情報回覧への対応の仕方

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【4】

情報回覧への対応の仕方

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

情報回覧への対応の仕方
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：さらにレベルアップを期待される新人が気をつけるべき事項
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レベル１
◇書類
（１）回覧書類が回ってきたら５分程度ですぐに読む
（２）回覧書類はすぐに読めなければ次の方に回す（半日置いてはいけない）
◇メール
（１）仕事内容の指示は指示者に必ず返信する
（２）返信に感想は不要

レベル２
（１）速読術を学んで回覧物を読むスピードを上げる
（２）内容について上司に質問し、自分の認識を確認

■解説

入社したばかりの新人にとって、返信すべき社内メールとそうでないメールの区別はつきにくいものです。基本的には指示とわかる内容のメールのみ、個人に返信するべきですが、入社３週間目までは、見たことが周囲にわかってもらえるように、メーリングリストには逐一返信してもよいと教えます。次第に、要領を得てくるものです。

回覧書類の場合は、半日以上溜め込ませず、速やかに回すことが基本です。

時間がない場合は、大きい見出しから必要な箇所を見つけて読ませたり、ざっと目を通すのみにして、後で都合をつけて読ませたり、要領を教えることも大切です。

速読術を学んで読むスピードを上げ、さらには読んだ内容について自分の理解があっているか質問してくる新人には大いに期待ができます。

☆来週につづく