受付までの注意事項～お客様先のルールを守る

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【61】

受付までの注意事項～お客様先のルールを守る

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】

対お客様：常に相手をたてて恥をかかせない／指摘しない

対上司：何を言われてもムッとせず素直に受け止める

対同僚：後輩：公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。

■今日のテーマ

受付までの注意事項～お客様先のルールを守る

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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）

レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

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フロー

（１）ビルに入る前にコートはぬぐ

（２）受付（いない場合、内線電話）に行き、取り次ぎを依頼する

「○○株式会社の××と申します。～～時に△△部主任の□□様とお約束させていただいております。」

（３）取り次いでいただいている間、「かけてお待ち下さい」と言われたら座る。待機スペースに椅子がない場合、立ったまま待機。

（４）アポをとった担当者がいらっしゃったら挨拶。椅子に座っていた場合、すぐに立ち上がって挨拶。名刺交換は、応接室に通されたあと行うのでその場では交換しない。（ただし応接に通されないとわかったときはその場で名刺交換する）

ポイント：先に応接室に通された場合も（３）（４）の手順と同じ

レベル１

（１）訪問時刻に遅刻は厳禁、最低１０分以上前に到着すべき

（２）原則、受付担当者の指示に従う

（３）壁にもたれたり、受付デスクに肘をついたりしない

（４）お客様先のビルの近くからお客様に関してマイナスなことは話さない

レベル２

（１）訪問先が法人であれば、歴史・製品・サービスを徹底的に調べておく

（２）前任者がいれば、訪問先の話を聞いておく

■解説

お客様訪問はいうなればアウェイです。慣れていない方は、緊張してしまうのもムリはありません。あせって前述の手順を忘れてしまうこともあるかもしれません。しかし、心配することはありません。新人のうちは、「お客様先のルールを守ること」「自社の顔として見られていることを意識すること」、この２つを忘れなければたいていのことはなんとかなります。

さらにレベルアップしたいのであれば、徹底的に相手のことを調べてから訪問すべきです。

※「お客様先のルールを守ること」＝お客様の指示を第一優先に考えること

※「自社の顔として見られていることを意識すること」

　＝お客様先のビルの近くでは、どこでお客様が見ているかわかりません。会社の代表として常に見られている意識を持って行動しましょう。

☆次回もお楽しみに。