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「研修準備が大変すぎる」人事・教育担当者のための効率化チェックリスト
人事・教育担当の皆さま、研修を準備する際に「受講者が集まらない」「通知漏れで当日バタバタ」「進捗管理ができず、後処理に時間がかかる」といったお悩みを抱えていませんか。
研修準備は、企画・案内・実施・フォローアップまで多くのステップを含み、うまく仕組み化できていないと担当者の負担が大きくなります。本コラムでは、「研修準備」にフォーカスして、通知を含めた効率化のためのチェックリストをご紹介いたします。実践すれば、準備の漏れを防ぎ、安心して研修運営に臨むことができます。
研修の準備からフォローアップまでを４フェーズで把握する
研修を「準備」から「実施」「フォローアップ」までひと通り見直すことで、どこに手間がかかっているかが見えてきます。以下の４フェーズで進めると整理しやすいでしょう。
- 企画・設計（目的設定、対象者選定、スケジュール確定）
- 案内・通知（受講者案内、申込受付、リマインド通知）
- 実施運営（教材準備、講師手配、設備確認）
- フォローアップ（アンケート、進捗確認、次回検討）
各フェーズで「誰がいつまでに何をするか」を明確にすることで、準備時の混乱を防げます。
通知を含めた案内業務をチェックリスト化し受講率低下を防ぐ
研修準備で「案内・通知」が抜け落ちると、受講率低下や準備不足につながります。以下をチェックください。
対象者のリストアップ
- 研修対象者を明確にする（部署・役職・状況）
- 受講必須／任意の区分を決める
- 名簿・メールアドレスなど、データを最新化する
案内メール／通知の準備
- 案内文面は、研修目的・日時・場所・参加申込方法・準備物を明記する
- 送付タイミングは「開催１週間前」「前日」「当日１時間前」など段階的に実施する
通知手段はメールだけでなく、社内チャットやカレンダー通知を併用すると見落としを防げます。
リマインド（催促）対応
- 未申込者や参加表明がない対象者に向けて催促リストを作成
「準備してください」ではなく「安心してご参加いただけるよう再度ご案内いたします」というトーンが有効です。
通知内容のテンプレート化・通知の自動化でさらに効率化を図ることができます。
通知後の確認とフォロー
- 送付後、到達や開封を確認できる仕組みを設ける
- 予定通りの人数か、対象者に漏れはないかをチェック
- 事前準備物（教材・ＵＲＬ・ログイン情報等）の案内を含める
準備作業のチェックリスト化で抜け漏れと作業負担を減らす
通知・案内だけでなく、研修準備には様々な作業が伴います。これらをチェックリストにすれば、担当者の負担を軽減できます。
スケジュール設定
- 日程、時間帯、所要時間を早めに確定
- 講師・会場の確保、システム手配（オンラインの場合）も同時に進める
- 受講対象者が多い場合は、申込受付締切を設けて調整余地を確保
教材・環境準備
- 当日使用する資料、配布物、スライドなどを確定し早めにチェック
- オンライン研修であれば接続テスト、ログイン手順、参加用ＵＲＬの発行を事前に実施
- 会場のＩＴ設備・備品（マイク、プロジェクタなど）を確認
受講者フォロー
- 申込後、受講者に「準備物」「参加方法」「事前課題」などを案内
- 当日は受付・ログイン開始時刻を設定し、遅刻防止のため10分前集合案内など工夫
- 終了後にアンケートやフォローアップ資料を案内できる準備もしておく
チェックリスト化により、誰でも同じ品質で研修準備を進められます。
振り返りをチェックリスト化し次回への改善を行う
「研修が終わったから終わり」ではなく次回へつなぐための振り返りを入れることで、準備の効率も改善されます。
- 受講率・参加状況・事前準備状況をデータ化
- 申込〜参加までの通知タイミング・手段に課題がなかったかを振り返る
- 受講者アンケートの結果から、教材・進行・運営の改善ポイントを抽出
次回の研修開催スケジュール・準備期日を早めに設定し、今回のチェックリストを活用しましょう。振り返りを次回準備のスタートに据えることで、継続的な改善が可能になります。
研修準備の４要素～通知・案内・準備作業・フォローアップ
ここまでご紹介した内容を振り返ると、研修準備において特に重要な「通知」「案内」「準備作業」「フォローアップ」の４要素が浮かび上がります。それぞれに対して、以下のようなチェックリストを作成しておくと実務が整理されます。
- 対象者リストが更新済か
- 案内通知をいつ・誰に・どの手段で出すか決まっているか
- リマインド通知のタイミング・手段が設計されているか
- 研修前の教材・環境・ログイン情報の準備完了か
- 終了後のアンケート・進捗確認・次回スケジュールが設計されているか
「やること」を可視化し、担当者・期日・手段を明確にしておけば、研修当日の慌ただしさを大幅に軽減できます。
「Leaf Lightning」で通知・案内・管理を自動化する
弊社が提供する研修管理システム、ＬＭＳ「Leaf Lightning（リーフライトニング）」では、対象者への通知・催促メール、案内一斉配信、リマインド機能などを備えており、研修準備から受講管理、フォローアップまで一気通貫で効率化を図ることが可能です。
準備業務の負担を軽くしながら、受講者の参加率向上・受講体験の改善を目指したい際には、ぜひご検討ください。
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研修業務委託サービス
研修の企画から実施まで、川上から川下を包括した、研修業務委託（アウトソーシング）を承っています。お客さまのご状況によって、当社にお任せいただく業務が選べるよう、３つの基本プランをご用意いたしました。もちろん、カスタマイズにてご提案させていただくことも可能です。
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オンラインセミナーや研修等の運営における「煩雑な事務作業」から、セミナー当日の「システム操作対応」まで一手に引き受けるサービスです。各種告知から、申込受付、受講管理、当日の運営フォロー、アンケート実施と回収までの事務作業を一貫して対応いたします。
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