ホウレンソウのしかた【商談】

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【場面３６】

ホウレンソウのしかた【商談】

■今日のテーマ

ホウレンソウのしかた【商談】～上司が関わったものは特に早めに報告

レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）

レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

レベル１

（１）お客様が関わること、会社のリスクとなる情報を真っ先に報告

（２）期限のある仕事は途中経過を報告

（３）自分で抱えすぎないですぐ報告（上司が忙しそうでも報告）

◇ホウレンソウの大原則～上司の頭の中を推測する

報告をする際は、上司の頭の中を推測してから臨みます。具体的には、「上司が今何に関心があるか」「上司の中で優先順位が高いもの何か」を考えてから報告します。

新人が陥りがちな間違いですが、「自分の優先順位」と「上司の優先順位」が同じだと思ってはいけません。もちろん、最初は間違っても仕方ありません。ただし、優先順位を間違ったときの上司の反応は必ず覚えておくべきです。それを繰り返すことで、上司の顔色、口調を読めるようになります。

◇報告・連絡・相談の違い

①報告

仕事の依頼者に【過去形・完了形】で業務の結果、何が出来て、何が出来ていないかという進捗状況を伝えます。その際、事実が整理されているか、優先順位は適切かどうかに注意を払いましょう。

②連絡

仕事の関係者に【現在進行形・未来形】で現状（例：誰がどこで何をしている）や今後の予定（例：誰がどこで何をする予定か）について知らせます。相手にとって価値のある（役にたつ）情報かどうかに注意しましょう。

③相談

仕事の依頼者や仕事の経験者に対し、【現在進行形・未来形】で現状（どこまでやろうとしたか）、自分なりの考え（選択肢）を伝えます。相談せずに、勝手に判断することのないよう、しっかり確認することが大切です。

レベル２

（１）上司が関わった案件は特に早めに報告

（２）６Ｗ３Ｈで要点を押さえて報告

（３）よい話はうれしそうに報告

（４）自分の意見も盛り込んで報告

■解説

ホウレンソウで一番重要なのは、タイミングです。内容の簡潔さ、正確さはもちろん求められますが、内容であれこれ悩んで報告が遅れるよりは、緊急の内容はまとまっていなくてもすぐに報告すべきです。

たとえ上司が忙しそうにしており気まずくても躊躇なく報告してよいのです。そうしてすぐに報告することによって、上司を安心させるだけでなく、自分自身のリスクマネジメントができます。仕事で失敗しないために、報告ぐせをつけるようにすべきです。さらに、自分なりの考えをそえて報告して、「甘い」「さしでがましい」と言われなくなったら一人前です。

【リスクを含めたホウレンソウ】

ホウレンソウが大事なことは周知の事実ですが、上司や会社にとって有益なホウレンソウができなければ意味がありません。この有益なホウレンソウというのは「リスクを含めたホウレンソウ」のことです。

「リスクを含めたホウレンソウ」とは「このままだとトラブルが発生するかもしれない」と思われることを報告することです。「例の件は大丈夫？」とか「順調？」と上司に訊かれた場合、大抵の人が「大丈夫です！」とか「問題ありません！」と答えたくなります。しかし、少しでもまずいかもしれないと思うところがあれば「○○な点が気になっています。」とか「このままでは少し納期に間に合わないかもしれません。」と報告すべきです。上司も順調である報告を受けたいとは思っていますが、ギリギリで泣きつかれたり、問題が大きくなってから対応を迫られたりするよりも、早めにホウレンソウしてくれる方がはるかに助かるものです。

こういった「リスクを含めたホウレンソウ」が適切なタイミングで自発的にできるようになることが一流の組織人としての第一歩となります。

☆次回もお楽しみに。