報告Ｅメールの書き方

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【29】

報告Ｅメールの書き方

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

報告Ｅメールの書き方～自ら「対応方針」を立て提案する
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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レベル１
（１）単なる事実の報告に終わらず、「今後の対応方針」など、報告者に求めることを具体的に書く
（２）報告内容は正確に書く～日時、場所、応対者（参加者）などは詳細に書く
（３）報告事項は箇条書きで簡潔に書く～目安はパソコン画面に収まるように書き、２０～３０行程度にする

レベル２
（１）自ら「対応方針」を立て、提案し、上司に指導してもらう
（２）協力を求めたい相手をＣｃに入れる
（３）メールを作成しながら頭の整理を行う

■解説

報告のＥメールは、忙しい上司に事実を伝え、次の行動の指示を仰ぐために書くものであることを新人に理解してもらうことが大切です。よって、簡潔（２０～３０行ぐらい）であり、事実が正確に伝わる内容であるべきです。

さらにもう一歩高いレベルを目指してもらうには、対応方針を書かせてみることが効果的です。新人・若手にとって自らの判断を上司に伝えるのは勇気がいりますが、まず意見を表明し、判断力を上げていくのが仕事ができるようになる第一歩です。

また、Ｅメールを使って支援を仰いだり、自分の頭の整理にメールを使えるようになれば、「達人」です。

☆来週につづく