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WEBinsourceの機能をご紹介！管理業務を効率化する便利な機能を全て無料でご提供
研修管理者さまや人事担当者さまは、日々の研修運営において多岐にわたる業務を行っているかと存じます。受講者の情報管理、お申込み手続き、受講履歴の把握、効果測定など、その業務量は少なくありません。
こうした管理業務の負担を軽減し、より効率的に研修運営を行うために役立つのが、株式会社インソースの法人専用会員システム「WEBinsource」に搭載されている様々な便利機能です。
本記事では、研修管理者・人事担当者の皆さまが日々の管理業務を効率化できるWEBinsourceの便利な機能について、詳しくご紹介します。
「WEBinsource」とは
WEBinsourceは、インソースの公開講座をはじめ、動画eラーニング教材、アセスメントサービス、研修テキスト販売といった様々なサービスにオンラインでお申込み・管理ができる法人専用の会員システムです。登録料・利用料は永年無料でご利用いただけます。単なるお申込みシステムにとどまらず、研修管理担当者さまの業務をサポートする多様な機能が搭載されています。
管理業務を効率化する便利な機能
WEBinsourceには、特に管理者の皆さまの業務負担を軽減し、効率化に貢献する機能が多数搭載されています。
利用者情報の一括登録・更新機能
全社的な教育など、一度に多数の従業員の情報を登録・管理する場合、一人ずつ入力するのは非常に手間がかかります。
WEBinsourceでは、利用者情報をExcelやＣＳＶ形式で一括で登録・更新することが可能です。部署情報の登録と併せて、利用者情報の新規登録フォーマットまたは更新フォーマットをダウンロードして編集し、アップロードすることで、まとめて情報の登録・更新ができます。この機能により、大人数でも効率的にユーザー情報をシステムに反映させることができます。
研修・サービス購入履歴の確認およびＣＳＶ出力
過去にWEBinsourceから申し込んだ様々なサービス（公開講座・動画レンタルなど）の履歴を確認できます。これからの受講予定の研修も一覧で表示されます。
特に便利なのは、これらの受講履歴を一括でＣＳＶ出力できる点です。必要な情報で絞り込んで検索した結果をダウンロードできるため、誰が・いつ・どのような研修を・どの会場で受講したかといった情報を一覧で把握できます。
受講状況（受講済み・欠席・キャンセル）も記載されるため、実際の状況確認にも役立ちます。また、価格や利用ポイント数も確認できるため、会計上の管理にも活用可能です。
受講証明書のダウンロード機能
公開講座を受講した従業員さまの受講証明書を発行できます。これは、システム上で「実施が完了し、受講済となったお客さまにのみ」発行ボタンが表示される機能です。
証明書に記載される署名は、グループ会社名や部署名など、自由に編集して記載内容を変更できます。また、同じ研修を複数名が受講した場合、複数名を選択して一括でダウンロードすることも可能です。当社の代表者名と社判も押印されており、各種手続きにご利用いただけます。
アンケート検索機能
研修効果の測定や受講者の声の把握に役立つのがアンケート機能です。
管理者は、管理者画面メニュー内の「アンケート検索」から、実施済み研修のアンケート結果を確認できます。「研修別アンケート検索」では、特定の研修を受けた全ての受講者のアンケートを、「受講者別アンケート検索」では、特定の受講者が過去に受講した全ての研修のアンケートを検索できます。
検索結果はWeb画面上で「表示」またはPDF形式で「ダウンロード」して確認できます。受講者が多数の場合でも一括ダウンロードボタンがあり、効率的にアンケートを収集・分析できます。
公開講座の見学お申込み機能
特にオンライン講座を中心に、実際に研修の雰囲気や講師の質を確認したい場合に便利なのが見学サービスです。WEBinsourceの公開講座検索画面で、「見学お申込み」というボタンが表示されている講座は、インソースが推奨する見学可能な講座です。
このボタンをクリックすると、通常１日の研修の中から２時間（10時開始または13時半開始）の見学を申し込むことができます。見学中の出入りは自由で、質問や要望も記入可能です。見学時には見学用の電子テキストも利用できます。サービス検索画面で「見学可能」のチェックボックスにチェックを入れることで、見学可能な講座のみを絞り込んで探すこともできます。
インソースでは年３回（４月）に無料見学チケットを付与しており、研修担当者さまが導入検討のために活用することを推奨しています。
管理業務を大幅に効率化～導入による５つのメリット
これらの機能によって、研修管理・人事担当者の管理業務を大幅に効率化することができます。主なメリットは以下の５つです。
- 情報管理の簡素化：受講者情報の一括登録により、手間のかかる手入力作業を削減できます。部署情報も併せて管理可能です
- 履歴・状況把握の迅速化：受講履歴や受講予定をシステム上で一元管理し、いつでも確認できます。ＣＳＶ出力により、多角的な分析や他システムとの連携も容易になります
- 証明書発行業務の効率化：必要に応じてシステムからすぐに受講証明書を発行でき、手作業での作成・押印といった手間を省けます。署名編集や一括ダウンロードにも対応しています
- 効果測定プロセスの効率化：受講者アンケート結果をシステム上で検索・確認・ダウンロードできるため、研修効果の把握や改善検討がスムーズに行えます
- 研修検討プロセスの支援：見学機能を利用することで、実際に受講する前に研修内容や雰囲気を把握でき、最適な研修選定に役立ちます
「公開ダイレクト」によるさらなる効率化（無料オプション）
WEBinsourceには、管理業務をさらに効率化する無料オプション機能として「公開ダイレクト」があります。
公開ダイレクトは、受講者自身がWEBinsourceにログインし、希望する公開講座を検索してお申込み申請ができる機能です。受講者が自分で日程調整などを行った上で申請するため、管理者が代理で申し込む場合の負担を大幅に軽減できます。
管理者は、必要に応じて申請内容の詳細確認や、申請一覧のＣＳＶダウンロード、受講履歴の確認を行い、全体の進捗を管理できます。この機能は、昨今推進されている人的資本経営や、従業員の自律的な学びの促進にも貢献します。
おわりに
WEBinsourceは、単なるお申込みシステムとしてだけでなく、研修管理・人事担当者さまの日常業務を強力にサポートする様々な便利機能を備えています。本記事でご紹介した機能以外にも、WEBinsource上にはヘルプボタンやマニュアルが用意されており、さらに詳しい情報を確認できます。
ぜひWEBinsourceの便利機能を活用し、日々の研修管理業務の効率化と効果的な人材育成にお役立てください。
かんたんお申込みシステム『WEBinsource』
インソースの公開講座や動画教材、研修テキスト、ＩＤカードプリンタなど、様々なサービス・商品のお申込み手続きが簡単にできる、無料の会員さま専用システムです。
さらに、公開講座のオンライン見学チケットをプレゼントしたり、サービスによって通常価格を割引きした会員価格でのお申込みが可能になるなど、ご利用いただくことで様々な特典がございます。ぜひこの機会にご利用ください。
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WEBinsource を使って、ポイントを管理しながらご利用いただけます。前もってご購入いただくため、年間の育成計画・予算が組み立てやすくなるだけでなく、購入ポイント数に応じ、例えば公開講座なら最大50％の割引が適用されるなど、お客さまのメリットが多いサービスです。人財育成という視点で、様々なサービスがスマートパックでご利用いただけるよう、対象サービスも拡大中です。
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