お客様に出す報告書

新人・若手の文章力を上げる報告書【2】

お客様に出す報告書

『報告書の書き方』で大切なことは、報告書の全体構成を理解し、それぞれ目的にあった「まとめ方」をすることです。その形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。

（１）トップ・役員へ提出する報告書
（２）上司、先輩など部署内で出す報告書　
（３）お客さまに出す報告書

今回は、上記の代表的な３つの報告書のうち、（３）について、具体的なポイントをお伝えします。

■（３）お客さまに出す報告書

【内容】トラブル報告、調査報告等、会社対会社で実施する報告

【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成。

【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する。

【ポイント】

文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は偉い人へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。

形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。内容がまずい点（事実誤認、間違い）があれば、トラブルとなること（最悪、訴えられる）も考えられます。

提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。自分の判断で勝手に提出しないことが求められます。

加えて、注意を要するのが、以下のような注意点を守れているかということです。もし、この「儀礼」に反していると、相手の心証が極端に悪くなります。

※注意点

Ａ：（株）などの略称の使用は不可。株式会社と書くべき。また、通称ではなく、フルネームで書くべき。

Ｂ：名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しいなど）

Ｃ：役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）

■文字量に着目する

文字量を気にしながら報告書を作成すると、目的にあった上手な報告書が書けます。

（１）一言の報告書を作る（５０字の報告）
　　　～一言で報告するなら５０字（＝１２～１３秒）にまとめる

（２）簡潔な報告書を作る（２００字の報告）
　　　～１分で報告するなら２００字

（３）一般的な報告書を作る（要旨＋詳細内容）
　　　～２００字で要旨。Ａ４用紙２枚～３枚で詳細内容

■報告書が完成すれば「声に出してチェック」する

報告書を提出する際、口頭で内容を求められることが多々あります。ですから、報告書の内容・枚数にかかわらず、一言（１５秒、５０文字）、１分（２００字程度）で内容を声に出して説明できるか確認すべきです。

■全体的な「見栄え」に注意する

忙しい上司や顧客は、報告書を読むに値するかどうかを、資料の「ぱっと見の美しさ」からまず判断します。見栄えにも配慮があれば、内容もよく吟味され、確かだと見なされます。　

「見栄えが美しい」３つのポイント

（１）文章のまとまりごとに、適度な余白があること。

（２）一文の長さや、文頭がきちんとそろっているなど、構成・レイアウトが整っていること。

（３）相手に理解して欲しい点が「見出し」になっていて、一目で分かるようになっていること。
　　