『報告書の書き方』

新人・若手の文章力を上げる報告書【1】

『報告書の書き方』

上司が「報告書」に質の高さを求めたい一方で、報告書の作成を苦手だと感じる新人・若手が多いのが現実です。本日より、新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』をお送りします。

■報告書の全体構成

報告書には、「形」があります。まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。

【報告書の構成要素】
（１）表題（１５字～２０字ぐらい）
（２）状況説明（「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など）
（３）内容要旨（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
（４）詳細内容（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

注意すべき点は、「表題」は「内容要旨」（打ち合わせ内容）の要約、「内容要旨」は「詳細内容」（ヒアリング事項等）の要約という３層構造を理解することです。

実際、報告書を上から（表題から）順に書こうとするから難しいのであって、報告書の説明文（詳細内容から）順に書いていけば、割と楽に書けます。

■説明文（「詳細内容」）の構成

説明文（「詳細内容」）にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。

「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、ここでも、下位の文章を書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。

【詳細内容の構成】
（１）見出し（小見出しの要約、１０字～１５字ぐらい）
（２）小見出し（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
（３）説明文（小見出しの内容の説明）

■報告書作成のポイント～誰に出す？何のために書いた？を考えること

報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。その形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。

（１）トップ・役員へ提出する報告書
（２）上司、先輩など部署内で出す報告書　
（３）お客様に出す報告書

以上が代表的な３つの報告書です。それぞれの具体的なポイントを以下にまとめました。
　
（１）トップ・役員へ提出する報告書

【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等

【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）。

【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。

【ポイント】

偉い方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。

所見をかならずつけ、判断の助言をします。（現場の詳細な事までご存知でない事が多いので、現場担当者の意見を聞きたがっています）

自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを込めて書いてください。

（２）上司、先輩など部署内で出す報告書

【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向等、通常業務における報告

【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を書く必要があれば、２～３枚作成。

【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本。

【ポイント】

まず、報告目的にもよるが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書く。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。

何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。
特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。

※次回は、具体例の（３）「お客様に出す報告書」のポイントについてお話しいたします！

☆来週につづく