官公庁・自治体・独法：研修ニュース

成功する自治体職場のプレゼン（１）

官公庁・自治体の皆さまはプレゼンテーション（以下、プレゼン）の機会が
多いものです。しかし、「人前で話すのは苦手だな」「できれば人前で
話したくない」、こんな声が聞こえてくる気がします。

しかし、たとえプレゼンの講師であっても、初めからプレゼンが
得意だったわけではありません。プレゼンはポイントを知り、経験を
重ねることで成果を上げやすいスキルなのです。

今週より、ケーススタディを交えて「成功する自治体職場のプレゼン」を
お送りします。

■プレゼンは業務知識＋一般常識＋伝える技法

プレゼンに必要な要素の７０％は、仕事の「業務知識」と社会の
「一般常識」です。あとの３０％だけが「伝える技法」です。それも
かなり「自分流」で問題ありません。

下手な人は下手なプレゼン、頭のいい人は頭のいいプレゼン、
根回しのうまい人は話さなくても良いプレゼンがあります。プレゼンの
目的は「相手に話を理解させ、賛同を得る事」です。

伝える技法で必要なのは、「美しい話し方」ではなく、その人なりの
「説得の方法」です。アナウンサーのように流暢な話し方ができれば
それに越したことはないですが、そもそも、プレゼン目的は、「自分の
考えを正確に他者に伝え、それを相手が理解し、相手の賛同を得る事」
です。相手に「あんたの話はわかった。賛成するよ」と言ってもらえる
だけでいいのです。

今回は、最低限の努力でわかってもらえるプレゼンについて、
現場事例を踏まえ、考えてみます。

───「ケース１：市庁舎建替えに関する住民説明会」─────

Ｘ市では築５０年の庁舎建替えを検討中です。本件に関する
各地区住民説明会を開催することになりました。Ｙ地区の
説明責任者に選ばれたのは、技術系職員で東京出身のＡさんです。
今まで説明会の経験がなく、この地方の出身でもないこともあり、
Ａさんは不安でいっぱいです。

住民説明会には、高齢者を含む多数の来場者が集まり、冬の
夜６時にスタートしました。うすら寒い説明会場ではコートを
着る人もちらほらいます。Ａさんの顔は、緊張でこわばったままです。

当日配布した分厚い、細かい字がびっしり書かれた資料を、専門用語を
交えながら、順を追って、淡々とうつむきかげんに説明しています。

会場からは、「寒い！」「話が良く分からない！」「住民メリットが
分からない、市職員のエゴで建替えるのではないか？」などの野次も
飛び、険悪なムードになっています。なぜ、こんな状況になったの
でしょうか？　どうすれば良かったのでしょうか？
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■住民を主役とし、来場者に配慮した資料を準備する

まずは資料の準備です。現実問題として、良いプレゼンペーパーが
あれば、多少話がまずくてもしのげます。特に資料作りが得意な方は、
腕の見せ所です。

２０分程度のプレゼンテーションであれば、Ａ４用紙で最大４枚ぐらいの
資料を用意します。このとき、「分厚い」資料は厳禁です。聴衆は資料を
めくるだけで疲れてしまうからです。
資料はできるだけ少ないのが基本です。

内容としては、順次ご説明しますが、特に注意したいポイントを
２点あげます。

（１）字の大きさは原則１２ポイント以上

ズバリ、来場者に５０代以上の方がいる場合、大きな字で書いた資料
にすべきです。想像以上に高齢者にとって、小さな字は苦痛です。
何より、資料が読めなければ、「しゃべり」だけで説明会に臨む
ことになり、不利です。

（２）資料の「主語」は住民にすること

皆さまは知らず知らずのうちに、「お役所言葉」を使いがちです。実は
これが住民にとってはあまり気分の良いものではありません。今回の
ケースで言えば、「住民の皆さんにご利用いただく市役所」というように、
住民が主役の言葉遣いで書くようにしましょう。

■聴衆に配慮して、聴く環境を快適にする

次に、一般常識として、聴衆への配慮を行うことが絶対条件です。
この場合、「寒い」のは論外です。経費節減もわかりますが、
風邪など引いては大変です。会場準備段階で暖めておくべきです。
話す前に聴衆を敵に回さない事です。

☆来週につづく！