できる人のGoogle Workspace活用術！今すぐ使える実践テクニック

最近、社内でGoogle Workspaceを導入する企業が増えてきました。

しかしその一方で、「正直よくわからない」「毎回誰かに聞きながら使っている」という声も少なくありません。

ツール自体はとても便利ですが、いきなりすべてを使いこなすのは簡単ではありません。特にExcelやOutlookなど、Office系ツールに慣れている方ほど、細かな違いに戸惑いやすいのではないでしょうか。

Google Workspaceの使い方、こんな戸惑いありませんか？

Google Workspaceを導入したばかりの職場ではこんな戸惑いの声をよく耳にします。

Excelとの違いに戸惑う...Googleスプレッドシートで混乱

「Excelと同じでしょ？」と思って使い始めたGoogleスプレッドシート。しかし、いざ使ってみると、関数の入力方法や共有の仕方が少し違うといった違和感が。「あれ？これで合っているのかな」と不安を感じてしまう。似ているようで細かく異なる操作感に、初心者が戸惑ってしまうのはごく自然なことです。

Outlookと同じ感覚で...Googleカレンダーの落とし穴

いつも通りOutlookと同じ感覚で予定を入れておけば大丈夫。そんな風にGoogleカレンダーを使い始めたものの、「そんな予定、聞いていない」と言われてびっくりした経験、ありませんか。

自分のカレンダーにだけ予定が入っていたり、通知設定がオフのままだったり。入力しただけで安心してしまいがちですが、きちんと確認しないと、予定が伝わらないこともあります。

Googleドライブに保存したはずなのに...ファイルが見つからない

OneDriveと同じ感覚で、保存したつもりだったのに、Googleドライブのどこにも見当たらない。そんなドライブ迷子になった経験はありませんか？　探しても見つからず、結局同じファイルを何度も作り直すことになってしまったという声もよく聞きます。このようなちょっとした困りごとは、基本を知っているだけで解決できることがほとんどです。

使いこなすより慣れることが大切

Google Workspaceのすべての機能を、最初から完璧に覚える必要はありません。まずは基本的なことを押さえて、できることから少しずつ使っていけば、それだけで業務はずいぶんとスムーズになります。

ファイルはドライブに保存しておけば、外出先からでもすぐに開けます
ドキュメントやスプレッドシートは、複数人で同時に編集できます
カレンダーで予定を共有すれば、スマートに会議の調整が可能です

「知らないから不安」「慣れていないから難しく感じる」これは誰でも最初は通る道です。基本操作を少しずつ覚えていけば、「こんなに簡単だったんだ」と感じられる場面が、きっと増えていきます。基本操作に慣れてきたら、よく使う機能から一歩進んだテクニックを使って業務効率化を進めていきましょう。

Google スプレッドシートですぐに使えるテクニック

スプレッドシートは複数人で同時編集できる一方、他の人がフィルタや並べ替えを変更すると全員の表示が変わってしまい、作業が中断されることがあります。

フィルタ表示（フィルタビュー）を使えば、自分専用の絞り込み表示を作成できるため、他の編集者に影響を与えずに必要な情報だけ確認、更新ができるようになります。

フィルタ表示の作り方

メニューから「データ」→「フィルタ表示を作成」を選択。画面上部に「一時的なフィルタ」が表示されます。
フィルタ範囲や条件を確認、設定します。
設定が完了したら、フィルタ表示のタイトル欄をわかりやすい名前に変更して保存します。
保存したフィルタ表示はメニューから呼び出せます。終了する場合はフィルタ表示を閉じれば元の表示に戻ります。

実際の使い方

よく使うフィルタ表示が有効の状態でブラウザのブックマークに登録し、ワンクリックで開けるようにします。自分の担当案件だけが表示される状態で、必要な行だけ見ながら編集できます（書き込んだ内容は全体へ反映されます）。
朝のルーティンや会議用のフィルタ表示を用意しておくと、誰でもすぐに同じ表示へ切り替えられます。
フィルタ表示の命名ルール（例：氏名_用途など）を統一すると、チーム全体での管理がしやすくなります。

進捗表での実務運用

共有の進捗表を運用する際は、各メンバーは自分用のフィルタ表示を作り、その状態でブックマークに登録しておくと便利です。

例えば、各メンバーが「担当○○_自分用」といったフィルタ表示を作成し毎日それを開いて担当行だけ更新します。これにより、複数人で同時編集しても、画面表示は各自のフィルタに固定され、作業がぶつかりにくく、更新の抜け漏れや誤操作を減らせます。なお、フィルタ表示で非表示になっていても実際には編集可能なので、見えている範囲だけを使って確実に更新できます。