新入社員研修 成功のヒケツ36話

 【新人に伝えたい「やりすぎマナー」】

新入社員研修 成功のヒケツ36話

PCを効率的に使いこなすコツ

新人に伝えたい「やりすぎマナー」 【31】

PCを効率的に使いこなすコツ

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい!

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■今日のテーマ

PCを効率的に使いこなすコツ~マウスを極力使わず、ショートカットを駆使
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レベル1:ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項(当たり前)
レベル2:普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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レベル1
●大前提
(1)10分ごとにデータ保存!
(2)1分間でローマ字200字以上入力必須
(3)Wordは文章が書ける、Excelは表が最低限作れるようになる
(4)提出前に印刷チェックする
(5)データ提出先の、Word・Excelバージョンに配慮する
(6)使用頻度の高い用語は単語登録する

●Word
(1)Spaceキーに頼り過ぎない、インデントタブを使用
(2)かな入力⇔ローマ字入力で困ったらAlt+カタカナひらがなローマ字
(3)入力すると元の文字を上書きしてしまう場合は『上書きモード』オフ

●Excel
(1)セル内改行はAlt+Enter
(2)印刷範囲・形式を指定しなければまともに印刷できない

レベル2
(1)ショートカットを駆使してマウスをなるだけ使わない

【ショートカットの一例】(Windowsの場合)
・文書を保存する Ctrl + S
・文書を印刷する Ctrl + P
・文書全体を選択する Ctrl + A
・直前の操作を元に戻す Ctrl + Z
・文字列もしくは図のコピー Ctrl + C
・文字列もしくは図のコピー Ctrl +V
・文字を太字にする Ctrl +B
・文字列に下線をつける Ctrl +U
・直前の操作を繰り返す F4

■解説

今どきの新人は、上司よりもパソコン操作に長けている人も多いようです。細かい操作は教えられなくても、学生の頃とは違う意識を持ってもらうことが上司の役目です。

例えば、学生の頃はデータが消えてしまうということは、自分自身がショックを受けるだけのことだったかもしれません。しかし、社会人の場合、組織全体の業務に支障をきたすことにつながります。ですから、仕事で使うデータは、周りへの影響も考え、10分ごとに保存するように伝えます。

そして、エクセル関数を駆使するより先にショートカットを駆使して短時間で正確な作業を目指してもらいます。後は、周りの方に確実にデータを共有できるよう、印刷表示や画面表示形式の確認をしておきましょう。

☆来週につづく


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