偏りがちな人事の暗黙知...システム導入による情報共有改革で、記憶に頼らない人事へ【WEBinsource人事管理】

人事部門の仕事は、ひとことで言えば「人にまつわるあらゆる情報と対応を、正しく管理し、運用すること」です。

しかし、実際にはこんな声も聞こえてきます。

属人化しがちな人事の暗黙知は、そのまま放置すると、対応漏れや信頼の喪失につながるリスクがあります。

「慣れた人」に頼ることで、その人に紐づいてしまう人事業務

業務に慣れた担当者がいれば、一見スムーズに回っているように見える人事業務。でもその裏では、属人化・情報の分散・記録のあいまいさといった課題が静かに積み上がっています。

特に人事は、「定期的に発生する業務」だけでなく、

• ・試用期間中の面談対応

• ・育休復帰前の面談・調整

• ・中途入社社員への1か月後・3か月後フォロー

• ・離職者の引継ぎや最終出社日の調整

など、「その人に応じて個別に発生する業務」が非常に多い領域です。

しかもそれらは、ちょっとした言葉のニュアンスや個別の背景が関係することも多く、メモや記録が残っていないと、正しく引き継ぐのが難しいという性質を持っています。

あの人しか知らない「暗黙知」、放置すると対応漏れや信頼の喪失に

人に関する記録で意外と抜けがちなのが、「形式には残らない、けれど大切なこと」です。

例えば、以下のようなものです。

• ・面談で語った本人の希望や不安

• ・育休者からのメールの内容

• ・体調を崩しがちな社員への社内配慮のやりとり

• ・トラブル対応時の経緯や関係部署との連絡履歴

こうした「ちょっとしたこと」の積み重ねが、対応の一貫性や信頼関係に直結します。これらが各担当者のメールボックスや記憶の中だけにとどまっていると、情報の引き継ぎが困難になり、結果としてミスや対応遅れ、信頼の損失につながりかねません。

人事管理システムの導入で、暗黙知を属人化しないナレッジに

人事管理システム「WEBinsource人事管理」なら、従業員一人ひとりにひもづいた対応履歴・タスク・個別メモをセキュアに一元管理できます。

具体的には、

• ・育休復帰者への対応記録や「希望勤務時間のヒアリング内容」

• ・面談時に聞いたキャリア希望や注意すべき健康面の配慮

• ・離職者からの最終連絡や、上司とのやり取り履歴

などを、担当者が見える形で簡単に記録・共有できます。

加えて、期限付きのタスクとしてToDo登録することもできます。

• 「誰が、いつ、何を対応するか」

• 「対応の背景やポイントは何だったか」

といった情報も含めてチーム内で可視化され、業務の引き継ぎ・漏れ防止に役立ちます。

さらに、組織改編や異動履歴も過去の日付で検索可能なため、

• 「あのとき、この人は誰の下にいたか？」

• 「どのタイミングでどんな役職変更があったか？」

もすぐに確認でき、記録の価値が時間を超えて生きるようになります。

「記憶に頼らない人事部」をつくる仕組み

これからの人事部に求められるのは、「人を大切にする」対応を、誰が担当しても、同じように行える体制づくりです。

そのためには、一人ひとりの経験や情報を「見える形で残し、自然に共有できる」しくみが必要です。

「こんなことがあった」「この人には、こう伝えるとうまくいった」そんな日々のメモや応対の記録が、次の人を助けるヒントになります。人事の中で蓄積されていく小さな知見を、チームの知恵として活かしていくこと。それが、より丁寧な、そして継続性のある人事業務へとつながっていきます。

「記憶に頼らない」「誰かがいなくても安心できる」そんな人事のあり方を、WEBinsource人事管理から始めませんか？

WEBinsource人事管理とは～人事の「ほしい」が月々１万円台から

勤怠や従業員からの要望・依頼、定期的な面談記録など、様々な従業員データを統合管理できる人事管理システムです。従業員情報の管理や、届出提出機能、応対記録登録など、様々な機能があります。

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