つまり、クレームを上手く収めるためには、応対を以下のように進める必要があります。

特に、お客さまの「怒り」に触れた時、大抵の人は「怖さ」を感じ、萎縮して何も言わないか、早く逃れようと「解決策」を早めに提示してしまいがちです。しかし、心情理解のステップを抜かすと、お客さんの「気持ち」が収まらず、クレームが大きくなってしまう恐れがあります。クレーム応対をする際には手順を守る必要があります。

クレーム応対には４つの基本手順が存在します。 クレームには、お客さまの期待を下回って起こる「日常的なクレーム」、「悪意のあるクレーム」、常識を欠いた「お門違いなクレーム」の３種類がありますが、どのようなクレームでも、この手順にあてはめていけば、ほとんどの場合、上手に対応できます。

• 相手の「心情を理解」し、不快にさせたことを「お詫び」する
• 何が問題になっているか、「原因・事実確認」を行なう
• 問題の「代替案・解決策」を冷静に提示する
• 再度「お詫び」をし、ご意見に対して「感謝」する

一番目の手順である「心情理解」とは、クレームを言うお客さまには感情を害した理由が必ずあるので、その「不快な思いをさせたこと」に対し、相手の立場にたって共感することです。 なんとか早くクレームから逃れたいために、すぐに「解決策」を提示したくなる所ですが、手順を間違えると二次クレームになります。

まずは、不快な思いに対して人として心からお詫びをします。 ただ、「申し訳ございません」という謝りの言葉だけではなく、「ご不快な思いをさせてしまい、申し訳ございません。お話をお聞かせ願えますか？」と、心情理解を踏まえたお詫びをすることが大切です。

忙しいと、つい「早く済ませてしまいたい」と思いがちですが、そういう気持ちはすぐ相手の方に伝わってしまいます。 相手の方には気の済むまでお話しいただくのがポイントです。 ですから、まずは、最低"３分間"お客さまのお話を聴きましょう。 こちらの言い分があっても、一通り話が終わるまで、良く聴くことがクレーム対応の最大のポイントです。

内容のみでなく、感情まで理解することで、相手の不快な気分や怒りは、徐々に静まっていきます。クレームを思いっきり話していただき、その不満を聴いて差し上げることが、不満の解消の第一歩になります。

クレーム時のお客さまは、不快に対する意識が敏感になっています。応対者の言動に対しても敏感です。 よって、単なる「お詫び」ではなく、対応者が十分お客さまの感情の部分までしっかりと理解している旨を相手に伝える必要があります。 そのことが相手に「自分の言っていることが理解されている」という安心感を持たせ、信頼関係の構築に繋がります。

これにより、お客さまには冷静になっていただき、こちらは、正確な状況を把握していきます。 お客さまになんらかの被害が出ていると思われる場合は、健康状態等を心配する一言も大切です。

「聴く」姿勢を見せるためには、「うなずき」「あいづち」を「声に出して」行うことが大切です。 電話では姿が見えないので、声に出して「うなずき」「あいづち」を行わないと、お客さまには本当に話を聴いているかが伝わりません。

よって、必ず「声に出して」聴く姿勢を見せることが必要です。

質問は、短く、簡潔に、そして趣旨を明確に行う必要があります。その上で、期待する回答を引き出せるように訊くスキルを磨きましょう。

ただし、質問をする際には、その前に、必ずお客さまに確認をとりましょう。

クレームの対応には、的確な事実確認が不可欠です。ただし、正確な業務知識がなければ、的確な事実確認はできません。

また、クレームの際には、お互いの「常識」が異なっている場合もあり、その部分を折り合わせるためにも、注意深く、相手のお話を聞くことが重要です。

今回は「解決策を提示」のステップをご説明します。ここでは「供給者の論理」を持ち込まず、最大限、誠意を見せて解決策を提示することが大切です。

事実を確認した後は、対応策を検討の上、なるべく早く、相手に「解決策」や「代替案」を提示するようにします。

ただし、その際もこちらから一方的に提案するという形ではなく、「お客さまのご事情も大変よく分かりました。それでは早速○○とさせていただきたいのですが・・・」というように、あくまでお客さまの側に立って話を進めるようにしましょう。

「解決策」を提示する場合は、最大限の「誠意」を見せ、お客さまからの信頼を頂けるようにします。ただし、社会通念を大幅に超えた対応はすべきではありません。法令順守の観点からも、行き過ぎた対応はおこなわないようにしましょう。

自社に非があった場合は、深くお詫びをして、新しい商品と取り替えるなど、きちんと補償を行うようにしましょう。「解決策」を提示する際には、もったいぶらずに、さりげなく提案するのが鉄則です。

また、自社の非が見受けられず、お客さまに「お断り」をする際には、業界用語や専門用語を使わずに、日常で使用する「分かりやすい言葉」を用いて、お客さまが納得するまで粘り強く説得をおこなってください。

「お断り」をする際には、話す言葉を慎重に選び、二重クレームに発展しないようにしましょう。「会社の規則ですから」「法令、条例で決まっていますから」などという言葉は厳禁です。お客さまの気持ちを考えた対応を取りましょう。

また、「我が社の商品に限ってそのような欠陥は絶対ありません。お客さまの使用方法に誤りがあったのではないでしょうか」と言う自社の弁護も禁物です。

これらの言葉は、いわゆる「供給者の論理」に立ったものであり、お客さまの「怒りの炎」に油を注ぐようなものです。しかし、実際の現場では、慌ててしまい、うっかり口を滑らせてしまう人も多いようです。

官公庁や金融機関で働く方々が特に困るのがこの部分です。税金の額をまけてあげたり、金融取引での損失を補填することは、明らかに違法です。

どうしようもなく、「お断り」する場合には、先方の心情を理解し、そのことに共感した上で、当方の理由・立場を説明し、最後には「あなたが言うならしかたがない。あきらめるよ」と言っていただき、自組織・お客さま双方が納得することが最良の解決策となります。

当然、そうなるためには、前項でお話ししたような、お客さまに「分かりやすい言葉」・「粘り強さ」など、最大限、誠意のある対応が必要になります。

金銭の支出が発生する場合には、額の多寡にかかわらず「和解書」「示談書」等を取り交わすのが望ましいです。このような文書は、金銭の支払い後、同じ件でクレームが再燃するのを防ぐのに役立ちます。クレームは再燃する場合が多い事を覚えておきましょう。

また、和解の際には、お詫び状も持っていきます。お詫び状を書くときには、

• しかるべき立場の者が、
• こちらの落ち度をきちんと認め、
• 今後のことをよく考えて、誠意ある文面で発信すること

が肝要です。

まずは事実関係と、当方の落ち度や責任の所在を書き、謝るべきことについてははっきりとお詫びします。謝罪のあとに、事情の説明や、事後の対処方法を述べ、今後二度と同じミスを犯さないという決意を示すよう心がけましょう。

謝罪する際には、ただ安易に謝るだけでなく、今後も「お客さまとの関係を維持できるために何をしなければいけないか」ということを常に意識しなければなりません。また、責任外のことは書かないように注意して下さい。

ワープロで作成した文書は、先方に誠意が伝わりにくいので、原則的に手書きで作成したほうがよいでしょう。もちろん、ファックスやＥメールを使用してはいけません。

解決案を提示したあとには、これで終わりだと思うのではなく、再び、今回のことに対してこの度は、大変ご不便をおかけしまして、誠に申し訳ありませんでした」と、丁寧にお詫びしましょう。

お客さまがクレームを申し出たということは、お客さまの会社への信頼が低下しているということになります。ここは、精一杯の誠意を見せて、信頼を回復し、逆に、「この会社はこんなにしっかり対応してくれるのか」と思われ、クレームが起きる以前よりも良い印象をいただけるように努めましょう。

お客さまにご指摘いただいた事柄の中には、業務改善につながるヒントが散りばめられていることがあります。このような場合には、貴重なご意見を頂戴した旨を感謝し、お礼を申し上げましょう。

また、単なるお詫びやお礼ではなく、例えば、「今回のことは、支店長会にてお客さまの貴重なご意見として発表させていただきます。貴重なご意見をありがとうございました」などと具体的に述べるのが良いでしょう。

後日、その検討結果をお客さまにお伝えすることができれば、なお良いです。結果を伝えることにより、お客さまは自分の行動が正当化されたと感じて安心し、また、この会社・組織はクレームを前向きに捉えていると感じて、会社への満足度が高まります。

クレームは、情報として蓄積することにより、

• リスク管理
• 業務改善
• マーケティング情報

として活用できる「共有財産」となります。「解決したら終わり」ではなく、しっかりと記録をして、今後に活かせるようにしましょう。

クレームをチャンスと捉えて対応すれば、おのずと心のこもった対応ができるのではないでしょうか。