日々の「ちょっと面倒」を自動化で解決～Power Automateで業務をラクにする

オンラインでのコミュニケーションが当たり前になった今、メールやTeams、SharePoint Onlineなどのクラウドツールを使う機会が増え、情報連携や通知管理が煩雑になっています。

重要度の高いメールが大量のメールに埋もれてしまい、対応に時間を要する
定期的なTeams通知やリマインダーを手動で送るのが面倒で、つい忘れてしまう
社内申請がメールで行われており、承認まで時間がかかって業務が滞りがち
Microsoft365を導入したものの、メールやWeb会議にしか使えていない

これらのお悩みは、Microsoft Power Automate（以下Power Automate）を活用することで解決することができます。

Power Automateとは

Power Automateは、Microsoft社が提供するクラウドベースの業務自動化ツールです。Microsoft 365の各アプリケーション（Outlook、Teams、Forms、SharePointなど）を連携させて、メールの通知やデータの転記などを自動化することができます。

Power Automate Desktopとの違い

Power AutomateとPower Automate Desktopは、どちらも業務自動化ツールですが、用途と利用環境が異なります。Power Automate Desktopはパソコン上の作業を自動化するツールです。Excel操作、Webブラウザ操作、ファイル処理などの定型的な業務を自動化することができます。

	Power Automate （クラウドフロー）	Power Automate Desktop （デスクトップフロー）
特徴	クラウドサービスを組み合わせた自動化	デスクトップPC上の操作を自動化
費用	Microsoft365プランに含まれる（追加費用はゼロ）	基本機能は無償
実行方法	手動実行のほか、時刻や曜日、データの変更をトリガーに実行	無償版では手動のみ(有償版は Power Automateと連携が可能)

Power Automateでできること

Microsoft365アプリを連携させた自動化

Outlook、Teams、Excel Onlineなどのアプリを連携できます。具体例として、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動的にSharePoint Onlineの指定フォルダに保存し、同時にTeamsで関係者に通知を送ることができます。

ワークフローを自動化する

申請から承認、実行までの一連の業務プロセスを自動化できます。例えば、Microsoft Formsで申請された内容が承認者に自動通知され、承認後は関係者に結果が通知されるなど、一連の流れを自動化できます。申請内容に応じた条件分岐を設定することで、金額や部署によって異なる承認ルートを構築することも可能です。

日付やイベントでのトリガー実行

特定の曜日や時間、または特定のイベントをきっかけにフローを自動実行することができます。例えば、毎朝９時に前日の売上データをまとめてレポートを生成したり、Formsに回答があった際に関係者にメールで回答内容を通知したりすることが可能です。

Power Automateでできないこと

①そもそもPCを使わない作業

製造現場での機械操作、接客業務、物理的な書類の整理など、コンピュータを介さない物理的な業務には活用することはできません。

②人間の判断を要する高度な意思決定

Power Automateはルールに基づいた自動化を行いますが、複雑な意思決定や創造的な判断が必要なタスクには対応できません。自動化できるのは、ある程度手順が決まっている作業です。

③デスクトップアプリケーションやWebブラウザ操作

Power Automateは、パソコンにインストールされているアプリや、Webブラウザの操作の自動操作には対応していません。こうした操作を自動化したい場合は、Power Automate Desktopの利用が適しています。

Power Automate研修～Microsoft365活用の幅を広げる

「でも自動化ツールを扱ったことがないし・・・」

そう思われた方も、ご安心ください。インソースでは、初心者でも安心して学べる研修をご用意しています。研修内では、ツールの基本知識やMicrosoft365アプリ（Outlook、Teams、Forms）を連携するフローの作り方を学びます。ワークでの承認フローの構築を通して、各アプリケーションを自動で連携させるスキルを身につけることができます。