2021/03/03

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オンラインウェビナー運営支援の事例

顧客概要

業種業界
IT系
組織規模
約500名

背景・課題

  • シンポジウムをオンラインで初めて実施したい、公募制のイベントのため応募の管理を含め全般の業務をお願いしたい
  • 取引先の代表者が登壇されるイベントのためトラブルが発生しないよう進行を行う必要がある
  • 対面でのイベント実施よりもオンライン化に伴い参加人数が2,500名以上など大幅に増える可能性がある

ご提案内容

オンラインウェビナー運営支援

煩雑なオンラインイベントの運営を「一手にお引き受け」

自社システムのオープンセミナー機能を用いご支援、オンライン環境に関しては自社開催では環境整備に時間がかかりそうだったため、実績のある会場のリサーチを行った。そして参加者が2,500名を越えてもオンラインイベントの実施ができるようツールを選定、同時に通信環境、音響や映像機材も考慮して会場選定を行い、開催にむけてトータルサポートをした。

実施施策

Step1オンラインツールの選定(複数社比較検討)

WebexMeeting、Zoom(ミーティング)、ZoomWebinarの中からコストおよび機能を比較検討の上ツールの選定を行った。①導入コストの優位性、②ツールの操作性③参加者への強制権限が必要。今回、大規模オンラインイベントのため登壇者から一方向で参加者に音声を届ける必要があり、参加者からは音声や映像での参加が出来ない(運営側の強制力が必須)ツールであることが条件。①②③を総合的に判断して最終的に、ZoomWebinarで実施することになった。

Step2スケジュール管理(WBSを活用したプロジェクトマネジメント)

参加規模が大きかったため主催者(担当10名)、登壇者(パネリスト名)、会場担当者、音響機材担当者、司会、当社担当(オペレーター、問い合わせ担当、連携部署担当)と関係者が多かったため、WBSを作成。当社側でタスクごとに締切を設けプロジェクトマネジメントを厳格に行った。

Step3ZoomWebinar接続マニュアルの作成(参加者および登壇者)

参加社数および参加者が多いイベントのため、ITリテラシーのレベル差が想定された。はじめてツールを使うレベルまで難易度を下げ、わかり易さ、見やすさを重視し、接続マニュアルを見ながらステップ・バイ・ステップで、オンライン参加が出来るような接続マニュアルを作成(参加者および登壇者)を行った。資料の効果が影響し、当日の接続に関する問合わせは想定の5分の1で済んだ。

Step4事前リハーサル(①2週間前のリハーサルおよび②当日リハーサル)

ZoomWebinarでポイントとなるのは司会者や登壇者との綿密なリハーサル。ZoomWebinarにログインが正しくできるか。声を出して話せるか、パワーポイントなど投影資料を正しく選んでが画面共有ができるかをリハーサルで正しく出来るまで徹底的にレクチャー。実際のオンラインイベントでは進行が遅れることもあるため、段取り変更や時間変更など事務局からのチャットの見方や事務局へのチャットの仕方も覚えていただきます。
※参加者は、接続マニュアル資料でログインして視聴するだけ(発言や顔出しはない)なので、参加型のセミナーに比べITリテラシーが低くても問題にはなりません

Step5セミナー管理システムでの募集管理と事務代行(Leaf)

大規模イベントの場合、視聴定員数(上限)を気にしながら参加者が少なければ参加者を増やすためのリマインドメールを送るなどスケジュールを確認しながら細めな対応をとる必要があります。Leafのオープンセミナー機能を使い上限定員数を確認しながらデイリーで申込状況の管理を行います。

※Zoomの名称およびロゴは、Zoom Video Communications, Inc.の米国および日本を含むその他の国における商標または登録商標です
※Webexの名称およびロゴは、Cisco Systems, Inc. およびその関連会社の米国および日本を含むその他の国における登録商標または商標です

お客さまの声

  • 昨年は、電車に乗ってイベントに参加しましたがこのコロナの状況で自宅で参加できたのはありがたかったです。昨年と変わらずサービスに関して情報収集が出来ました。
  • サービスの最新状況や優位性など、ホームページからは読み取ることが難しい情報を聞くことができたので非常に有意義でした。
  • サービスを活用されている企業のプレゼンテーションが非常に分かり易く、今後サービスを検討する上で広がりを感じる内容だったので、良かったです。
  • 企業と利用者側の説明内容が具体的でわかりやすかった。

成果・今後の取り組み

  • 今回、主催者がオンラインイベントが初めてで、重要な取引先の代表者が登壇するイベントでした。担当も10名がかりで次から次にさまざまな要望(リクエスト)が出てきて、当社側も大いに勉強させてもらいました。良い意味でサービス提供の幅が広がりました。クライアントが民間企業なので、自治体と異なり仕様書がありません。案件が決まった段階で、当社として出来ること出来ないことなど、ご発注時に当社側から提示する必要性を感じました。提案書の延長としての案件仕様書を作成し、業務を承わるイメージです。オンラインイベントの実施が成功ではなく、イベントの前後の工程まで、関係者が全員納得(満足)のいく業務となるよう今後の案件につなげていきます。(オンライン事業部担当H)

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