「仕事が上手くまわせない」悩み３

～仕事を上手く進めるためのテクニック

「仕事が上手くまわせない」悩み３

「仕事が上手くまわせない」という新入社員の悩みを解決するのは難しいことではありません。先週までにお話したように、段取りよく仕事をすれば大体のことは解決します。

しかし、当社の研修では、もっと仕事を上手く進めるための
テクニックをお伝えしています。

今週は、新人フォロー研修でお伝えしているテクニックを伝授いたします。

■仕事は大きく分けて４種類

仕事は、処理の仕方・自由度によって、４つの種類に分けられます。時間を作り出すには、その特性に応じて対策を検討することが、非常に効果的です。

（１）こなす仕事～例：見積書作成、資料整理、会議準備等
（２）考える仕事～例：提案書作成、企画立案等
（３）少しなら時間を自由に使える仕事～例：移動、出張等
（４）完全に時間を拘束されてしまう仕事～例：会議、商談等

■こなす仕事～連続処理がタイムマネジメントの鍵

「こなす仕事」とは電話、メール連絡、事務処理（経費精算）など、
主として手を動かせば終わっていく仕事です。

これらの仕事は、日常、「準備→仕事→準備→仕事」という順番で実施しています。準備時間を短くし、連続処理に持ち込めば、大幅に時間短縮は可能です。処理手順の見直しや、処理習熟度の強化、ＩＴの活用などにより「準備→仕事→仕事」を実現します。

また、単調な作業は連続して行ううちに「慣れ」てくるので、より一層の効率化が望めます。

■考える仕事～集中できる時間を確保する努力が成果を生む

企画書の作成や提案書の作成など、良く考えなければできない仕事があります。このタイプの仕事は「計画的な分割」によって効率を高めます。

考える仕事は「いかに集中できるか」で成果が決まるので、集中して短時間で結果を出すことが大切です。長時間考え続けることで、考えが堂々巡りになったり、発想のクオリティーが低下することがあるからです。

考えなければいけないタスクを分割し、集中する時間をあらかじめ決め、メリハリをつけて仕事を進めることが重要です。

また、考える仕事は、締切ギリギリまで放置しないようにします。小休止や寝かしの時間をあらかじめ織り込んで、早めに着手することで成果が生まれます。

■少しなら時間を自由に使える仕事　

何でも自由にできるわけではありませんが「考える」「情報収集する」など、限られた仕事ならできる場合があります。工夫次第で、有効活用が可能です。移動中などに考える仕事をするなど、使える時間は徹底活用するようにします。

人間の頭脳は良くできており、長時間考え続ける必要はありません。他のことをしながら、意識しない意識（余剰頭脳）に考え続けさせることが可能です。

まず、短時間（１５分程度）集中して考えます。そして、頭の隅に「考えるべきこと」として、置いておきます。そして、移動時間など、時々取り出して考え、２～３日後、短時間で考えた結果を紙に落とします。

■完全に時間を拘束されてしまう仕事

会議、接客、家族と過ごす時間など、行動が１００％相手に拘束されてしまい、その時間は相手に全力を尽くさないと不作法になるタイプの仕事があります。これは、時間占有者と上手に交渉して、拘束時間を削減する以外に方法がありません。

会議などは自分の自由にならない時間の代表例です。仕事を進めるうえで、会議をなくすことはできませんが、本当に重要なのは、効果的な会議を行うことです。

会議の効率性・生産性を上げるためには、１時間以上の会議は設定しないことがベストです。あらかじめ、終了時間を決め、案内に添えておくことが必要です。会議時間は昼食前や上司の外出前に設定すると、必要以上に長引かずにすみます。冒頭に終了時間と到達すべき結論を説明する工夫も効果的です。