インソース公開講座本部

「公開ダイレクト」とは?受講者自身が研修を申し込める新機能で、自律的な教育を促進

「公開ダイレクト」とは?受講者自身が研修を申し込める新機能で、自律的な教育を促進

これまで、弊社インソースがご提供している申込システム「WEBinsource」では、主に管理者さまが受講者の方々の研修をまとめて代理でお申込みいただく形式でした。

しかし近年では、「人的資本経営の推進」や「従業員の自律的な学びの促進」といった考え方が広がっています。組織からは「管理者が指定するのではなく、従業員一人ひとりが自分の受けたい教育や研修を自ら選択できる仕組みを導入したい」という声が多く寄せられています。こうした背景とお客様の声にお応えして開発されたのが、WEBinsourceの新機能「公開ダイレクト」です。

本記事では、この「公開ダイレクト」について、その概要から具体的な利用方法、そして管理業務の効率化にどのようにつながるのかを詳しくご紹介します。

公開ダイレクトとは?

公開ダイレクトは、WEBinsourceに搭載された無料のオプション機能です。この機能を利用することで、受講者自身がWEBinsourceにログインし、希望する公開講座を検索してお申込み申請ができるようになります。

これまでの「管理者が代理で申し込む」方法に加え、受講者自らがお申込み手続きを開始できます。そのため、管理者の皆さまの負担軽減と、受講者の方の主体的な研修参加を促進します。

公開ダイレクトは、管理者の画面から利用開始/利用停止を設定できます。

公開ダイレクト利用時のフロー

公開ダイレクトを利用したお申込みは、以下のステップで進みます。

1.受講者(一般権限者)による申請

受講者はWEBinsourceにログインし、「公開講座 申込」から希望の公開講座を検索します。検索結果から申し込みたい講座を選択し、お申込み申請画面へ進みます。

申請画面では、以下を確認・入力します。

  • 研修情報
  • 自身の情報(名前などが間違いないか)
  • お申込み情報(受講証明書の署名記載内容など)
  • 連絡事項(特別な配慮が必要な場合など)

内容を確認したら、「申請する」ボタンをクリックして社内申請を行います。申請時に管理者へのコメント(上司承認済みなど)を追記することも可能です。

2.管理者(管理者権限者)による承認

管理者は、自身のWEBinsource画面の「受講申込申請一覧(承認)」から、受講者からの申請を確認できます。申請は検索条件で絞り込み、ワンクリックでCSVを出力することもできます。

申請内容(申請期限・支払い情報・ポイント利用数など)を確認し、問題なければ承認します。支払い情報では、スマートパック利用の有無や、ポイント不足の場合の金額なども確認できます。申請者にコメントを付けて承認・差し戻しもスムーズに行えます。

3.正式お申込み完了と事務局からの連絡

管理者の承認をもって、インソース事務局での正式なお申込みが受け付けられます。

お申込み後は、インソース事務局から受講者本人宛に直接メールで連絡が入ります。開催案内や受講票のダウンロードに関する連絡なども、原則として受講者本人に送付されます。これにより、管理者の方が事務局とのやり取りを代行する負担が大幅に軽減されます。

管理業務の効率化と、受講者の自律促進

公開ダイレクト機能の導入により、以下のようなメリットが期待できます。管理業務の大幅な効率化と受講者の主体性向上に繋がります。

管理者の代理お申込み・日程調整負担の大幅削減

受講者自身が希望講座を検索し、日程を確認して申請を行います。そのため、管理者が個々の受講者の状況を確認しながら代理で申し込む手間や、日程調整に関するやり取りが丸ごと削減されます。

受講者の自律的な学びの促進と、事務局とのやり取り負担軽減

お申込み完了後は、インソース事務局から受講者本人に直接メールが届きます。これにより、管理者が代理で申請する負担がなくなります。

従業員一人ひとりが自分で学びたいテーマや受けたい研修を選択し、主体的に申し込むことができます。このことは、自律的な学習意欲の向上と、人的資本経営の実践を後押しします。

受講者自身の情報管理

受講者自身が自身の受講予定や履歴を確認したり、受講証明書をダウンロードしたりできます。また、アカウント情報を編集したり、キャンセル手続きを行ったりすることが可能になります。

WEBinsourceには、本記事でご紹介した以外にも、受講履歴のCSV出力やアンケート検索機能、見学お申込み機能など、研修管理をサポートする様々な便利機能が搭載されています。ヘルプボタンやマニュアルも用意されていますので、ぜひご活用ください。

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