メール・インターネットの基本

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【27】

メール・インターネットの基本

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

メール・インターネットの基本
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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レベル１
（１）私用メールは一切不可
（２）業務と関係ないインターネットサイトは見ない
（３）個人情報・機密情報を含む添付ファイルは必ずパスワードをつけて送る
（４）ファイル共有ソフトは使用しない
（５）無断でアプリケーションをダウンロードしない
（６）ＰＣのパスワードは定期的に変更し、人に教えない

レベル２
（１）席を立つ際には、ロック付きのスクリーンセーバーを起動させるか、　ＰＣの電源を必ず落とす
（２）ＰＣにパスワードを記憶させない
（３）会社のメールアドレスをインターネットサイトに安易に登録しない
（４）不審なメールや添付ファイルは開かない（見たことのない拡張子のファイルなどはシステム部門に確認）

■解説

新人には、「メール・インターネットの基本」についての意識を徹底させるべきです。次のことを伝えましょう。

まず、メールアドレスは会社のものであり、私用メールは一切不可です。通常、セキュリティ管理のため、すべての社員のメールはチェックされています。よって、業務外の目的で会社のメールアドレスを利用するのは自分の評価を落とす元であることだってあるのです。

また、ＷＥＢ閲覧も同様の理由で業務と関係ないものは不可です。

もちろん、同じ社内の情報を外部に安易に流出させないためにも、個人情報、社内情報を含む添付ファイルは上司の許可なく送ってはいけません。

さらには、ＰＣからの情報漏洩を防ぐため、短時間であっても席を立つ際には、ＰＣを使えないように電源を落とかスタンバイにするなど使えないように気をつける事ができれば立派です。

一般的な知識に加えて、会社・所属部署におけるルールを遵守し、事故の防止に努めていきましょう。

☆来週につづく