【やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α】

出張のマナー～急な出張でも対応できる出張セットをあらかじめ準備する

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【場面57】

出張のマナー～急な出張でも対応できる出張セットをあらかじめ準備する

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】
対お客様：常に相手をたてて恥をかかせない／指摘しない
対上司：何を言われてもムッとせず素直に受け止める
対同僚：後輩：公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。


■今日のテーマ

出張のマナー～急な出張でも対応できる出張セットをあらかじめ準備する
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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全体のフロー

（１）出張に際しては出張先との打ち合わせなど無駄のないタイムスケジュールを組み、事前に出張申請し上司の承認を得る
（２）交通手段(・宿泊先)の手配なども済ませておく
（３）出張先では精力的に予定の仕事を果たし、出張が伸びないようにする
（４）こまめに職場に連絡し、出張の状況を口頭報告するとともに、自分宛の連絡がないか確認する
（５）帰社後、出張報告書を提出し、出張費用を精算する。

レベル１
（１）なぜ出張が必要か明確にし、上司の承認を得る
（２）出張に必要な準備チェックリストを作成する。
（３）出張先に提示する「資料の部数」を確認するなど準備を綿密に行う
（４）出張で不在の旨職場に周知徹底し、不在時の引継ぎを行う
（５）帰社後、出張先にもお礼の電話やメールなど事後フォローを行う

レベル２
（１）着替え、洗面用品などを「出張セット」としてあらかじめ準備しておく。
（２）空き時間を無駄に過ごさない（PCでの資料作成、業務に関する資料を読む等）
（３）できるだけ安価な切符、宿を押さえる


■解説

まず、出張目的を出張先および上司に明確にしたうえ出張申請を行います。さらに、急な出張に備えて、旅行用品などの出張セットをあらかじめ準備します。出張が成功するかどうかは事前の準備が重要です。出張先に提示する資料の部数を確認するなど準備を綿密に行います。出張で不在にしている旨職場には周知徹底し、必要であれば不在時の引継ぎを行います。また、帰社後、出張先にお礼の電話など事後フォローも欠かしてはいけません。

忘れてはいけないのは、空き時間を無駄に時間を過ごさず、ＰＣで資料作成したり、業務に関する資料を読むなど有効に使うべきです。お得な切符などに詳しくなり、出張経費をおさえられれば立派です。

☆次回もお楽しみに。

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