ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（５）～提案書②

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座【５】

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（５）～提案書②

ＩＴ系・理科系において、提案書づくりは重要なスキルです。

特にシステム開発などのように、顧客一つ一つに合わせて解決策を設計しなければならない業種の場合、マーケティング戦略としての「提案書」は必要不可欠です。しかし、自己流で作成した完成度の低い「提案書」のせいで、損をしている人も少なくないようです。

正式な「提案書」作りは形式と基本を学ぶと、そんなに難しいものではありません。また、「提案書」の書き方ひとつで、その効果は大きく変わります。

前回は「形式面で美しさ」「ミスがないこと」など提案書作りの当たり前のポイントについてお話しました。今回は、さらに効果があがる「提案書」作りの秘策についてお伝えします。

■法人営業で提案書を通す秘策～セールス先の稟議（報告）形式にあわせる

企画を通す秘策があります。実際にやっている人をあまり見たことはありませんが、特に相手が大企業の場合は有効な手法です。

それは、相手の社内稟議書の形式を真似るのです。大体、各企業では一定の論理立てで説明する事になっていると思います。それを、セールスをする我々が同じ形式で商品・サービス導入のメリットなどを整理して書いて差し上げれば、先方は稟議を書く手間が格段省かれます。そのため、採用の可能性が大きくなります。

特に担当者が欲しいのは、他社（ライバル）との比較、費用対効果、保証・メンテナンス体制などになります。この辺がきちんと書かれていると、非常に良い提案書と言えます。

パワーポイントで作成した、枚数の多い他社の提案書ばかりの中で、このようにまとまっていれば、一歩リードすることは可能です。

■個人向け営業提案書は豪華なものが喜ばれる

個人営業の提案書は、書くべきことは基本的に法人向けと同じです。しかし、できるだけ豪華で時間をかけたという印象があるものが喜ばれます。ただし、豪華が良いといっても、費用対効果や採算をよく考えてから作成しましょう。

■「質」と「効率」の両立を図る

いくら提案書作成が大事だといっても、「効率」を考えなくてはなりません。

提案書は、ほとんどの場合、以前作成したモノに簡単な修整を加えるだけで十分です。ですから、わざわざゼロから作り始めるのが時間のムダになる場合もあります。提案書は自分で作らず、過去に先輩や同僚が作った提案書があれば、いただいて共有化してください。時間の短縮化が図れるだけでなく、的外れにならないというメリットもあります。

そうしながら、雛型を数パターン作っておき、ケースに応じて使い分けるようにすると、作業時間を大幅に短縮できます。こんな提案書作りで「質」と「効率」の両立を目指すと良いです。

☆次回は企画書作りについてお話します。お楽しみに！