- 01 報告書の構成
- 02 報告書を上手に書くテクニック
- 03 報告書の具体的な書き方
- 04 報告書の詳細な内容のポイント
- 05 社内報告書文例集
報告書とは、上司や関係者に必要な情報を提供するための文書のことです。3層構造(標題→内容要旨→詳細内容)で、情報の整理や要約をしていきます。
例えば、日時、場所、目的、内容等について、情報を簡潔に記入します。
また、所感は記入する場合と、しない場合があります。その場の細かなニュアンスを伝えたほうが有効な場合には、所感も書くようにします。
【報告書(例)】
注意すべき点は、以下の三角形の図のように、「標題」は「内容要旨」(打ち合わせ内容)の要約、 「内容要旨」は「詳細内容」(ヒアリング事項等)の要約という3層構造を理解することです。 実際、報告書を上から(標題から)順に書こうとするから難しいのであって、 報告書の説明文(詳細内容から)順に書いていけば、割と楽に書けます。
【報告書の構造(下位にいくほど詳細な説明)】
説明文(「詳細内容」)にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。 「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、 ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を 順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。
【詳細内容の構成】
【報告書の構造(下位にいくほど詳細な説明)】
報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって異なります。それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。
(1)トップ・役員へ提出する報告書
【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報(ライバル社の重大な動向)等
【形式・分量】A4用紙1枚程度で要旨のみ(約200字程度)
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する
【ポイント】
立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語などを極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見をかならずつけ、判断の助言をします(偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多い)。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを入れて書いてください。
(2)上司、先輩など部署内で出す報告書
【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向 等、通常業務における報告
【形式・分量】要旨をA4用紙1枚程度、詳細内容を書く必要があれば、2~3枚作成
【特徴】所見は必要に応じてつける(必要かどうか聞く)、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本
【ポイント】
まず、報告目的にもよるが、「簡単に書け」と言われれば、200字以内(要旨のみで可)で書く。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」+「詳細内容」の構成で書きます。
組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。
何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。
(3)お客さまに出す報告書
【内容】トラブル報告、調査報告 等、会社対会社で実施する報告
【形式・分量】要旨をA4用紙1枚程度、詳細内容を2~3枚作成
【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する
【ポイント】
文書形式は2段構えです。要約を1枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は上司などの立場が上の方へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。
形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。内容がまずい(事実誤認、間違い)があればトラブル(最悪、訴えられる)事も考えられます。提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。自分の判断で勝手に提出しない事。
加えて、注意を要するのが「儀礼に反しないか」の確認です。相手の心象が極端に悪くなります。
【注意点】
文字量に留意しながら報告書を作成すると、目的にあった上手な報告書が書けます。
●「ですます調」と「である調」の混同をしない
一気に文書を書き上げた場合には、特に見直しが必要です。必ず読み直して、チェックしましょう。
●助詞の重複を避ける
同じ助詞が3回以上連続すると読みにくくなります。そのような場合は文章を分割する等、構成や表現を変えましょう。
●句読点の打ち方
文章の末尾には句点(。)を打ちます。読点(、)の使い方には明確な規則はありませんが、基本的には以下のようなケースで打ちます。
報告書を提出する際、口頭で内容の説明を求められる事が多々あります。ですから、報告書の内容・枚数にかかわらず、一言(15秒、50文字)、1分(200字程度)で内容を声に出して説明できるか確認すべきです。
忙しい上司や顧客は、報告書を読むに値するかどうかを、資料の「ぱっと見の美しさ」からまず判断します。見栄えにも配慮があれば、内容もよく吟味され、確かだと見なされます。
「見栄えが美しい」3つのポイント
(1)標題
文書の概要が一目で伝わるように15~20字で具体的に書きます。
日付、具体的な報告内容を標題に込めると内容を理解しやすくなります(よって、中身を詳しく読んでくれる事となります)。
(2)本文
簡潔に「標題(掲題)の件につき、下記の通り、ご報告いたします」と書きます。その後で、文書の場合は「記」と真ん中に記して、箇条書きで各項目を続ける(メールの場合は「記」を省略する)。
最後は「以上」で締める。
(3)状況説明
状況説明は項目分けして箇条書きにして書きます。将来、万一、将来、トラブルが発生した場合には重要な証拠にもなりますので、あくまで正確に書いてください。
(例)状況説明
(4)要旨の作り方~重要な内容を3つ程度でまとめる
先に述べた通り、要旨は文章を作って、その内容を要約し、最後に作るべきものです。報告書に「内容要旨」が必要な理由は、読み手がそこを見て、すぐに報告書の「結果」(結論)が理解できるためです。報告書を読むのは、自分より立場が上で、忙しく、報告書の文書などで余計な時間を取りたくないと考えている方です。
①こんな内容なら、上司はここを読むだけで内容が分かり、次の対応の判断を下すことが可能。もし、簡潔な報告書を求められたら、ここまでの内容で十分に報告書になります。
②重要なのは、結果を報告するだけではなく、次に「どのようなアクションをするか」ということを報告書に盛り込むことです。
【提出を受ける側から見た報告書のポイント】
報告書を読んだ後、上司が次の行動にいち早く、そして確実に移るために必要な事柄が求められる。
「詳細内容(ヒアリング事項等)」は、報告の「内容要旨」の部分を受けて、さらに詳細な内容を説明する所です。
本文の形式
「見出し」→「小見出し」→「説明文」の3つの階層をつけて書くとわかりやすい。
○3つの関係
「見出し」の説明が「小見出し」
「小見出し」の詳細が「説明文」
●逆に見れば
「説明文」の要約が「小見出し」
「小見出し」の要約が「見出し」
~ビジネス文書全体がこの形になっている
報告書内容の注意点
1.内容に欠落がないか
報告書においては、内容に欠落があっては、役に立ちません。まず、数字(金額、日時、時期、数量 等)、固有名詞(商品名、場所、名前 等)、単位(千、万、円、ドル、グラム、Kg 等)、相手の意志(反対する、賛成する、購入する、購入しない 等)を報告書から漏らしてはいけません。読み手に「悟ってもらう」事はありえません。ビジネス文書では相手は、自分の文章を「最も批判的に読む」と考えるべきです。
自分に都合良く、相手が解釈してくれることは絶対にありえません。報告書を書き上げたら、妥当かどうかを確認してください。
2.内容に誤認がないか
・数字(金額、日時、時期、数量 等)
・固有名詞(商品名、場所、名前 等)
・単位(千、万、円、ドル 等)
・相手の意志(反対、賛成、購入する、購入しない 等)
を勝手に解釈して、事実誤認しないようにしましょう。誤認によって、今後の動きが違ってくる可能性があるので、事実を正確に把握することはきわめて重要です。
これを防ぐには、メモを取るときに、重要だと思う点にサインをつけておき、商談・会議の終わりに再確認するのが望ましいと思います。
3.同じ内容はまとめて書く
・希望的観測は厳禁
・業務上、書くべき事は必ず書く(業務を知る)
・報告書の中に、課題は何か?が明確に書かれている
それ以外の部分の書き方
宛名:
役職の後に「殿」をつける組織とつけない組織がある。一般的には、組織としての書き方を上司・先輩に聞いた方がいい。
氏名の記入と押印:
報告書には自分の部署と名前を書いて、押印する。その際、印はまっすぐ(か、やや左向き(お辞儀をしているように?))に押すこと。
照会先電話:
自分の名前の下に、内線表示などの連絡先を書く場合もある。
項番のつけ方:
・「1」→「(1)」→「a」
・「1」→「1-1」→「1-1-1」など、
これも、組織によってルールが決まっているものなので、それにしたがって書く。
所見(所感)
「所見」は記す場合と、そうでない場合があります。「所見」は、伝えておきたい自分の意見がある場合や、先方の表情や態度などの場の細かなニュアンスなどを報告した方が良いと思ったら、それを1文程度にまとめて書くようにしましょう。
「所見」には自分の意見が入ってもかまいませんが、極力、自分の主観や推測を入れてはいけません。報告書は"事実"を報告するものです。特に希望的観測は厳禁です。
添付資料
添付資料がある場合は、最後に日時・タイトル・ページ数を書く。資料には、ページ数を明記し、「別紙1」「別紙2」などのように番号を表示しておくとわかりやすい。
本コラムをご覧の方におすすめの研修はこちら!
公開講座・研修のご案内
ビジネス文書を上手く書くには、書き方のポイントを学ぶのが近道です!
■似たテーマ・関連テーマの記事一覧
更新
社内で通る企画書の作り方
更新
ビジネス文書文例集|今すぐ使える30種以上のテンプレートをご紹介
研修会社インソースが紹介する、ビジネス文書の文例一覧ページです。報告書や議事録、お詫び状、送付状、eメール、封筒の宛名など、ビジネス文書(社内・社外)の様々な文例と、書き方のポイントをご紹介します。テーマ毎に文例集があり、職場ですぐに活用いただける内容です。今すぐ知りたい文例を、無料でお持ち帰りいただけます!
更新
社外文書基本形
社外文書の基本フォーマットと書き方のページです。お客さまにとって分かりやすい社外文書の構成方法と、起語など各項目の書き方のポイントを具体的に解説しています。フォーマットを記載しているため、どこに何を書くか一目で分かり、仕事ですぐに活用いただけます。
更新
上司が“唸る”議事録の書き方|4つの具体的なテクニックや文例集など
年間受講者数44万人を誇る研修会社インソースの、会議や商談における議事録の書き方や文例集のページです。メモのとり方から要約の仕方、紙・メールそれぞれの議事録の完成例について、詳細に解説しています。
更新
上司が“唸る”営業メールの書き方~長期休暇のご連絡
(16)長期休暇のご連絡シチュエーション・夏季休暇や年末年始の休暇などの長期休暇を取得する直前に、お客さまへ不在の旨を伝える作成のポイント・長期休暇を取得する場合には、休暇に入る1~2週間前までに、署名欄直前部分にお詫びの言葉とあわせて不在の日程や対象期間中の対応を記載する・組織によっ...
更新
新人がぶつかりやすい「4つの壁」
~新入社員の6か月間の成長ストーリー
新入社員がぶつかる「4つの壁」を、入社から6ヶ月間のストーリー形式でお伝えします。新人の抱く悩みをふまえ、上司・先輩が具体的にどんな言葉をかけたら克服につながるかを「先輩の言葉」としてご紹介いたします。実際に指導する際の声掛けやアドバイスの参考にしていただければ幸いです。
更新
(内定者・新社会人向け)確認テスト付きビジネス基礎講座テキスト販売
~確認テスト<基礎編>
内定者時代のマナー「事前学習教材」として、また新人4月の導入研修後の「フォロー教材」として活用いただきたい、ビジネスマナーの通信添削教材のご紹介ページです。
更新
思考力の使い方~クリティカル・ラテラル・ロジカルシンキング入門
本ページでは、ビジネスに役立つ様々な思考法の意味、コツや留意点などを入門的にお伝えします。特に代表的な「ロジカルシンキング」「クリティカルシンキング」「ラテラルシンキング」の活用方法を重点的に解説します。
更新
【文章例で学ぶ】クレーム対応~「お詫びメール」の書き方
お客さまへの「お詫び」は、直接お会いするか、お電話で申し上げるのが原則です。しかし実際には、お客さまのご都合などにより、メールでお詫び申し上げることも多々あります。今回は、お客さまにお送りする「お詫びメール」作成のポイントと、実際のメール文例をご紹介します。...お詫びメールには「基本構造」があり、書くべきことは以下の6つの項目です。(1)件名(2)宛名/ごあいさつ(日頃のお取引のお礼)/所属・肩書き・氏名(3)お詫び本文(4)問題発生の原因について(5)解決策の提示/再発防止について(6)〆のひとこと(重ねてのお詫び・お礼)...お詫びメールを書いたら、第三者にダブルチェックをもらうのも忘れずに。では、実際のお詫びメール文例を見てみましょう。
更新
ビジネス文書の肝!「要約」演習徹底解説!
更新
【社外】メールテンプレート『日程調整編』
ビジネスでは基本的に、営業で取引先を訪問する時には、事前にアポイントメントをとる必要があります。しかし、勝手に「この日のこの時間に伺います」と決めてしまっては、相手の都合を無視することになってしまいます。どんなメールを送れば、上手く日程調整できるのでしょうか。テンプレートと一緒にご紹介いたします。
更新
話す力・書く力を語る
「話す力・書く力」について、インソースの代表とEA(エグゼクティブ・アドバイザー)が対談したものをまとめたページです。
更新
「文章力」のない人に共通する7つの特徴
「文章力」とは何か?この記事における「文章力」とは、「文章を読んだ人が書いて...
更新
【メールマナー】ちょっと待って!取引先に送るメール
メールは、時間と場所を選ばず送受信できる便利なツール。でも、文字だけのコミュニケーションのため、ともすれば思わぬ誤解を招くことになってしまいます。特に取引先へのメールは要注意。送る前にもう一度、ビジネスメールのマナーを確認しておきましょう。
更新
社外文書依頼状(講演・原稿執筆)
依頼状(講演・原稿執筆、文書封入)作成のポイント見積りの要請、面会の申し込み、会議の開催通知、原稿や講演の依頼など、日常の業務の中で何かと書く機会の多い文書です。受け取った相手が正確に内容を理解できるように、依頼内容を簡潔・明瞭に、事務的にまとめて作成することが重要です。日時、場所、依頼の趣旨・目的などを明確にするとともに、行事などについては会場の地図や交通案内も記載しましょう。多数の方...
更新
社外文書お礼状(行事のご招待、文書封入)
ビジネスに役立つ、お礼状のフォーマットと書き方のページです。お客さまに謝意が伝わるお礼状のポイントは、本文にお礼を書くことに加えて、前文・末文およびご厚情への感想を書くことです。本ページでは、行事の招待に対するお礼状の文例をご覧いただけます。
更新
社内文書基本形
社内文書の基本フォーマットと書き方のページです。読み手に分かりやすい社内文書の構成方法と、各項目の書き方のポイントを具体的に解説しています。基本フォーマットを記載しているため、どこに何を書けば良いか一見して分かり、仕事ですぐに活用できます。
更新
上司が“唸る”会議議事録|作成のポイントと文例:現場で使える研修ならインソース
年間受講者数44万人を誇る研修会社インソースの、会議や商談における議事録文例のページです。結論から書き、簡潔にまとめた例を紹介しています。
更新
かかせない文書術
更新
上司が“唸る”営業メールの書き方~年始ごあいさつアポ打診メール(上司同行)
(10)年始ごあいさつアポ打診メール(上司同行)シチュエーション・お世話になっているお客さまに年始あいさつに上司と同行訪問の打診をする作成のポイント・年賀状にあるような、新年のあいさつの言葉を冒頭に入れ、季節感を出しましょう。・昨年のお礼と、引き続きのご愛顧を願う文章を入れます。・上司に同行していただく場合はその旨をメール文に記載しましょう。お客さま側にも上司の方を同席させてくださ...
更新
上司が“唸る”報告書の書き方|5つの具体的なテクニックや文例集など
研修会社インソースが「報告書の書き方」をご紹介します。見本の構成や、標題・見出しのつけ方など報告書を作成するうえで必要な要素を網羅した内容となっており、打ち合わせ報告書や営業報告書の文例集もございます。上司やお客さまに喜ばれる報告書を作成するために、ぜひご活用ください。
更新
ビジネス文書研修を語る
インソースの「ビジネス文書研修」の効果、特徴、演習(ロールプレイング)内容等について、研修制作者が語るページです。インソースの「ビジネス文書研修」は、"読み手にすぐに伝わる文章"が書けるようになる研修です。
更新
上司が“唸る”営業メールの書き方~アポイントの打診
(1)アポイントの打診シチュエーション・既存のお客さまにアポイントを打診する・訪問目的はシステムのデモンストレーション作成のポイントアポを打診する理由は簡潔に記載しましょう。想定している所要時間も記載すると親切です。※アポイントの打診は電話で直接お話するのが基本ですが、不在の場合やお伝えする情報量が多い場合はメールにて日程確認をしましょう。件名:ABCシステムのデモンストレーション...
更新
上司が“唸る”報告の仕方
01.上司に報告する際の注意点私自身、昔は報告が苦手でした。今でも得意かは分かりませんが、上司に叱られない報告の仕方をちょっと書き出してみます。報告は「考え、予測してから話す」必要がある報告が苦手な人に共通する課題のひとつに、「報告は本件について、何も知らない人に教えてあげる行為」だと思い込んでいる点が挙げられます。相手が両親や兄弟、友人といった身内なら、まさしくそういうこともあるでしょう...
更新
上司が“唸る”営業メールの書き方~訪問後の御礼(御礼+資料送付)
(5)訪問後の御礼(御礼+資料送付)シチュエーション・訪問の御礼と同時に、参考資料や見積書を送付する作成のポイント訪問時に話題になったこと等、訪問した後のメールだからこそ書ける内容を記載しましょう。また、送付する資料の内容も箇条書きを用いて記載しましょう。最後の一文では、次の訪問につなげるために「今一度お伺いさせていただき、直接資料のご説明をさせていただきたい」旨を記載するのもよいで...
更新
上司が“唸る”営業メールの書き方~お支払いの確認依頼
お客様の入金が確認できない場合に、お送りするメールの例文です。支払期限を過ぎているのに入金ができない取引先には、振り込まれていない、ではなく、自社で入金の確認ができない、という姿勢でご連絡をします。定型文をお探しの方は、ぜひご活用ください。
更新
上司が“唸る”営業メールの書き方~アポイント取得後の御礼
(2)アポイント取得後の御礼シチュエーション・お客さまから「7/4(火)の15:00~18:00なら可能です。」と返信があった作成のポイント返信とアポ承諾の御礼を述べましょう。改めて訪問の日付、曜日、時刻を記載します。また、何度も「ありがとうございます」と書いてしまいがちですが、2度目は「(重ねて)御礼申し上げます」と別の表現を用いるとよいでしょう。件名:ご返信の御礼と7/4(火)1...
更新
上司が“唸る”Eメールの書き方~【社内向け】アドバイスへの御礼
社内向けビジネスEメールの例文として、「アドバイスへのお礼」をしたい際に使える文章をご紹介します。上司や先輩から、アドバイスやご助言をいただいた際、メールではどのように感謝の気持ちをお伝えするのか、というメール文例です。その他、この上司が唸るビジネス文書シリーズでは、社内外に向けたビジネス文書やEメールの書き方、文例を多数ご紹介しております。
更新
上司が“唸る”Eメールの書き方~【社外向け】招待状・案内状
招待状・案内状(E-mail)作成のポイント前文や末文は省略可。適宜改行して読みやすくしましょう。「記」は省略可。「以上」は左ヅメで入れる。会場のURLを記入しておけば、交通案内が容易になります。平成○年○月○日お客様各位○○○○株式会社創立50周年記念パーティのご案内日頃は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。さて、弊社は本年で創立50周年を迎えることとなりま...
更新
封筒の宛名の書き方(横書き・縦書き)
封筒の表書き・裏書きの書き方と文例のページです。封筒が縦書きの場合と横書きの場合で、それぞれ文例と併せてご紹介します。基本的なルールを知りたい、封筒におけるビジネスマナーを知りたい方はぜひご覧ください。様々なビジネスシーンですぐに活用いただけます。
更新
上司が“唸る”日報の書き方|2つの目的や具体例、記載すべき内容をご紹介
研修会社インソースが「業務日報」の書き方をご紹介します。読み手に分かりやすい日報の構成や、各記入項目(業務内容・所感)の書き方を具体的にお伝えします。さらに、作成にかける時間をもとに複数の文例と目安量を紹介しており、今日の日報からすぐに活用できます。「日報はなぜ書かなくてはならないのか」というコラム付きで、日報を続ける意味も確認できます。
更新
上司が“唸る”お詫び状の書き方~接客態度の悪さに対する苦情(クレーム)に
接客態度の悪さから発生した苦情・クレームに対するお詫び状の文例と書き方のページです。お客さまに憤りを収めていただくためには、しかるべき責任者から、不快な思いをさせたことへのお詫び、ご指摘への感謝、今後に向けた反省を述べることが重要です。
更新
上司が“唸る”議事録の書き方~文書形式の議事録作成のポイント
文書形式の議事録作成のポイント・要点をきちんと押さえつつ、できるだけ簡潔にまとめましょう。・決定事項/保留事項は明確化しましょう。特に保留事項は、保留となった理由や今後の決定時期、対応等も記載したほうがよいでしょう。平成xx年1月15日○○課長○○○○様○○課○○○○新規アプローチ業界開拓ミーティングVol.2議事録下記のとおりご報告申し上げます。...
更新
社内文書書類送付状|基本テンプレートや書き方のポイントをご紹介
研修会社インソースが解説する書類送付状の例文テンプレートと書き方のページです。相手に書類の趣旨を一目で理解してもらうコツは、送付物のタイトルや数量などを簡潔に箇条書きにした送付状を作成することです。文例つきで解説しているため、書き方を具体的に理解でき、仕事ですぐに活用できます。
更新
社外文書依頼状(訪問・面会、文書封入)
依頼状の文例ページです。お客さまへの訪問依頼を例に挙げた、依頼文のフォーマットをご覧いただけます。標題や起語、本文、用件の書き方などの文例も掲載しているため、仕事ですぐに使えます。表敬訪問の依頼などにご活用ください。