官公庁・自治体・独法：研修ニュース

 

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ビジネス文書の危機管理～名前と数字とタイトル

ビジネス文書の危機管理～名前と数字とタイトル

おそらく、危機管理という点から、ビジネス文書を見た場合、
最も注意すべきなのは
（１）名前(固有名詞)
（２）数字
（３）タイトル（表題）　です。

多忙なビジネスマンは、多かれ少なかれ、日常的なビジネス文書を
書く際に、このような箇所を押さえています。後は、費用対効果を考え
リスクテイクします。

■ビジネス文書で注意すべき３点～「名前(固有名詞)」

お取引先の宛名を間違えて、取引が切られてしまったことは
少なからずあるものです。「渡辺」と「渡部」の区別は当然でしょうが、
お客さまによっては、「渡辺」「渡邊」「渡邉」・・・の違いに非常に

神経質になる方もいらっしゃいます。

私の周囲にも、ライバル会社の名前の提案書を提出したため、
トラブルが起き、冷や飯を食った方がいます。

■ビジネス文書で注意すべき３点～「数字」

また、売上や利益といった、業務上の数字や経営指標の桁数を
間違えたとか、消費税を計算し忘れたとかで、冷や汗をかいた方も
いらっしゃるでしょう。

あるいは、アポイントの時刻や仕入れ個数の聞き間違いをして、
折角の商機を失うこともあります。

「いち」「しち」と聞き間違えて、確認をしないまま、見積書を作成
したりするケースが代表的です。


■ビジネス文書で注意すべき３点～「タイトル（表題）」

さらに、意外に思われるかもしれませんが、文書のタイトル(表題)を
間違えることもあります。

私が失敗したケースは、「○○業務から徹退する件」という稟議書です。
今は、ワープロのカナ漢字変換で「てったい」は「『撤』退」に変換され、
このようなミスは防止できますが、手書きの時代に間違えました。

あやうく、却下になりそうでしたが、「徹夜をし続けた熱意と徹底したい
意向をくんでやろう」と、ある部長から助け舟を出していただいたことで、
事なきを得ました。

☆次回もお楽しみに！

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