ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

 

ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

議事録の書き方~詳細内容は息遣いがわかるよう書く

【場面41】

議事録の書き方~詳細内容は息遣いがわかるよう書く

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。
【大前提】
対お客様:常に相手をたてて恥をかかせない/指摘しない
対上司:何を言われてもムッとせず素直に受け止める
対同僚:後輩:公私混同をしない
このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。
■今日のテーマ
議事録の書き方~詳細内容は息遣いがわかるよう書く
レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)
レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
レベル1
(1)レベル1
□ステップ1~仕事に慣れるまで(1週間くらい)
◆課内打ち合わせの記録までやらせてもらう
(1)一言一句もらさず書く
(2)形式はこだわらなくてよい
□ステップ2~入社1ヶ月目
◆社内会議の記録までやらせてもらう
(1)内容を網羅したうえで、定型形式にあわせて整える
(2)相手の息遣いまでわかるよう書く
□ステップ3~入社3年目
◆客先会議の記録までやらせてもらう
(1)内容を網羅、形式を整えたうえで、出席者の序列を確認する
□形式
■日時/場所
西暦で時間は24時間表示で記載。場所はビル・部屋まで
■出席者
序列を確認し、お客さまから、偉い順に書く(××商事○○部△△部長と言う
ように、役職を必ず入れる)
■要旨・決定事項
要旨は項目ごとに見出しをつけ、3項目50字程度
■詳細内容
発言内容を、内容と発言者に応じてまとめる
■所見【省略する場合あり、注意】
2~3行で簡潔に書く、他社に提出する議事録の場合は書かない
レベル2
(1)誰に提出するかを考えて所見を書く(役員か直属の上司かなど)
■解説
議事録は、仕事に慣れるまでは、一言一句もらさぬように発言を書きとめ記録します。形式には特にこだわる必要はありません。課内の打ち合わせなどでこのやり方で書いて、内容にモレがないか、まとめ方、ポイントがあっているかなどを上司に確認してもらい、見直すことに注力してください。
入社1ヶ月をすぎ、部門間会議の議事録を書く場合は、内容をそのまま書くだけでなく、会社の書式にあわせて形式を整える必要があります。
入社3年を過ぎたら、社外のお客様との会議の議事録を書く場合もあるので、参加者の序列なども確認します。お客様との会議の議事録は、お客様の反応を上司に伝えるための重要資料となるので、詳細内容は、相手の息遣いがわかるくらい詳細に書くべきです。
☆次回もお楽しみに。

おすすめ研修

無料PDF資料 人材育成、成功のコツ

  • 研修担当者の虎の巻

    はじめて研修担当となる方向け
    「研修の手引き」

    「そもそも研修ってどういうもの」「担当になったら何からやるの」など、研修ご担当者になったらまずは読んでいただきたい内容をまとめてご紹介しています。

    今すぐダウンロード

インソースからのお知らせ
(障がい者福祉のオンラインショップ)

mon champ

インソースでは、障がいのある方々が製造するお菓子やドリンクを取り扱うECサイト「mon champ」を運営しています。そして、ここで得られた売上を、製造元の福祉団体・パートナーへ還元しています。

商品は、皆さまが日頃よりお世話になっている大切な方へ、是非、真心を込めてお贈りいただきたいおいしいものばかりです。この気持ちを、製造者さまからインソース、インソースから皆さま、そして皆さまから大切な方々へと、つないでいただければ幸いです。



各種コラム

人材育成関連

  • 人材育成ノウハウ ins-pedia
  • 人事・労務に関する重要語辞典 人事・労務キーワード集
  • 人気のメルマガをWEBでもお届け Insouce Letter
  • インソースアーカイブス
  • 全力Q&A インソースの事業・サービスについてとことん丁寧にご説明します
  • インソース 時代に挑む
  • 全力ケーススタディ 研修テーマ別の各業界・職種向けケース一覧
  • 新入社員研修を成功させる10のポイント
  • 研修受講体験記 研修見聞録
  • 人事担当者30のお悩み

仕事のスキルアップ

  • 上司が唸る書き方シリーズ ビジネス文書作成のポイントと文例集
  • はたらコラム はたらく人への面白記事まとめました
  • クレーム対応の勘所
  • 人事のお役立ちニュース

銀子シリーズ

  • 七十代社員の人生録 銀子の一筆
  • シルバー就業日記 銀子とマチ子
  • 人気研修で川柳 銀子の一句

開催中の無料セミナー

  • WEBins
  • 20周年特別タイアップ企画
  • モンシャン