「もしも」に備える！緊急連絡先と従業員情報の整え方【WEBinsource人事管理】

社員の突然の体調不良や災害発生時...
そんなとき、「緊急連絡先、どこだっけ？」と過去のメールや紙のファイルをひっくり返して探した経験はありませんか？

人事部門や総務部門にとって、従業員の緊急連絡先や安否確認の情報は、いざというときに必要不可欠なもの。けれど、平時はつい「あるはず」「そのうち整理しよう」で後回しになってしまいがちです。

しかし「もしも」は、いつやってくるか分かりません。
緊急時に慌てず、正確な情報をもとに迅速な対応を行うためには、平常時からの情報整備と見える化が鍵になります。

紙やExcel管理の限界

従業員の連絡先や家族情報、災害時の帰宅手段などを紙の書類やExcelで管理している企業も少なくありません。
しかしこの方法では、以下のような課題が生まれがちです。

こうした状態では、対応のスピードと正確性が大きく損なわれます。
社員の安全確保という重要な局面でも、こうした「探す時間」や「迷う時間」は、できる限り削減したいものです。

WEBinsource人事管理で「見える情報」に

「WEBinsource人事管理」では、従業員ごとのプロフィールに緊急連絡先情報を登録・管理することができます。
住所・電話番号・家族情報・通勤経路・帰宅手段など、災害時や事故時の連絡・対応に必要な情報を一元的に記録。管理者は検索機能で該当者をすぐに絞り込むことができ、緊急時にも落ち着いて対応できます。
一括登録・更新もできるため、１件１件登録する手間はかかりません。

また、申請機能を通じて本人が直接情報を更新できるため、「連絡先が変わっていたのに、更新されていなかった」といった事態も防止できます。定期的なリマインド設定を活用すれば、情報の鮮度も維持しやすくなります。

誰が見られるかもコントロール

一方で、緊急連絡先などの個人情報は、適切な管理も求められます。
WEBinsource人事管理では、ユーザーごとに権限設定ができ、閲覧を制限することができます。

「必要なときに、必要な人だけがアクセスできる」体制を整えることで、安全性と利便性を両立できます。

「もしも」への備えが、日常の安心につながる

地震や豪雨などの自然災害、急な体調不良、家族からの緊急連絡――。
そうした"非日常"の瞬間こそ、企業の対応力と信頼性が問われます。

いざというときのために、社員一人ひとりの大切な情報を正確に、安心して管理できる仕組みを整えておくこと。
それは、社員の安全を守るだけでなく、平常時の「安心して働ける環境」づくりにもつながるのです。

WEBinsource人事管理とは～人事の「ほしい」が月々１万円台から

勤怠や従業員からの要望・依頼、定期的な面談記録など、様々な従業員データを統合管理できる人事管理システムです。従業員情報の管理や、届出提出機能、応対記録登録など、様々な機能があります。

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