【研修実施で困ること】研修の印象は受付で決まる！事務局がおさえるべき、研修開始前の受付時トラブルとその対策

組織で研修運営を担当されている方にとって、「受付」は軽視できない重要なプロセスです。

限られた人員や予算の中で、多数の受講者を対象とした研修を円滑に進めるには、事務局が受付段階でのトラブルを未然に防ぐことが求められます。本コラムでは、研修開始前の受付で起こりがちな問題と、その具体的な対策を整理します。

研修成功のカギを握る「受付対応」～受付時の混乱は９割防げる

参加者にとって「受付」は研修全体の印象を決める大切な場面です。忙しい時間をぬって、どうにか都合をつけてきたメンバーも少なくありません。

ここで小さな違和感を覚えると、せっかく企画したプログラムに不安や不満が募り、研修をスムーズに始められなくなることもあります。逆にしっかりとした準備で未然に混乱を防ぎ、受付から研修開始までスムーズに進行していれば、その後の研修への身の入り方も大きく変わります。

ここでは、受付でよく起こりがちなトラブルを防ぐために、事務局が知っておくべき研修開始前のトラブル例やその対策を整理します。

参加者名簿は最新情報を漏れなく反映できていないと意味がない

受講者名簿が最新化されていないと、受付側も受講者側も戸惑います。原因の多くは事務局と受講者の所属先、あるいは事務局内での情報共有の不備です。受講者本人や受講者の所属部署から欠席連絡を受けても、このことが名簿に反映されていないと、「対象者が来ない！」という事態になります。前日までに最新情報を必ず確認したうえで受講者一覧を紙で出力しておき、当日はその一覧を手書きで修正できるようにしておきましょう。

旧姓、異字体...細かな氏名表記のリクエストがあることも

名簿に記載する受講者氏名の表記にも注意が必要です。旧姓使用の希望、漢字の異体字、アルファベット表記の誤りなど、小さなことかもしれませんが、「自分の名前が違う」ことを良く思う方はそういません。もし望まない表記で名簿に記載されていたことがわかったら、その場で丁寧にお詫びします。

受講者名簿に名前が無くても焦らない～前向きな姿勢を受け止める？帰ってもらう？

申込みをしていない人や対象外の参加者が研修会場に来てしまうこともあります。

自身が参加すべき研修は理解しているが、日時を勘違いした
自身が参加すべき研修が何なのか分かっていないが、今日ここに来れば分かると言われて来た
自身が参加対象ではないと分かってはいるものの、部下が受講する内容に興味があったので来た　など

上記のような場合、その方を受け入れるかどうかの判断を決めておきます。都度その判断軸を事務局内で共有しましょう。やむなくお帰りいただくことになった場合には、納得できる理由もあわせて説明します。

会場に十分なスペースがあるので、対象外のどんな方が来ても追加を受け入れる
開催している全ての研修の受講者名簿に記載がない場合は、本人の上司に確認連絡をする
研修のねらいや効果に影響が出るので、今回については対象者以外の参加は誰であってもお断りする　など

長蛇の列は「ただの迷惑」。事務局の準備不足を印象づける

受講者数が多いにもかかわらず受付担当者が少なかったり、対応に手間取って時間がかかってしまうと、受付待ちの列が長く伸び、研修会場への誘導が遅れてしまいます。組織外の施設を研修会場として使用する場合、この受付の列が他の施設利用者の邪魔になり、研修を主催する組織や部門にクレームが寄せられることもあります。

名簿を五十音順や所属ごとに整理しておき、受付窓口を分け、受講者名を探しやすくする工夫も必要です。受付待ちの方が滞留しないよう、可能な限り短時間で処理を済ませましょう。受付時の案内事項（署名の仕方や資料の受領方法など）は、待ち時間に準備をさせるよう、声掛けをします。

案内は「初めてその場所に来た人」の視点で、大きな文字で端的に示す

受付場所や受講会場がわかりにくいと、参加者がそこにたどり着くまでに迷ってしまい、開始時刻に間に合わなくなることがあります。特に会場のある建物名が他と似ていたり、部屋が複雑に入り組んでいたりする場合は注意が必要です。施設の正面玄関やフロアごとに立看板や張り紙を設置し、文字だけでなく矢印でも動線を確定させておくと安心です。

受付で渡す資料・備品は多めに用意して、不足に備える

研修に使用する資料や名札が足りなくなるのも典型的なトラブルです。これが起きる要因として最も多いのは、印刷段階での必要数と当日の受講者数に差が生じ、それを把握できていなかったことです。そのほか想定外の飛び入り参加、受講者の上席者や聴講者が資料を持ち帰ってしまうことなどがあります。落丁・乱丁もあるかもしれません。こういった事態に備え、受講予定者数よりも多めに用意しておくと安心です。

明るい表情が受付事務を円滑にする秘訣

受講者の皆さんを元気に受け入れることはとても大事です。丁寧で気持ちのよい対応をすることで、「時間を作って来てよかったな、しっかりこの研修に臨もう」という意欲を高めます。声が小さい、何を言おうとしているのか聞き取りづらい、目を合わせようとしないなど、いわゆる接遇が悪い受付は、円滑なコミュニケーションを阻むだけでなく、受講者の気分も害してしまいます。受付時のあいさつや声掛けは、参加者の表情を読んで異変を察知するのにも役立ちます。

想像力を発揮して「こんなことも起きるかも」を洗い出す

例えば体調が悪いのに、指定された研修に参加しようとする受講者もいます。その場合、無理をさせず近くのソファや部屋でいったん休ませて様子を見たり、帰らせるなどの対応が必要となるかもしれません。体調不良者が出た際の対応フローの準備や救護室の確保についても、受付前に決めておきましょう。

参加者に「安心感」と「信頼感」を与える受付の心構え

研修の受付は単なる事務作業ではなく、参加者に安心と信頼をもたらす重要なプロセスです。名簿の最新化、わかりやすい案内表示、余裕を持った備品準備、そしてイレギュラー対応のルール化。これらを意識するだけで、当日の混乱は大幅に減らせます。スムーズな受付で、参加者は落ち着いて研修に臨むことができ、学びの効果も高まります。

しかし、実際には人員不足やノウハウの偏在から、事務局に大きな負担がかかるのも事実です。インソースでは、豊富な実績に基づく「研修業務委託サービス」をご提供しています。名簿管理や受付対応を含めた運営全般を安心してお任せいただくことで、事務局は研修の企画や効果測定といった本来の業務に専念できます。官公庁・自治体の皆さまの研修運営をより円滑にし、参加者の学びを最大化するために、ぜひご活用ください。