【全社員向け】生成AI時代の業務標準化講座～マニュアル・FAQ・引き継ぎを整え、属人化を防ぐ

【全社員向け】生成AI時代の業務標準化講座～マニュアル・FAQ・引き継ぎを整え、属人化を防ぐ

AIを活用して、属人化しない仕事の仕組みをつくる

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  • 全階層

対象者

・業務の属人化を防ぎ、引き継ぎしやすい体制を整えたい方

・マニュアルやFAQを整備したいが、どこから手をつけるべきか悩んでいる方

・生成AIを活用して、業務改善を前向きに進めたい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 業務が特定の担当者に依存しており、引き継ぎが不安だ
  • マニュアルを整備したいが、作成や更新に時間がかかっている
  • 生成AIを使って、標準化を効率よく進めたい

研修内容・特徴OUTLINE・FEATURE

本動画では、業務の属人化を防ぐために必要な「標準化」の考え方と進め方を解説します。単なるマニュアル作成にとどまらず、FAQ整備や引き継ぎ情報の整理までを含め、現場で使われる仕組みづくりを学べる構成です。生成AIを使って、業務手順やよくある問い合わせを効率よく整理する方法も取り上げており、全社員で再現性のある仕事の進め方を整えたい企業に適した内容です。

到達目標GOAL

  • ①業務標準化が必要な理由を理解できる
  • ②マニュアル・FAQ・引き継ぎ情報の整理方法を学べる
  • ③生成AIを活用して標準化のたたき台を作れるようになる
  • ④現場で運用できる標準化の進め方を理解できる

登壇講師TRAINER

勝原 潤 | Jun Katsuhara（株式会社ウィニングフィールド）

登壇講師

元外資系広告代理店のデジタルマーケティング部にて、グローバルIT企業の広告運用チーム在籍。2014年以降、Webマーケティング支援やWeb広告運用代行、Webコンサルティング事業、講座を行う会社を経営。自由な社風で社員個人の意見を尊重する『コミュニティーカンパニー』を提唱。

東京ビックサイト、インテックス大阪で行われる大規模カンファレンスの集客・宣伝コースにてセミナー登壇経験および通算250回以上のWebマーケティング関連のビジネス研修、セミナー登壇実績あり。

前職から現在に至るまでのBtoB、BtoCの企業への支援実績は800社以上、上場企業の新規事業の立ち上げ支援やオンラインの販促におけるコンサルティング実績多数。クライアントのビジネスモデルや顧客の理解からマーケティングの導線設計、LTV設計からROAS最大化を追求し、国内向け、海外向けなど幅広くマーケティング支援を行い現在も様々な上場企業の支援を行っている。

収録内容DETAIL

研修プログラム
内容
  • １．属人化が生まれる構造を理解する
    （１）属人化の3層構造
    （２）属人化を生む2つの心理的・時間的障壁
    （３）暗黙知と形式知の違いと、変換が難しい理由
  • ２．標準化の全体像を把握する
    （１）標準化ドキュメントの3分類
    （２）マニュアル・FAQ・引き継ぎ資料の使い分け基準
    （３）よくある混同パターンと非効率
    （４）3文書の連携が組織力を高める理由
  • ３．マニュアルが機能しない理由を知る
    （１）マニュアルが使われない3つの理由
    （２）「手順を書く」と「マニュアルを作る」の違い
    （３）機能するマニュアルの4要素
    （４）Before／Afterで見る、手順書とマニュアルの違い
  • ４．FAQを組織の集合知に変える
    （１）FAQの本来の役割と価値
    （２）FAQを集める3つの起点
    （３）よいFAQエントリの基本構造
    （４）FAQを組織資産に変える運用設計
  • ５．引き継ぎ資料設計の基本を学ぶ
    （１）引き継ぎ失敗の典型パターン
    （２）引き継ぎ資料に必要な5層構造
    （３）引き継ぎ資料における「暗黙の前提」の引き出し方
    （４）引き継ぎ期間の設計と資料の継続更新
  • ６．生成AIを標準化に活かす視点を持つ
    （１）生成AIとは何か
    （２）生成AIの得意なこと・苦手なこと
    （３）口頭説明をマニュアルに変換する流れ
    （４）AIと正しく協働するための基本姿勢
  • ７．プロンプト設計の実践を学ぶ
    （１）マニュアル作成の基本ワークフロー
    （２）効果的なプロンプトの4要素
    （３）実例で学ぶプロンプト2つのパターン
    （４）AI生成文書のレビューポイント
    （５）生成AIによる文書化を習慣化する方法
  • ８．FAQ・引き継ぎ資料へのAI活用を考える
    （１）FAQ整備へのAI活用
    （２）引き継ぎ資料へのAI活用
    （３）AI活用時に押さえるべきセキュリティ原則
    （４）チームでAIを活用する際のポイント
  • ９．標準化を阻む壁を乗り越える
    （１）現場から聞こえる3つの声
    （２）「時間がない」への向き合い方
    （３）「価値が下がる」「誰がやるのか」への向き合い方
  • １０．個人知識を組織の資産に変える
    （１）ナレッジマネジメントの本質
    （２）SECIモデルを職場に当てはめて考える
    （３）日常の中でナレッジを記録する仕組み
    （４）振り返りミーティングをナレッジ収集の場にする
  • １１．職位別の実践ステップを考える
    （１）新入社員・若手社員のファーストステップ
    （２）中堅社員の30分マニュアル化チャレンジ
    （３）リーダー・管理職の推進アクション
    （４）「知っている人」依存から「誰でも参照できる状態」へ
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