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「WEBinsource」でインソースの公開講座に申し込む基本ステップ（研修管理者・人事担当者向け）
研修管理者や人事担当者にとって、従業員への研修機会提供は重要な業務の一つです。株式会社インソースが提供する法人専用会員システム「WEBinsource」を活用することで、公開講座をはじめとする様々なサービスへのお申し込み手続きを円滑に進めることができます。
本記事では、研修管理者・人事担当者の皆様が、従業員の代わりにWEBinsourceからインソースの公開講座に申し込む際の基本的なステップについて、ソース情報に基づきながら詳しくご紹介します。
「WEBinsource」とは？
WEBinsourceは、インソースの公開講座やその他サービス（動画eラーニング教材・Web関連サービス・アセスメントサービス・研修テキスト販売など）にオンラインでお申し込み、キャンセルなどの手続きができる法人専用の会員システムです。
登録料・利用料は一切かからず、永年無料で利用できます。WEBinsourceを利用することで、手続きの簡素化やお支払い方法（請求書払いなど）に関する様々な特典が得られます。また、サービスの割引価格での申し込みや、公開講座の見学チケットプレゼント、開催確定状況のリアルタイム確認といった機能も提供されています。
管理者権限でのログイン
WEBinsourceの管理者は、システムを通じて登録されている全従業員の受講状況や受講履歴を確認したり、新しい利用者情報を登録したりすることができます。公開講座の申し込み手続きを行う際は、まず管理者権限でWEBinsourceにログインします。
ログイン画面では、「お客様番号」「ログインID」「パスワード」の３つの情報を入力します。お客様番号はWEBinsource契約時に発行される法人ごとの番号で、同じ組織内では共通です。ログインIDとパスワードはユーザーごとに個別に設定されます。
公開講座の検索
ログイン後、管理者メニューの中から「研修・サービス申込」カテゴリーにある「公開講座 申込」ボタンをクリックします。
検索画面では、商品カテゴリーとして「公開講座」が選択されていることを確認し、様々な条件で講座を絞り込むことができます。例えば、開催日・テーマ・研修名・研修コード・会場（オンラインか来場か）、対象の階層などを指定して検索を実行できます。
検索条件を設定して検索ボタンをクリックすると、条件に合致する講座の一覧が表示されます。一覧には、オンライン開催の場合は「オンライン」、来場型の場合は具体的な開催地が表示されます。
申し込み手続きの３ステップ
一覧から申し込む講座を決定したら、その講座の右側にある「お申し込み」ボタンをクリックします。ここでは来場型講座を例に、「簡単申し込み」３ステップをご説明します。
ステップ1 商品・サービス・受講者の確認
まず選択した研修（研修名・会場・開催日など）に間違いがないかを確認したら、「本講座を誰が受けるか」、つまり受講者を選択します。
受講者の指定方法には以下の２つがあります。
- 利用者から選択: 管理者が事前にユーザーとして登録済みの方や、過去に公開講座を受講した履歴がある方を指定する場合に使用します。このボタンを押すと、登録済みユーザーの一覧が表示され、その中から受講したい方を選択し、「追加」ボタンをクリックすることで、受講者として追加できます。
- 利用者の新規登録: 初めて公開講座を受講する方を指定する場合に使用します。このボタンをクリックすると、受講者の氏名・フリガナ・部署名・役職名・メールアドレス・性別などを入力する画面が表示されます。
ステップ２ 決済方法の選択と要望入力
受講者の選択が完了したら、決済方法を選択します。
その他、公開講座の受講に関して不明点や質問、要望がある場合は、「ご質問・ご要望の入力欄」に記載できます。例えば、障がいのある方が受講される場合の配慮事項などを記載することで、事務局を通じて講師に伝達してもらえます。
ステップ３ 申し込み確定
ここまでの入力が完了したら、最後に画面下にある赤い「申込確定」ボタンをクリックします。
通常、公開講座の申し込み完了メールや開催案内メールは申し込み担当者（管理者）宛てに送られますが、受講者本人にもCCでメールを送ってほしいという要望がある場合は、確定前に「受講者に各研修の「お申込み完了メール」「開催案内メール」を送付する」のチェックボックスにチェックを入れることで設定可能です。
オンライン講座申し込み時の補足事項
オンライン講座に申し込む場合も基本操作は来場型と同じですが、いくつかの設定項目が追加されます。
テキスト受領方法
インソースではCO2削減活動の一環としてペーパーレス受講を推奨しており、電子テキストのみで受講する場合は「不要」を選択します。
紙のテキストが必要な場合は、「紙テキスト配送（ポスト投函）」オプションを選択することで、印刷された紙テキストが送付されます（配送費用はインソース負担）。紙テキスト配送を選んだ場合も、電子テキストURLは送付されるため、両方を利用可能です。
テキストやZoom情報の送付先
電子テキストURL、Zoom情報、および紙テキスト配送を選んだ場合の送付先として、ユーザー情報に登録されている「勤務先」または「個人宅」のどちらかを選択できます。特に在宅で受講される場合は、個人宅への配送を選択すると便利です。WEBinsourceでは、ユーザーごとに勤務先と個人宅の２つの住所を登録できます。
推奨環境
インソースのオンライン講座の多くはZoomを使用し、グループワークが中心となります。そのため、ZoomがインストールされたPCでの参加を推奨しており、マイクとカメラがオンにできる状態での受講をお願いしています。また、他の参加者の迷惑にならないよう、声出しができる静かな環境で受講することを推奨しています。
申し込み完了後の流れ
申し込みが完了すると、お申し込み担当者（管理者）および設定によっては受講者本人に、お申し込み完了メールが送付されます。その後、インソース事務局より、開催案内や受講票ダウンロードに関する連絡がメールで届きます。紙テキスト配送を選択した場合、研修日の５営業日前に東京の事務局から発送されます。
また、研修日の４営業日前に、Zoomの参加情報（ミーティング情報）と電子テキストを閲覧するためのURLがメールで届きます。このメールは、紙テキスト配送を選択した方にも届きます。Zoom情報や電子テキストのURLが記載されたメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあるため、ご注意ください。
なお、公開ダイレクトを利用せず、管理者様が代理で申し込んだ場合は、申し込み完了後の事務局からの連絡も通常は管理者宛てとなります。
WEBinsourceを活用することで、管理者・人事担当者は公開講座への申し込みをスムーズに行うことができます。ぜひ本記事を参考に、WEBinsourceを有効にご活用ください。
かんたんお申込みシステム『WEBinsource』
インソースの公開講座や動画教材、研修テキスト、ID カードプリンタなど、様々なサービス・商品のお申込み手続きが簡単にできる、無料の会員さま専用システムです。
さらに、公開講座のオンライン見学チケットをプレゼントしたり、サービスによって通常価格を割引きした会員価格でのお申込みが可能になるなど、ご利用いただくことで様々な特長がございます。ぜひこの機会にご利用ください。
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