社員の資格取得を支える研修運営術３選～担当者の負担を軽くする工夫とは？

リスキリングが注目される昨今、社内外で学びの場が広がっています。

中でも、個人のスキルが可視化され、仕事にも直結しうる「資格」の取得を目指す人が増加しています。資格取得をサポートする研修は数多く存在しますが、その研修運営は不特定多数の大人数を管理する必要があり、容易ではありません。

お申込みの受付、キャンセル対応含めた集計が大変
受講開始の案内、受講中の管理が大変
資格取得のための教材作成が大変、教材の刷新作業も負担

など、一筋縄ではいかないケースが多々あります。

負担の要因は、紙やExceでの申込管理・担当者の少なさ・教材の更新

研修の申込受付や受講開始のスケジュールは決まっていても、紙やExcelで集計・管理するのは想像以上に手間がかかります。特に少数精鋭で運営している場合、担当者の負担は過剰になりがちです。

教材についても、内容や法律、制度等の変更に応じて都度刷新する必要があり、この作業も負担となる要因の一つです。

教材準備・作成は手間がかかる

研修の運営だけでなく、そもそも資格取得に向けたコンテンツ、教材の準備が必要です。オリジナルで作成しようと思うと、講師のスケジュール調整をしながら教材を作成する必要があります。

さらに動画を使ったｅラーニング形式とする場合撮影、編集も必要で、コンテンツの数が多くなればなるほど、作業量は増加します。動画編集作業は昔に比べると簡単になりつつありますが、それでも慣れない方には大変負荷のかかる業務です。

研修運営を楽にする３つの方法～運営方法見直し・委託・ツール導入

ではどうすれば楽に、簡単に運営ができるようになるのでしょうか。以下３つのポイントに絞って解説します。

研修運営方法を見直す
業務に係る作業をアウトソースする
管理ツールを導入する

１．研修運営方法を見直す

紙での運用をやめて他の方法で検討はできないか
申込～受講管理～受講修了までの一連の流れと管理を再鑑し、負担となる箇所を見直す
受講案内や催促、受講者からの問合せ対応などの業務内容を整理し、方法の変更を検討する

長年、研修運営をしていると「今のやり方が一番いい」「方法を変えなくても運営できているからそれでよい」という思考に陥りがちです。本当に今の方法は最善でしょうか。改めて確認することが大切です。

２．業務に係る作業をアウトソースする

第三者の目線で改善をしつつ、作業フローの構築やコンテンツの作成など、業務の一部を外部業者へアウトソースする方法があります。委託のための要件定義、依頼書作成などの管理・委託業務に集中すればよくなり、自社内での手作業の負担が減ります。

自社で内製化することの問題点としては、やはり作業量が多くなるにつれて管理監督の負担も大きくなることや、「今のやり方が正しい」という思考のまま止まってしまうことで、業務改善が進まない可能性があることです。

３．管理ツールを導入する

作業フローだけでなく、研修の運営、管理をするシステムやツールを導入するというのも一つの手段です。Excelでの手作業管理をやめ、システムを導入した結果、管理作業が大幅に簡略化された事例もあります。研修管理に特化した専用ツールを導入することで工数を減らすことも有効な手段です。

アウトソース先の選定は一気通貫で委託できるかがカギ

業務内容の構築などで外部に業務委託を検討する際、事業者の選定は大変重要なポイントになります。研修運営の実績があることも重要ですが、コンテンツ作成なども含め一気通貫で委託できるということも、運営の負担、教材作成の負担を同時に軽減するためには重要な選定ポイントとなります。

私達ができること～コンサルティングから運営サポートまで対応

インソースは法人向けに研修事業を長きに渡り実施してまいりました。その中で様々なお声、ご要望をいただき、サービス化してきた実績もございます。

業務構築を含めたコンサルティングサービス

研修運営を行うにあたってのコンサルティング業務を承ります。当社の実績からどういう形で実施をしたほうがよいのか、ご要望をお伺いしながら専門のチームがお悩みを解決するために業務構築を行います。

コンテンツ作成も専門のチームがサポート

インソースでは教育教材を自社で作成しております。動画教材を毎月専門のチームが作成しており、そのノウハウを活用して、お客さまのご要望に沿った最適な学習教材の作成が可能です。ご負担となる動画の撮影や編集作業といったコンテンツ作成もアウトソースすることができます。

全国万人が使う「Leaf」で研修運営の作業を簡単に

研修管理システム「Leaf」には受講管理はもちろんのこと、受講履歴の確認や、受講対象者への一括メール連絡など、研修運営を楽にする便利な機能が多数搭載されています。受講希望者ご自身にお申込みや会員登録を行っていただくオープンセミナー機能を使うことで、煩雑な申込受付作業も簡素化することが可能です。ヘルプデスクにて管理者、受講者からの問合せ対応を承ることも可能なため、研修運営業務の改善にお役立ていただけます。

コンサルティング業務から研修運営の簡略化まで一気通貫でサポートできるインソースにぜひお声掛けください。