修了証の発行業務をミスゼロに～戦略的ＤＸで効率と品質を両立

認定資格の証明や教育受講の確かな証である修了証や受験票は、受講者の達成感を満たし、企業の信頼とコンプライアンスを担保する重要な「成果物」です。

証明書の発行には、受講者情報の確認から印刷、郵送、データ管理に至るまで、絶対にミスが許されない事務作業が伴います。研修をご担当される皆様は、「教育の質向上に集中したいのに、発行業務の負荷とリスクに時間を奪われている」というジレンマを抱えていませんか。

今回は、修了証の価値や品質を一切損なうことなく、発行業務に潜む事務負荷と情報リスクを丸ごと解消するための、システム化の戦略とメリットをお伝えいたします。

受験票・修了証発行業務の主な作業４つ

修了証や受講票の発行業務において、どのような作業があるのか整理してみましょう。

受講者情報の確認
氏名、住所、進捗状況などの受講者情報の照合作業は時間がかかるだけでなく、入力や参照時の人為的なミスが修了証の信頼性を損なうリスクがあります。
修了基準の確認
動画の視聴状況やテスト結果が合格基準に達しているかどうかなど、修了となる基準を満たしているかを一人ずつ確認する必要があります。
個人情報の印字、修了証の印刷と郵送
情報漏洩や誤送付といった重大なインシデントリスクと常に隣り合わせであり、厳重な二重チェックが必須で、人的コストが高い業務です。
データの管理
受講者情報や受講履歴はもちろん、修了証の発行履歴を管理する必要があります。データや情報の整理も大切な業務です。

他にも、期日の管理、発行後の内容修正、再発行依頼などに対応する必要があり、セミナーや資格試験が終わったあとも、修了証や受講票の発行業務が続きます。

システム化で情報管理を一元化

受講者情報の管理、研修の実施、修了証の発行などの一連の業務をシステム化することで、関連データを一元管理し、業務自体を属人化のない標準化されたものに確立できます。その結果、手作業による転記ミスや誤送付のリスクを根本から排除できる上、発行・管理業務の処理スピードが劇的に向上し、月末月初などの繁忙期でも業務の安定性が確保されます。

修了証発行業務をシステム化する５つのメリット

受講状況をリアルタイムで把握
氏名等の個人情報を登録ができるほか、受講の進捗管理を行うこともできます。修了となる条件を指定すれば、リアルタイムで修了証の発行対象になったかどうかを判定できます。
データ管理の徹底
個人情報、受講履歴、発行履歴などを一つのシステム内で管理することで、管理方法のバラツキを統一し、情報漏洩や誤削除などデータ取り扱いのリスクを軽減します。さらに、修了証発行業務をシステム化すれば、合格証に整理番号を自動で採番することも可能です。
スケールアップにも容易に対応
作業負担の増加はほとんどなく、受講者数や発行数が増えても柔軟に対応できます。そのため、試験や研修のスケールアップや複数日程での開催が簡単です。
書式を変えて修了証を発行できる
検定や研修ごとに異なる書式の修了証を発行し、任意の印影を印字できます。また、試験会場の地図や受験案内などの付随資料も配布可能です。
いつでも修了証をダウンロードできる
システムにログインすれば、修了証をいつでも自分でダウンロードできるようになり、印刷や郵送の手間を削減できます。受験票や修了証は受講者本人だけでなく申込担当者も取得でき、再発行依頼への対応や発行記録の管理もシステム上で一元化されます。