最高のプロジェクトマネージャーと呼ばれるためには

 【IT系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座】

最高のプロジェクトマネージャーと呼ばれるためには

IT系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座(8)~企画書③

IT系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座 【8】

IT系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座(8)~企画書③

前回までに「企画書」作成前の段階として、アイディアの出し方から、集めたデータを調査・検証する方法についてお話しました。3回目の今日は、いよいよ「企画書」作成の仕方について具体的に説明していきます。


■企画書における文書の構成

 企画書も報告書と同様に、基本的な「形」があります。

 1.「表題」
   15~20字ぐらいで、文書の内容が一目でわかるように!
   「表題は企画書の命」です。

 2.「実施事項」
   50字程度で、内容がよく分かる様に書く。新聞の見出しを意識す
      る。
   
 3.「詳細内容」
   箇条書きで実施事項の手順、内容を書く。さらに詳細な内容や図表
      などは別紙に書く。
      
 4.「別紙」
   文字数は多くてもかまわない。また、図表などをふんだんに取り入
      れてカラフルに作成する。

【ポイント】
 「表題」は「実施事項」の要約、「実施事項」は「詳細内容」の要約という「要約」関係を理解します。実際、企画書を上から順に書こうとするから難しいのであって、下位の説明文から順に書いていけば、スムーズに書けます。


■企画書文書作成時の注意事項

 書き方の基本(1)・全体的な見栄えに注意する。
              ・文章のまとまりごとに適度な余白がある。
              ・一文の長さや、文頭がきちんと揃っているな
                         ど構成、レイアウトが整っている。
              ・理解して欲しい点が「見出し」になっていて一
                         目でわかるようになっている。

 書き方の基本(2)大項目、小項目等ある場合、項目の番号につけ方を
              一貫させる。1→(1)→ まるの中に1 等

 書き方の基本(3)主語・述語を明確に書く。

 書き方の基本(4)1文40~50字程度にする。

 書き方の基本(5)形容詞(あいまいな表現)を使わない。

 書き方の基本(6)企画書が完成したら「声に出して」読んでチェック
             する。

 書き方の基本(7)内容に誤認がないこと。数字・単位・固有名詞の
             間違いがないか、確認する。


■基本的な企画書のフォーマット

 それでは、文書の構成や書き方の基本を踏まえて、実際に企画書の内容についてお話します。
                              
 1.「ねらい」
  ~なぜ、この事業をやるのか?を明確にする。この部分の
    「出来栄え」は極めて重要。

   ・数値を使って明確に「ねらい」を伝える。
   ・法律の施行等は「ねらい」として説明しやすい。
   ・現在の業務とのつながり、補完関係は「ねらい」として説明
         しやすい。

  (ポイント)具体的な数字を入れるとより具体性が増す。
         3項目程度で箇条書きにしたり、(1)(2)・・・と
         番号をつける。

 2.「実施事項」
  ~具体的に実施する事を新聞の見出しのように、わかりやすく記載。
   
  (ポイント)1文(40~50字程度)に簡潔明瞭ににまとめる。
  (ポイント)可能であれば、実施予定の日付、規模など、具体的に
                 書く。
   
 3.「詳細内容」
  ~具体的な業務の流れであり、いわゆる本文にあたる部分。

  (ポイント)図・表を用いて見やすく書く。(見栄えが大事!)
  (ポイント)企画内容に関する情報は全て詳しく書く。
       (箇条書きだけではなく、1行程度で内容が分かるように)


☆この続きは次回。気になる「費用対効果」や「リスク」について書くコツをお話いたします。お楽しみに!

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