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ビジネス文書研修～基礎力強化編（２日間）

ビジネス文書研修～基礎力強化編（２日間）

４つのゴールに向けて文書作成に必要な知識や考え方を身につけ、実践演習によるアウトプットを行う

研修No.B BWR100-0000-0002

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・日常業務で報告書や議事録などを作成することが多く、アウトプットの質の向上を図りたい方
・社内文書の基本の文書構成を理解したい方
・報告書、議事録の作成の仕方を学びたい方

研修内容・特徴outline・feature

文書作成に必要な知識や考え方を身につけ、業務を想定した実践演習によって現場で確実に実践できるようになっていただく研修です。

具体的には、以下の４点を目指します。
１．ビジネス文書とは何かを知ること、書けることを通じて職場の即戦力となること
２．「仕事の意味」を文書要約を通じて知ること
３．職場で求められるビジネス論理力を文書作成を通じて身につけること
４．「報告書」と「議事録」などビジネス文書の『型』を学ぶこと

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：１日目／２日間）
内容 手法
  • １．ビジネス文書とは～基礎知識
    （１）ビジネス文書の種類
    ①社内文書と社外文書
    ②コミュニケーションツール（媒体）の特性～紙、Ｅメール、ファックス
    （２）ビジネス文書作成の基本～８つのポイントを知る
    ①本文の内容が想定できる標題
    ②一文は40字～50字程度の短文
    ③主語と述語が明確かつ一貫している
    ④内容は具体的かつ正確に（数字、固有名詞）
    ⑤分かりやすい言葉を使う
    ⑥相手の名前・役職を間違えない
    ⑦書き手の立場を明確にする
    ⑧ぱっと見て美しいと思わせるレイアウト
    （３）ビジネス文書の構造を知る
    ①読み手を意識した文書構造　②読み手がわかりやすい文書の流れ
講義
  • ２．ビジネス文書作成時のポイント
 講義
  • ３．社内文書
    ■基本形～儀礼文は省略して簡潔に
講義
  • ４．社外文書
    （１）基本形～慣用表現を活用して丁寧に
    （２）社外文書の挨拶と結びの慣用表現
    【ワーク】封筒・はがきの宛名を書く
講義
ワーク
  • ５．報告書の書き方
    （１）社内報告書の全体構成
    （２）報告書作成のポイント
    ①提出する相手に着目する　②文字量に着目する
    （３）報告書の具体的な書き方
講義
  • ６．社内文書＜例文集と各ポイントまとめ＞
    ■議事録、社内報告書、連絡書、ファックス送達表、書類送付状
講義
  • ７．社外文書＜例文集と各ポイントまとめ＞
    ■招待状、案内状、お祝い状、お詫び状、お礼状
講義
  • 【演習問題】
    ■講義内で実施いたします
    ①提示する文章を200字以内に要約する
    ②①で要約した文章を評価する
    ③営業報告書、出張報告書等の報告書を作成する
ワーク
  • 【参考資料】
    （１）文書表現の注意点
    （２）敬語表現


研修プログラム例（所要時間：２日目／２日間）
内容 手法
  • １．１日目の復習～ビジネス文書のポイントを振り返る
    【ワーク】提示する文章を200字以内に要約する
講義
ワーク
  • ２．ビジネスメール作成のポイント
    （１）ビジネスメールの構造
    （２）ビジネスメール作成のポイントまとめ
    （３）ビジネスメールの注意事項
    【ワーク①】上司への報告、部内の注意勧告などの社内メールを作成する
    【ワーク②】お客さまへの報告、お詫びなどの社外メールを作成する
講義
ワーク
  • ３．議事録の書き方
    （１）議事録とは
    （２）議事録の全体構成～議事録の具体的な書き方
    （３）議事録の形式
    （４）議事録作成のポイント
    ①会議の話をまとめる
    【ワーク】メモを作る
    ②意味の通る文章にしていく
    【ワーク】会議のビデオを見て議事録を作成し、グループで共有する
講義
ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年4月　　　　　106名
業種
製造業（電気機器・機械）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
98.1%
講師：大変良かった・良かった
99.1%
参加者の声
  • 要約の演習を難しくも感じましたが、講師から指導いただきながら取り組むことができました。作業内容を報告する際などに学んだことを意識し、適切に見やすいようにまとめたいです。
  • メールの返信にいつも時間がかかっていたため、要点やどんな言い回しで伝えるべきかがわかりためになりました。実践したいと思います。
  • 敬語やメール、議事録の作成など、すぐに活用できる内容ばかりでした。文章を作成する際の基本として、今後の業務に活かしていきます。

実施、実施対象
2023年5月　　　　　14名
業種
製造業（電気機器・機械）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 文書の種類やそれぞれのメリット、デメリットを理解できた。作成する文書の目的を意識して、相手に確実に伝えたい。
  • 文章を書くとき、今までは誤字や表現方法に注目することが多かった。今回「誰に何を伝えるのか」を大切にすべきと学び、今後は伝えることを意識して文章を作成することができると思えた。
  • ワークを通して自分で考えながら進めることができ、理解度が深まった。先輩や上司にメールなどを送る際に、書き方や言葉遣いに気をつける。

実施、実施対象
2018年 4月　　　　　31名
業種
マスコミ・広告・印刷
評価
内容：大変理解できた・理解できた
96.8%
講師：大変良かった・良かった
93.5%
参加者の声
  • わからない時はネットで調べれば大丈夫だろうと思っていたが、今回の研修で、ビジネス文書の書き方をマナーそのものとして身につけることで、より迅速に対応できるとわかった。
  • さまざまな内容やシチュエーションに対する例文があり、今後の実務に活用できると感じた。
  • メールや議事録、それぞれの文書の特性やテンプレートを学ぶことができ、有益だった。

実施、実施対象
2018年 4月　　　　　13名
業種
建設・プラント
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 報告書やメールの基本を実際に使ってみて、忠実にできるか確認したい。演習で少し難しい事例での文書の書き方を学べ、大変ためになった。
  • 事務作業でメールや文書を書く機会が多いため、簡潔に書くことや、誰に対しての文書なのかを意識することを心掛けようと思った。
  • 慣れない表現が多くあり、己の無知を知ることができた。演習を通して、知識として「知っている」ではなく、「できる」に変わったと思う。

実施、実施対象
2017年 4月　　　　　29名
業種
建設・プラント
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書はただ丁寧な書き方をすればよいのではなく、ルールを遵守し、省略することも必要だと感じた。
  • あいさつや結びの慣用表現において、相手によって配慮を変えることをしっかりと活かしていきたい。
  • 業務を行ううえで、目上の方に送る文章などを作成することが出てくると思うので、今回学んだことを意識し、相手に不快な思いをさせない文章を作成したい。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「ビジネス文書研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。
「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。

また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。

さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。
お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。

例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修
例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修
例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修
例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など

新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。
配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。
可能でございます。
普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。

これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。
また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。

お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。

・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」
・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」　　

など、さまざまな演習がございます。
お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。
また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。
お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。

文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。
可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。
テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。
しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

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