若手の「自己流Excel」無くしませんか？～正しい操作と効率的な活用法で、業務効率化の好循環をつくる

新入社員の配属が決まり、オフィスが活気づくこの季節。これまで教わる側だった若手社員も、いよいよ「教える側」へとステップアップする時期です。

そこで改めて見直したいのが、日々の業務に欠かせない「Excelスキル」。実はこのExcel、毎日使っているからこそ「独学」や「自己流」のまま突き進んでしまっている若手社員が少なくありません。

あなたの周りにも、こんな若手はいませんか？

「後輩に教えようとしたら、自分も仕組みをよく理解していなかった」
「計算式が複雑すぎて、作った本人しか修正できないファイルを作っている」
「ショートカットキーを知らず、マウス操作ばかりで作業に時間がかかっている」

こうした「小さな非効率」の積み重ねは、年次が上がるほど修正が難しくなります。さらなる問題は、その自己流スキルをそのまま後輩に教えてしまうことです。若手がやりがちな「自己流Excel」には、周囲を巻き込む２種類の恐ろしい「ムダ」が潜んでいます。

１．後輩に「ムダな努力」を教えている～コピペ職人とマウスの達人

１つ目は、知識不足による「手作業の継承」です。関数を使えば一瞬で終わる作業を、ひたすらコピー＆ペーストで乗り切る。ショートカットキーを知らず、マウス操作だけで何時間も画面と格闘する......。

実務が多忙になるあまり、「とりあえず今のやり方で」を繰り返した結果、付加価値のない手作業に莫大な時間を奪われている状態です。これでは、後輩にも「時間をかけて力技で終わらせる」というムダな努力を教えることになってしまいます。

２．後輩に「ムダなスキル」を教えている～解読不能なブラックボックス

２つ目は、周囲への配慮を欠いた「属人化スキルの押し付け」です。どれだけ些細なファイルでも、チームの成果に直結する以上、誰もが内容を理解しメンテナンスできる状態にしておくのが鉄則となります。

しかし、自分にしかわからない謎の数式やマクロを組み込んだ「自分流Excel」を作る人がいると、「あの人が休むと仕事が回らない」という事態に陥ります。個人のスキルをひけらかすのではなく、まずは「チームにとって使いやすいファイルの作り方」という共通言語を学ぶ必要があります。

脱・自己流！「正しいお手本」になるために

昨今では、Excelの知識不足を生成ＡＩで賢く補う組織も増えてきました。しかし、生成ＡＩを使いこなすためにも、また後輩へ適切な指示を出すためにも、ベースとなる基礎スキルは欠かせません。

ショートカットキーの徹底と基本操作の習得

まずはよく使う操作からショートカットに置き換えることが近道です。セルの移動や選択、行の挿入などの繰り返し作業を減らすだけで、作業時間は大幅に短縮されます。組織の共通言語として、関数の基本を習得することも重要です。基礎が揃っていれば、教える側も教わる側も迷いません。結果として、自己流の再生産を防ぐことができます。