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文書表現力向上研修　～相手に伝わる文書を書く編（１日間）

Q: 研修の特徴は？

「書く」能力の向上は「論理思考力」「報告力」強化の近道です。本研修では、分かりやすい文書ポイントを学び、基本的な文書作成スキルを演習を通じて身につけます。相手の立場を踏まえた、わかりやすい文書が作成できるようになることを目指します。研修の翌日から、職場ですぐに実践いただけるように、手を動かすワークに取り組んでいただきます。

相手の立場を踏まえた、わかりやすい文書が作成できるようになることを目指す

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研修内容・特徴outline・feature

「書く」能力の向上は「論理思考力」「報告力」強化の近道です。

本研修では、分かりやすい文書ポイントを学び、基本的な文書作成スキルを演習を通じて身につけます。相手の立場を踏まえた、わかりやすい文書が作成できるようになることを目指します。研修の翌日から、職場ですぐに実践いただけるように、手を動かすワークに取り組んでいただきます。

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：１日間）
	内容	手法
	１．文書とは　～基礎知識（１）文書の種類　①社内文書と社外文書　②コミュニケーションツール(媒体)の特性　～紙、Ｅメール、ファックス（２）文書の作成の基本　～文書作成５つのポイント	講義
	２．現場で役立つ文書作成のヒント（１）事前準備の重要性（２）網羅するべき項目　～６Ｗ３Ｈ（３）わかりやすい文書を書くために	講義
	３．各種文書のポイント（１）社内文書・社外文書の基本形（２）目的別・文書のポイント　　　①依頼文（庁内外）　②通知文（庁内外）　③お詫び文	講義ワーク
	４．さまざまなビジネス文書の実際(演習) （１）文章の要約　～文書化のプロセスを学ぶ　　社内文書例を使い、「５０字以内での要約」を練習する（２）依頼文書の作成　～「難しいこと」を文書で依頼する（３）通知文書の作成　～「言いにくいこと」を文書で通知する（４）お詫び文の作成　～「こちらの瑕疵」を文書で詫びる　　※演習題材は協議のうえで決定いたします　　※既定フォーマットを用いた演習も可能です	ワーク
	まとめ	講義

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

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{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象

2018年 5月　　　　　32名

業種

中央官庁・国家機関

評価

内容：大変理解できた・理解できた

96.9%

講師：大変良かった・良かった

96.9%

参加者の声

文書の書き方についてはいろいろな考え方があるので、いろいろな例を聞くことができてよかったです。
実践問題があり、具体的に考えることができた。分かりやすい文書を短時間で作成することに活用したい。
ワークで様々な考え方や視点に触れることができ、良い体験ができた。文書作成の機会が増えるので、分かりやすい文書を意識していきたい。

実施、実施対象

2017年 6月　　　　　23名

業種

大型市・区

評価

内容：大変理解できた・理解できた

100%

講師：大変良かった・良かった

82.6%

参加者の声

今日の研修を受ける中で、きれいに書けるとこんなにスッキリするのだという喜びを味わえたのが一番大きかったです。読みやすさも格段に違っていて、相手のことを考えて書くことの大切さを改めて感じました。紙に向かう時は一人でも、相手がいることをしっかり想像してこれから書いていきたいと思います。
今までじっくりこのような内容を学ぶ機会がなく、例を見ながら意味もきちんと理解せず見よう見まねでやっていました。今このタイミングで勉強でき、とてもうれしく思います。
実際に問題を解きながら学ぶことができた点が良かった。短く、分かりやすい文章を作成できるようになりたい。

実施、実施対象

2017年 4月　　　　　32名

業種

その他市区町村など

評価

内容：大変理解できた・理解できた

93.8%

講師：大変良かった・良かった

93.8%

参加者の声

これから正式文書を目にして直していかなければならない機会が増えると思いますが、自分が書けないのでは話にならないと思いました。今日の内容を復習してがんばりたいと思います。
文書をはじめから作成することが難しいことに改めて気づかされました。テキストの注意点を参考にしながら今後、文書作成を行いたいと思います。
文書については、正解があいまいな部分もあり、改めて文書作成は難しいものだと感じることができた。

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研修のプロがお答え全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。