー 『急な出張でも対応できる出張セットをあらかじめ準備する』

まず、出張目的を出張先および上司に明確にしたうえ出張申請を行います。さらに、急な出張に備えて、旅行用品などの出張セットをあらかじめ準備します。出張が成功するかどうかは事前の準備が重要です。出張先に提示する資料の部数を確認するなど準備を綿密に行います。職場には出張で不在にしている旨を周知徹底し、必要であれば不在時の引継ぎを行います。また、出張を終えて帰社後は、出張先にお礼の電話などの事後フォローを欠かしてはいけません。
忘れてはいけないのは、空き時間を無駄に時間を過ごさず、PCで資料作成したり、業務に関する資料を読むなど、少しでも時間を有効に使うべきです。また、お得な切符などの情報を得て詳しくなり、出張経費をおさえられるようになれば一人前です。

【大前提】
(1)出張に際し出張先との打ち合わせなど無駄のないタイムスケジュールを組む
(2)事前に出張申請し、上司の承認を得る
(3)交通手段(・宿泊先)の手配なども済ませておく
(4)出張先では精力的に予定の仕事を済ませ、出張が伸びないようにする
(5)こまめに職場に連絡し、出張の状況を口頭報告するとともに、自分宛の連絡がないか
  確認する
(6)帰社後、出張報告書を提出し、出張費用を精算する


レベルごとにまとめると、次のようになります。


レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)なぜ出張が必要か明確にし、上司の承認を得る
  • (2)出張に必要な準備チェックリストを作成する
  • (3)出張先に提示する「資料の部数」を確認するなど準備を綿密に行う
  • (4)職場に出張で不在の旨を周知徹底し、不在時の引継ぎを行う
  • (5)出張を終えて帰社後は、出張先にお礼の電話やメールなどの事後フォローを行う

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)着替え、洗面用品などを「出張セット」としてあらかじめ準備しておく
  • (2)空き時間を無駄に過ごさない(PCなどでの資料作成、業務に関する資料を読む等)
  • (3)できるだけ安価な切符、宿を押さえる


■上司・先輩と同行する時のマナー 『うなずきと議事録に集中』

上司や先輩の顧客訪問にお願いして同行させていただく機会に気をつけなければならないことがあります。それは、「できる」ビジネスパーソンとして振舞うことで、先輩・上司を引き立てることです。
逆に、自分にわからない話をしているからといって、商談中に寝てしまったり、関心がない顔をしてはいけません。少しでも先輩・上司をアシストできるよう、うなずきやあいづちをうって話を盛り上げたり、先輩・上司の備忘録として詳細なメモをとります。

また訪問後には、先輩に「この訪問を起点に何を考えたか」「どう行動するのか」などを質問して、先輩の判断軸を自分のものにできるようにすべきです。
さらに、議事録をとり、訪問後の対応の手伝いができるようになればできた後輩といえます。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)こちらから先に上司・先輩に声をかけ、持参物の準備をする
  • (2)客先で話をしている途中で寝ない、話に関心がないという顔をしない
  • (3)うなずき、あいづちで上司・先輩をフォローする
  • (4)ノートとペンを持参し、詳細なメモをとる

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)議事録を作成し、12時間以内に提出する
  • (2)訪問後の対応を手伝う


■外出時の昼食のとり方 『 「次」の仕事を想像する時間にあてる』

よほど過密なスケジュールでない限り、外出時でも腰を落ち着かせられる場所で必ず昼食をとります。昼食をとることで、頭がリセットでき、午後からの業務に意欲的に臨めます。従って、あらかじめ昼食時間(30分~50分程度)を考え、一日のスケジュールを立てておくべきです。
なお、ビジネス中の昼食は、匂いがきついものやスーツを汚していまいそうなものは避けるべきです。

ビジネス上級者は、昼食時間に頭の整理を行っています。客先で話す内容をシミュレーションしたり、午前中にお客さまからいただいた宿題について考えたり、一歩先の仕事準備を昼食時間にしているものです。
充実した昼食時間のために、空いている店、料理が出るのが早い店をあらかじめおさえておきましょう。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)30~50分の時間内で食べる(昼食抜きは不可)
  • (2)昼食の時間を含めて一日のスケジュールを立てておく
  • (3)匂いの残る食事、油やソースの跳ねそうな食事は避ける

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)「次」の仕事の段取りを準備する時間にあてる
  • (2)空いている店、料理が出るのが早い店をおさえておく


■昼食のとり方 『特定の人とばかりランチに行かない』

昼食時に上司にランチに誘われたら、よほどのことがない限り、断らないようにしましょう。昼食時は、仕事中には話しにくい相談もでき、上司との距離感を縮めるチャンスなのです。
また、仕事が12時までに区切りがつかず、昼食開始時間が遅くなっても、午後の始業時間には必ず帰ってくるべきです。午後の業務時間に不在だと、業務に支障がでて、思わぬお叱りを受けることがあります。
そして、いつも決まった同僚とランチを一緒に行くことは控え、いろんな人と交流を持つ機会と考えて昼食時間を有効利用します。食事の内容についても、栄養バランスを考えるべきです。健康管理ができていないと思われます。また、時には上司・先輩を食事に誘ってみるのもいいでしょう。

レベルごとに言い換えますと、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)上司・先輩に誘われたらできる限りご一緒する
  • (2)午後の始業時には、必ず着席している

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)特定の人とばかりランチに行かない
  • (2)野菜・肉・炭水化物など栄養のバランスのとれた食事をする
  • (3)たまには上司・先輩の食事にお供させてもらう


■上司と外食に行く際のマナー 『ご馳走していただく場合も払う意志を見せる』

上司と一緒に外食する際、上司からの店のご提案があれば従い、「いいところ知ってるか?」と尋ねられれば、味がほどほどだとしても確実に待たずに入れる店を挙げます。上司の年齢が高ければ、こってりしたメニューは避けたほうが無難です。
また、料理を待つ間、気まずい沈黙を作らないよう、上司に軽い質問を投げかけます。とはいえ、会話に夢中になり、上司は食べ終わっているのに、自分は半分残っているという状況を避けるために、自分の食べるペースを上司に合わせます。
さらに上級者は、自分の話を、相手が話すきっかけと捉え、7:3の割合で上司の話す分量が多くなるように工夫します。
また、会計時に上司が払ってくださる場合も、いったん財布を手に持ち、払う意志を伝えます。「今日はいいよ」という言葉をいただいてから、「ご馳走様です」と感謝を伝えます。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)店は原則、上司の好みに合わせる
  • (2)午後の始業時には、必ず着席している
  • (3)料理が来るまでの間、沈黙を作らない
  • (4)上司と食べるペースを合わせる
  •  ◆会話例
     「このあたりは○○な店が多いですね。」
     「いつも、お昼はどのあたりのお店で召し上がっているのですか?」
     「(選んだメニュー名)はお好きなのですか?」→<私も大好きです>などと添えるとベスト

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)会話においては上司7に対して自分3くらいの分量で話す
  • (2)馳走していただく場合も払う意志を見せる


■化粧室でのマナー 『化粧室でも人目を気にする』

最近は、化粧直しも歯磨きも市民権を得ています。しているところを見られても、おそらく注意されることはないでしょう。しかし、化粧室といえども、就業中には違いありません。必要以上に気を抜かないように注意しましょう。
特に、他の会社の人が同じ化粧室を利用される場合などは、譲り合う気遣いも持ちましょう。また、化粧の内容もナチュラルメイクが基本です。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)歯磨きは昼食後、外出前のみ
  • (2)化粧直しは1日2回まで、3分以上かけない
  • (3)混んでいたら出直す

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)化粧室であっても歯磨き・化粧直しを人に見せない


■仕事の終え方 『常に手伝いを申し出る姿勢でいる』

新人・若手は、業務の区切りを自分で判断するのは難しいので、終業30分前になったら、一度上司に進捗報告や確認をします。
終業間際の忙しい時間帯に上司に確認依頼をするのも避けてください。確認後、修正が入る場合もあるので、終業時間30分前には上司に提出しておきます。
周りの方が仕事をしているようであれば、手伝いを申し出るのが基本です。ただし、引き受けた仕事で残業になりそうな場合は、「2時間ほどかかりそうですがよいでしょうか」など、所要時間の見積りを申告します。チームメンバー全員の仕事が終わるまで手伝えればそれは素晴らしいことですが、新人のうちはおうかがいいをたてるのが無難です。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)「仕事の区切り」は上司に確認する
  • (2)上司に確認が必要な書類などは終業時刻30分前には提出する
  • (3)途中の仕事は終業時刻30分前に一度経過を報告しておく
  • (4)周りが仕事をしていれば、手伝いを申し出る姿勢でいる
  • (5)残業になりそうな場合は作業時間見積りを申告する

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)チームメンバー全員の仕事が終わるまで手伝えれば立派です


■日報の書き方 『日報はエッセイにならないように書く』

日報は、一日の業務報告です。決まった書式がない場合、その日の業務と成果、それに対する課題、またそこから得られた気づきなどを書きます。あくまで報告なので、長すぎてはいけません。50字×3行程度にとどめましょう。
エッセイとは違い、自分の思いをつづるものではないので、関係者の方へのお礼や先輩・上司への要望などは書きません。また、日報に時間をかけすぎないようにしましょう。
さらに上級を目指すのであれば、所感に関しては、「今日大事だと思ったこと」を3つ程度書き、上司に今日の業務の内容を理解したことを示しましょう。内容に関してのフィードバックは必ずもらうべきですが、先輩・上司のお手すきの時間にお声をおがけします。

レベルごとに言い換えますと、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)本日の業務、成果、課題、所感を書く
  • (2)50字×3行程度が基本
  • (3)10分程度で簡潔に書く

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)所感の中で、「今日大事だと思ったこと」を3つ程度書く
  • (2)内容に関して就業時間外、先輩・上司にアドバイスをいただく


■退出の仕方 『アフター5を匂わせない』

自分の仕事が終わり、退社しようとする際は、まず直属の上司、所属部長クラスの上司に挨拶をしてからにします。忙しそうな時は、軽く「お先に失礼します」程度にします。その際気をつけなければならないことは、退社できる状態であっても、コートをきて荷物を持って「すぐに帰れます」という雰囲気で上司の所に伺わないということです。上司は終業時刻間際であっても忙しいので、気分を害されてしまいます。上司への挨拶が済んだら、準備をして周りの同僚に挨拶しながら退出します。 
さらに上級を目指すのであれば、アフター5をいっさい匂わせないようにするべきです。焦って退社したり、ソワソワした様子で退社すると、まだ就業中の方にとってはいい気持ちがしません。
基本は、会社内で「オフへの切り替え」はしてはいけないと思っておくべきです。定時に退出したい場合は、昼休みあたりから上司に相談しておくなどの気遣いも必要です。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)直属の上司に挨拶してから退出
  • (2)退社準備万端で上司の所に挨拶にいかない

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)アフター5を匂わせない
  • (2)オンオフの切り替えはしない(ずっとオン!)
  • (3)必ず定時退出したい場合は昼休みあたりから上司に相談しておく


■上司との付き合いかた【日常編】 『何気ない質問でも意図を考えて回答する』

忙しい業務の合間を縫って、積極的にコミュニケーションをとろうとしている上司に対して、ネガティブな態度をとるべきではありません。
ネガティブな発言をすると、上司をがっかりさせてしまい、「あいつは物事に後ろ向きだ」と思われます。さらに誠実な印象を与えたいのであれば、上司から何気ない質問を受けても上司の意図を考えて回答することです。上司はさまざまな質問で、新入社員の状況を確認しています。「週末はどう過ごしている?」という何気ない質問にも、「ちゃんと休めているだろうか?」「業務知識を増やすアンテナを張っているか?」などの意図があるかもしれません。
「プライベートのことまで聞かれるのか」とむっとしたり、逆に遊びに行ったことだけを話すのではなく、気を遣っていただいていることへのお礼を付け加えたり、プライベートでも仕事のことを考えていることを伝えると、いっそう上司の持つ印象が良くなります。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)ネガティブな発言をしない
  •  【NGワード】
      「あ、そうなんですか・・・・」
      「それはちょっと知らないです・・・」
      「あんまり興味がないんで・・・」

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)何気ない質問でも意図を考えて回答する
  •  【例】
      Q.「最近、週末はどういうふうに過ごしてる?」
      A.「ありがとうございます。充分に休んでおります」
        「たまった洗濯物を片付けつつ、テレアポの練習でぶつぶつとつぶやいています」


■同僚との付き合い方【日常編】 『いきなりプライベートに入り込みすぎない』

ある程度関係性ができるまで、コミュニケーション力によほど自信がない限り、結婚、出自、家族等のプライベートな話題に突っ込みすぎるのは避けましょう。「ご家族と一緒に住まわれているのですか?」くらいは大丈夫ですが、「ご主人はどちらにお勤めですか?」のような突っ込んだ内容まで初めから聞くのはNGです。
以上の事項は、相手の人柄、社内の雰囲気がわかってくれば、話題にしても良い場合があるので、しばらく様子を見ましょう。同僚との間でもプライベートなことを唐突に尋ねることは控えましょう。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)趣味・休日の過ごし方・食べ物の好き嫌いなど相手が答えやすい話題を提供する

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)配偶者の有無はいきなり聞かない
  • (2)出身地(国籍)はいきなり聞かない
  • (3)家族の話はいきなり聞かない
  • (4)宗教の話は聞かない
  • (5)相手から話題が出てくるのを待つ


■飲み会参加のマナー 『飲み会は仕事を円滑に進めるための種まき』

会社の飲み会は、仕事ではありませんが、「仕事を円滑に進めるための種まき」です。
少しでも自分の仕事をうまく進めたいならば、新人のうちは、飲み会は原則全て参加し、周囲とのコミュニケーション構築の場と考えます。1回の飲み会は30回のメールより濃密なコミュニケーションとなります。
会社の飲み会を断る時も、体調・家庭の事情などやむを得ない理由、残念な気持ちを必ず相手に伝え、少なくとも「いつも飲み会にこないイメージ」を周囲に持たれるのは避けなくてはいけません。
また、飲み会に先輩・上司の方々とご一緒した翌日は、必ず就業前に一人一人に「昨日はありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えるべきです。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • (1)会社全体、部署の飲み会は基本的に全て参加すべき姿勢でいる
  • (2)断る場合は、やむを得ない理由を伝え、残念さをアピールする
  • (3)2回連続して断らない

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)翌朝、始業前に参加した上司にお礼
  • (2)飲み会代金の支払い方を先輩に事前確認する


■飲み会の断り方とフォローの仕方

会社の飲み会は、参加すべきですが、やむを得ずお断りしなければならない場合があります。その時は、相手の気を悪くさせないように、「本当は行きたいけど、でも今日はどうしても難しい」という理由を、残念な気持ちをこめて伝えます。
それでもしつこく誘われた場合は、「今日は本当に無理なんです」とはっきり断るのも手です。 さらにレベルアップしたい方は、断ったあとのフォローを怠ってはいけません。翌日は、断ったお詫びとあわせて昨日の話を聞くなどして、「本当に行きたかった」旨を相手に伝えれば、悪い気はしないものです。

レベルごとにまとめると、次のようになります。

レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)

  • ●連日の飲み会を断りたいとき
  • (1)会社全体、部署の飲み会は基本的に参加するつもりの姿勢でいる
  •  「頭痛がひどいんです。」
     「風邪ぎみで、うつしてしまうと申し訳ないので・・・」

  • ●断る必要がある場合
  • (1)普段から習い事、資格試験の勉強などで、忙しいイメージを持ってもらう
  • (2)はっきりと「今日はどうしても難しい」と伝える

レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

  • (1)断った後、フォローの言葉をかける 「今度もぜひ誘ってください」
  • (2)翌日、お詫びとあわせて飲み会の話を聞く
  •  →「昨日どこのお店に行かれたんですか?」「何が美味しかったですか?」



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