スタンプラリーはもううんざり！届出申請のシステム化で、押印不要に【WEBinsource人事管理】

社内を何度も行き来して、上司や他部署の承認を一つひとつもらっていく...
そんな「社内スタンプラリー」、まだ続けていませんか？

たとえば、こんなご経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

• ・申請書が誰のところで止まっているか分からない

• ・確認済かどうかが見た目で判断できず、何度も催促する羽目に

• ・他部署に承認をもらうため、物理的に書類を持ち運ぶ必要がある

これらはいずれも、「紙とハンコ」を前提にした運用だからこそ起こる問題です。
もちろん、ハンコが悪いわけではありません。しかし、情報がオンラインでやりとりできる時代に、申請や承認のプロセスだけがアナログなままでは、スムーズな意思決定を妨げてしまう可能性があります。

「承認プロセス」の透明化が業務をラクにする

社内申請の流れがシステム上に可視化されていれば、いまどの段階か、誰が対応すべきかがすぐに分かります。

「WEBinsource人事管理」では、届出や申請ごとに、申請者・承認者・処理状況を一覧で把握できるため、申請がどこで止まっているのかを関係者全員がリアルタイムに確認できます。

「確認済かどうか分からず、念のため催促」や「誰に回せばいいか分からず書類が滞る」といった状況も、これで解消。承認者が不在のときでも、代理対応ができる設定や、処理の履歴が残る仕組みによって、抜け漏れや行き違いのリスクを抑えることができます。

申請・届出の「テンプレート化」でミスとストレスを減らす

「WEBinsource人事管理」では、よくある申請・届出内容をテンプレートとして登録することができます。

• ・住所変更届

• ・緊急連絡先の変更

• ・扶養情報の更新

• ・兼業申請

• ・育児休業や時短勤務の申請　など

あらかじめ必要な入力項目を用意しておけば、申請者は選択・入力するだけ。上司や人事担当者は内容を確認・承認するだけなので、やりとりもスムーズです。

従来のように「申請フォーマットがどこにあるか分からない」「必要項目に抜けがあった」ということも減り、やり直しや二度手間も少なくなります。

届出の記録を従業員に紐づけて「見える形」で残す

各申請は、従業員ごとのプロフィール情報とひもづけて記録されるため、履歴として残すことができます。「どんな申請を、いつ提出し、誰が承認したか」というプロセスが明確に残るため、後から見返す際にも便利です。

また、定期的な処理が必要な届出については、ToDo機能や期限付きタスク機能を併用することで、抜け漏れ防止にも役立ちます。

小さな申請が、働きやすさをつくる

ちょっとした住所変更や扶養情報の更新など、日常的な申請対応も、積み重なれば人事部門や承認者の負担に。
一方で、社員にとっても「手続きが煩雑でやりにくい」と感じる体験は、企業への信頼を左右する要因にもなり得ます。

だからこそ、必要なときに、必要な手続きを、すばやく正確に進められる仕組みが重要です。
紙の申請書に印鑑を押して回る...そんなアナログなスタンプラリーを卒業し、申請業務のスピードと正確性を高めることは、現場のストレスを減らすだけでなく、組織全体の安心感と生産性を支える土台にもなります。

「人が動く」仕組みから、「情報が流れる」仕組みへ。
小さな申請のひとつひとつを、働きやすさにつなげていきませんか？

WEBinsource人事管理とは～人事の「ほしい」が月々１万円台から

勤怠や従業員からの要望・依頼、定期的な面談記録など、様々な従業員データを統合管理できる人事管理システムです。従業員情報の管理や、届出提出機能、応対記録登録など、様々な機能があります。

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