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新入社員はなぜビジネス文書でつまずくのか？リアルな声から見えた、文書の「型」を教える重要性
新人研修というと、社会人マナーや会社理解などに注目が集まりがちですが、配属後に多くの新入社員が苦戦しているテーマがあります。それが、ビジネス文書です。
今回、インソースの新入社員に「最も印象に残った研修テキスト」のアンケートを実施したところ、複数名の社員が「ビジネス文書」を挙げました。特に興味深かったのは、文章の難しさよりも、「どう考えればよいかわからなかった」という悩みが多かったことです。実際のコメントから、現代の若手社員が何に悩み、何を学ぶべきなのかを探ります。
メールは正解が見えない？新入社員が求める「型」
「ビジネスマナーは先輩の姿を見て、多くの機会で学びを得られるが、メールは自分で正解を考え抜く必要があるため、ある程度の型を学べることは非常に役に立つと考えます」
ある新入社員のこのコメントは、今の新人が抱えるリアルな感覚を非常によく表しています。
ビジネスマナーと異なり先輩を見て学べない
電話応対や対面でのコミュニケーションであれば、先輩の背中を見て学ぶことができます。しかし、メールなどのビジネス文書は、ひとりで画面に向かって書く時間が発生します。件名はこれでよいのか、どこまで簡潔にすべきか、誰をCCに入れるべきかなど、新人は見えない正解を探しながら仕事を進めています。
必要なのは文章力ではなく判断基準
新人がメール１通を作成するのに時間がかかってしまうのは、純粋な文章力ではなく判断基準がないからです。ここで重要なのは、まずはこの型で考えればよいという土台を渡すことです。型という判断基準があるだけで、心理的負荷は大きく下がり、スムーズな成長につながります。
わかったつもりを防ぐ！アウトプットと他者視点の重要性
「本テキストは、別冊子で演習問題集があり、学んだことをアウトプットして『わかったつもり』にせず、自分の言葉で説明できるようになるまでをモットーとしたテキスト構成になっていると感じました」
別の新入社員からは、構成に関するこのようなコメントが寄せられました。
ビジネス文書は知識というよりも「運動」に近い
結論から書くという原則を知っていても、実際に何を結論とするか、どこまで先に書くべきかを考え始めると、難易度は一気に上がります。文章を作成する行為は、知識というよりも、ある意味で「運動」に近い性質を持っています。実際に自分の頭で考え、手を動かして書いてみないと、自身の癖や弱点には気づけません。
業務標準化への第一歩！文書の型がもたらす組織的メリット
「文書の型は業務の標準化の機能をもっており、目的ごとに適切に運用することで後工程の方が楽になるということは特に大切な知見だと感じました」
新入社員の感想に、業務標準化という言葉が出てくるのは非常に興味深い点です。
ルールが曖昧なことによるコミュニケーションコストの増加
報告書の形式が統一されていない、件名のルールが定まっていないといった状況では、受け手側で内容を確認する手間が増加します。これは共有事項なのか、誰にどのような対応を求めているのかが曖昧な文書は、組織内に確認作業という余計なコストを生み出します。
文書教育は国語力ではなく業務設計である
目的ごとに文書の型を適切に運用すれば、後工程の担当者が情報を処理しやすくなります。ビジネス文書の教育は、単なるマナーや国語力の向上ではなく、業務設計そのものです。新入社員の段階からこの視点を持たせることは、組織全体の生産性向上につながります。
まとめ～リアルな声から見えた、仕事を前に進めるための文書教育
新入社員のリアルなコメントから見えてきたのは、彼らは能力が不足しているから迷っているのではなく、正解がわからずに迷っているという事実です。抽象的に指導するのではなく、まずはこの順番で考えれば伝わるという思考の足場を提供することが、解決への近道です。ビジネス文書の型を習得することは、個人の迷いをなくすだけでなく、組織全体の業務標準化にもつながります。
インソースのテキスト販売サービス
公開講座で実施している人気研修のテキストをフルカラー・くるみ製本印刷で納品するサービスです。
年間４万回超の研修を実施する中で磨き抜かれたテキストで、高クオリティな研修内製化、講師による研修のバラツキ抑制などに資することが可能です。また、実施の現場で発生する課題に寄り添った事例やワークを掲載しており、研修時のみならず実務でも活用できます。
セットでおすすめの研修・サービス
（新入社員・新社会人向け）ビジネス文書研修
学生のレポートとは異なるビジネスシーンでの文書について、「伝えたいことがひと目で分かる」簡潔かつ明瞭な文書作成のノウハウを学びます。また、社内文書と社外文書の基本的な文書構成の違いを理解し、具体的な文例を用いて、用途や構成・作成時のポイントを習得します。論理的思考能力向上のトレーニングになる要約の演習から、本研修の受講報告書を作成いただく演習など、多数演習をご用意しております。テキストと演習問題が別冊構成なので、研修後も自分の参考書として活用いただけます。
ビジネス文書研修～一生ものの書く技術
本研修では、読み手を意識することを大前提としたうえで、相手にわかりやすい文書作成の方法を学んでいただきます。
＜研修のポイント＞
- 文書の基本的な構成ルール～主語・述語や一文あたりの文字数について
- 伝えたいことを簡潔にまとめる力～情報の取捨選択による要約
- 相手が欲しい情報を考える力～キーワードや数字を記載する
- 社外文書の基本的な型～ＦＡＸ送付状・書類送付状・案内状・お祝い状・お詫び状・お礼状・依頼状
ＡＩ時代の構文リテラシー向上研修～アレクサンドラ・アミラーゼ構文で考える（半日間）
「アレクサンドラ構文」と「アミラーゼ構文」という２つをキーワードに、文章を成り立たせる構造的な論理を学ぶ研修です。生成ＡＩによる出力結果やビジネス文書の実例をもとにしたワークで、伝わりやすさや一貫性を左右する要素を理解します。ワークを通じて文章の論理展開のポイントをおさえ、ＡＩ時代に必要なリテラシーを実践的に鍛えます。
