2021/08/13

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セミナー運営代行 (事務代行)サービスの導入事例①

顧客概要

業種業界
情報・通信
組織規模
120名

背景・課題

  • 研修をオンライン化するにあたって、増加する事務局担当の負荷を高めることなく、受講対象者に対しても不安なく進める方法を模索していた。特に、公募による研修であることや、複数日程の開催日から受講希望日を選択してもらうことなど、取りまとめの面で、効率良く確実に進められる運用方法を探していた。
  • 開催に際し、グループワークは必須にしたいものの、WEB会議システムの操作面で不安がありサポートを求めていた。また、実施にあたりテキストの送付方法をネットプリントで対応できないか模索していた。

ご提案内容

セミナー運営代行 (事務代行)サービス

オンラインセミナー等の運営業務を一手に引き受ける

オンラインへの切り替えに伴い今まで無かった煩雑な業務を一手に引き受け、申込受付、各種告知、受講管理、アンケート送付等の事務作業を一貫して対応した。

実施施策

Step1オンライン化できる研修の提案と運営事務の確認

①オンライン化出来る研修ラインナップの紹介と教育方針のヒアリングを実施
②実施する研修を下に、例年実施している事務運営の代行範囲を整理およびご提案

Step2研修申込みにあたるフォームの提供

①複数回の研修実施日を決定の上、専用の申込用URLを作成
②そのURLや申込方法、受講方法を記載した説明資料を作成の上、先方へ共有

Step3申込人数の集計および受講確定通知のご案内

①申込状況(申込者数当)を先方担当者さまと共有しながら、各回の参加人数を適正人数になるように調整
②受講決定についての案内を、当日参加情報(全体用URLとグループワーク用のURLや、研修資料を各自最寄りのコンビニで印刷できる予約番号等)をあわせて通知

Step4当日研修を補佐するオペレーターの派遣

■研修当日に、オンラインセミナーの進行を補佐するオペレーターと配信会場をご用意
(1)開始前のアナウンス資料投影
(2)開始時の諸注意や進行を紹介
(3)セミナー実施前の出欠確認の実施

成果・今後の取り組み

  • 受講希望者の抽出、希望受講日の管理が容易となり、事務局負担は大きく削減
  • 各回ごとに複数(申込完了、受講決定、直前のリマインド)通知する案内業務量が激減

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